Ben Tiggelaar is de vaste columnist van tijdschrift De Zaak. Hij is schrijver en trainer, met als doel: mensen te helpen hun dromen om te zetten in actie. Hij werkt vanuit eigen praktijkonderzoek, met veel gevoel voor entertainment en een gedegen achtergrond in gedragswetenschap.
De onderstaande column is afkomstig uit tijdschrift 1, februari 2010:
Tijd is geld
“Ik ben dol op dingen die te maken hebben met efficiency. Als kind kreeg ik al een blij gevoel van elastiekjes, paperclips en stapelbare postbakjes. Tegenwoordig kan ik intens genieten van slimme ideeën, tips en boeken over het handig organiseren van mijn ondernemersleven. ‘Lifehacking’ heet dat anno 2010.
Sinds een tijdje probeer ik mijn leven professioneel te hacken, vooral geïnspireerd door twee toppers op dit gebied: David Allen (wereldberoemd geworden met zijn Getting Things Done-aanpak) en Tim Ferris (werelberoemd geworden met z’n ongelofelijk leuke boek Een werkweek van 4 uur). Mijn ervaringen…
Wat Ferris je leert, is dat je als ondernemer echt rigoureus moet zijn in het maken van keuzes. Wat te weinig oplevert (bijvoorbeeld in plezier, geld of nieuwe kansen) daar moet je dus écht mee stoppen. Zo ben ik gestopt met alle afspraken die bedoeld zijn om te kijken ‘of we iets voor elkaar kunnen betekenen’. Ik probeer aan de telefoon of per mail meteen to-the-point te komen. Wat een tijdwinst!
Alles wat een ander sneller, beter of goedkoper kan, moet je dus écht door die ander laten doen. Voor mij betekent dit dat ik op alle dagen waarop ik meer dan drie uur in de auto zit een vriendelijke student inhuur die betrouwbaarder en veiliger rijdt dan ikzelf. Scheelt me uren en het mooie is: als ik thuiskom, is mijn werk af. Bij klanten die dit overdreven vinden laat ik me gewoon om de hoek afzetten.
Het gaat er volgens Ferris verder niet om hoeveel uur je ‘bezig’ bent per week, maar wat je echt gedaan krijgt.
Om dingen gedaan te krijgen moet je slimme trucs, tips en systemen gebruiken, zoals het systeem van David Allen. Volgens hem kun je niet zonder een betrouwbaar systeem voor alle e-mail, post, rekeningen en andere losse eindjes. Anders blijft alles rondspoken in je hoofd en dat veroorzaakt stress.
Dat betekent in mijn geval een digitale ‘in-box’ die standaard in mijn e-mailprogramma zit en een fysiek ‘in-bakje’ waarin ik alle post, knipsels en andere inkomende informatie verzamel. Alles wat er in belandt, sorteer ik een paar keer per week naar vijf andere plekken:
(1) Een ‘Antwoorden/Actie’-map (digitaal) en bakje (fysiek) voor alles waar ik later tijd en aandacht aan moet geven. Gouden tip van Allen: als het in twee minuten of minder kan worden geregeld, doe het dan meteen.
(2) Een ‘Betalen’-bakje voor alle rekeningen en aanslagen. (Digitale facturen print ik meteen en leg ik bij de papieren. Anders blijk ik ze te vergeten).
(3) Een ‘Later/Misschien’-map en bakje voor dingen die interessant zijn om later nog eens over na te denken, bijvoorbeeld een artikel uit De Zaak.
(4) Een ‘Op Wachten’-map en bakje. Daarin gaan de dingen die ik aan anderen heb gevraagd of die anderen mij hebben beloofd. Eens in de paar dagen kijk ik na of deze mensen en instellingen ook doen wat de bedoeling is.
(5) Een ‘Archiveren’-bakje voor alle fysieke spullen die ik wil kunnen terugvinden en dus periodiek netjes opgeborgen moeten worden. E-mail uitgebreid archiveren is overbodig sinds je razendsnel kunt zoeken op je computer.
De beloning: meer tijd, minder stress en de verbaasde blik van mijn vrouw dat ik na jaren van alles kwijt maken opeens wél dingen terug kan vinden.
Een werkweek van vier uur zit er voor mij niet in. Misschien vind ik mijn werk daarvoor te leuk of mijn hobby’s te oninteressant, ik weet het niet. Zeker is wel dat ik met al deze keuzes, tips en trucs minstens vier uur per week bespaar. Vier uur die ik bijvoorbeeld kan besteden aan boeken over hoe het nóg veel efficiënter kan.”
