Wat is een procesbeschrijving?
Een procesbeschrijving is een document waarin je stap voor stap vastlegt hoe een specifiek bedrijfsproces moet verlopen. Het beschrijft de benodigde activiteiten, wie verantwoordelijk is voor welke stap en welke hulpmiddelen gebruikt worden om een gewenst resultaat te bereiken.
Waarom is het beschrijven van processen nodig?
Het beschrijven van processen is belangrijk en zorgt voor focus en voorspelbaarheid. Als een proces helder is en er duidelijke afspraken zijn over de werkwijze, komt dat de kwaliteit van het product of de dienst ten goede. Hier komen goede procesbeschrijvingen om de hoek kijken. Dit zijn enkele redenen om procesbeschrijvingen te maken:
- Duidelijkheid voor medewerkers
- Kwaliteit waarborgen
- Controle en bijsturen
- Kennisdeling
- Communicatie tussen afdelingen en medewerkers
- Verbeteren van bedrijfsprocessen
- Voldoen aan wetgeving, certificatie verkrijgen
Hoe maak je een procesbeschrijving?
Je begint met het in kaart brengen van de globale bedrijfsprocessen. Dit leg je vast in een algemeen processchema. Vervolgens splits je een hoofdproces in deelprocessen. Die werk je uit tot op het niveau van werkinstructies. Een goede procesbeschrijving moet de volgende elementen bevatten:
- Wat moet er gebeuren? – Een duidelijke omschrijving van de activiteiten.
- Wie is verantwoordelijk? – De proceseigenaar.
- Welke stappen moeten worden gevolgd? – De precieze processtappen.
- Wat zijn de prestatie-indicatoren? – KPI’s (prestatie-indicatoren) en normen waaraan de output moet voldoen.
- Welke hulpmiddelen worden gebruikt? – Denk hierbij aan systemen, tools of andere middelen.
- Wat is de trigger of aanleiding van het proces? – Dit kan bijvoorbeeld een binnenkomende order of een klantverzoek zijn.
Stappenplan procesbeschrijving
Inventarisatie van bedrijfsprocessen
Identificeer alle relevante processen binnen je organisatie.
Procesdecompositie
Splits het hoofdproces op in deelprocessen en kleinere activiteiten.
Processen vastleggen in een processchema of procesdiagram
Maak een visuele weergave van de processtappen.
Werkinstructies uitwerken
Beschrijf de concrete taken die nodig zijn om het proces uit te voeren.
Wat is een procesdiagram?
Een procesdiagram, ook wel een stroomdiagram of flowchart genoemd, is een visuele weergave van de processtappen. Het helpt bij het verduidelijken van de volgorde van activiteiten en toont welke acties in welke volgorde worden uitgevoerd.
Procesbeschrijving voorbeelden
Hieronder vind je enkele voorbeelden van procesbeschrijvingen voor verschillende bedrijfsprocessen. Deze kunnen je helpen bij het opstellen van je eigen procesbeschrijving.
1. Facturatieproces
- Trigger: ontvangen van een bestelling.
- Stappen: factuur opstellen, versturen, betalingsherinnering bij vertraging.
- Output: voltooide facturatie en betaling door klant.
2. Aannameproces nieuwe medewerkers
- Trigger: vacaturepublicatie.
- Stappen: sollicitaties beoordelen, sollicitatiegesprekken voeren, contract opstellen.
- Output: een nieuwe medewerker is aangenomen en gestart.
3. Voorraadbeheerproces
- Trigger: lagere voorraad dan het minimum.
- Stappen: voorraad controleren, nieuwe bestelling plaatsen, goederen ontvangen.
- Output: voorraad is aangevuld.
4. Klachtenafhandelingsproces
- Trigger: binnenkomende klacht.
- Stappen: klacht registreren, oplossing zoeken, terugkoppeling naar de klant.
- Output: klanttevredenheid door adequate afhandeling van de klacht.
5. Onboarding nieuwe medewerkers
- Trigger: nieuwe medewerker aangenomen.
- Stappen: contract ondertekenen, kennismaking met team, uitleg werkwijzen.
- Output: nieuwe medewerker volledig ingewerkt.
Tools voor procesbeschrijving
Er zijn verschillende tools waarmee je bedrijfsprocessen kunt beschrijven. Deze variëren van eenvoudige programma’s tot geavanceerde software, afhankelijk van de omvang en complexiteit van je organisatie. Enkele populaire tools zijn:
- Lucidchart – een gebruiksvriendelijke tool voor het maken van flowcharts en procesdiagrammen.
- Draw.io – een gratis tool voor het maken van diagrammen en schema’s.
- Microsoft Visio – Een professionele tool voor het maken van gedetailleerde procesbeschrijvingen.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Klaar om je processen te verbeteren?
Een duidelijke procesbeschrijving helpt je om je bedrijfsvoering efficiënter te maken en meer structuur aan te brengen. Door stap voor stap te werken, creëer je overzicht en verbeter je de kwaliteit van je producten of diensten. Begin vandaag nog met het beschrijven van je processen en zie hoe je bedrijf groeit.
