Wil je je bedrijfsprocessen stroomlijnen en zorgen voor meer duidelijkheid binnen je team? Een goede procesbeschrijving is de sleutel tot efficiëntie en groei. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je een procesbeschrijving opstelt die je bedrijf helpt te professionaliseren en resultaten te verbeteren.

In het kort

  • Een procesbeschrijving legt stap voor stap vast hoe een bedrijfsproces verloopt, inclusief taken, verantwoordelijkheden en hulpmiddelen.
  • Stappen voor het maken van een procesbeschrijving zijn: inventarisatie, opsplitsing in deelprocessen, visuele weergave in een processchema en uitwerking van werkinstructies.
  • Tools zoals Lucidchart, Draw.io en Microsoft Visio kunnen helpen bij het maken van procesbeschrijvingen en flowcharts.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Wat is een procesbeschrijving?

Een procesbeschrijving is een document waarin je stap voor stap vastlegt hoe een specifiek bedrijfsproces moet verlopen. Het beschrijft de benodigde activiteiten, wie verantwoordelijk is voor welke stap en welke hulpmiddelen gebruikt worden om een gewenst resultaat te bereiken.

Waarom is het beschrijven van processen nodig?

Het beschrijven van processen is belangrijk en zorgt voor focus en voorspelbaarheid. Als een proces helder is en er duidelijke afspraken zijn over de werkwijze, komt dat de kwaliteit van het product of de dienst ten goede. Hier komen goede procesbeschrijvingen om de hoek kijken. Dit zijn enkele redenen om procesbeschrijvingen te maken:

  • Duidelijkheid voor medewerkers
  • Kwaliteit waarborgen
  • Controle en bijsturen
  • Kennisdeling
  • Communicatie tussen afdelingen en medewerkers
  • Verbeteren van bedrijfsprocessen
  • Voldoen aan wetgeving, certificatie verkrijgen


Hoe maak je een procesbeschrijving?

Je begint met het in kaart brengen van de globale bedrijfsprocessen. Dit leg je vast in een algemeen processchema. Vervolgens splits je een hoofdproces in deelprocessen. Die werk je uit tot op het niveau van werkinstructies. Een goede procesbeschrijving moet de volgende elementen bevatten:

  1. Wat moet er gebeuren? – Een duidelijke omschrijving van de activiteiten.
  2. Wie is verantwoordelijk? – De proceseigenaar.
  3. Welke stappen moeten worden gevolgd? – De precieze processtappen.
  4. Wat zijn de prestatie-indicatoren?KPI’s (prestatie-indicatoren) en normen waaraan de output moet voldoen.
  5. Welke hulpmiddelen worden gebruikt? – Denk hierbij aan systemen, tools of andere middelen.
  6. Wat is de trigger of aanleiding van het proces? – Dit kan bijvoorbeeld een binnenkomende order of een klantverzoek zijn.


Stappenplan procesbeschrijving

Inventarisatie van bedrijfsprocessen

Identificeer alle relevante processen binnen je organisatie.

Procesdecompositie

Splits het hoofdproces op in deelprocessen en kleinere activiteiten.

Processen vastleggen in een processchema of procesdiagram

Maak een visuele weergave van de processtappen.

Werkinstructies uitwerken

Beschrijf de concrete taken die nodig zijn om het proces uit te voeren.

Wat is een procesdiagram?

Een procesdiagram, ook wel een stroomdiagram of flowchart genoemd, is een visuele weergave van de processtappen. Het helpt bij het verduidelijken van de volgorde van activiteiten en toont welke acties in welke volgorde worden uitgevoerd.

Artikel - Procesbeschrijving.png (3)

Procesbeschrijving voorbeelden

Hieronder vind je enkele voorbeelden van procesbeschrijvingen voor verschillende bedrijfsprocessen. Deze kunnen je helpen bij het opstellen van je eigen procesbeschrijving.

1. Facturatieproces

  • Trigger: ontvangen van een bestelling.
  • Stappen: factuur opstellen, versturen, betalingsherinnering bij vertraging.
  • Output: voltooide facturatie en betaling door klant.


2. Aannameproces nieuwe medewerkers

  • Trigger: vacaturepublicatie.
  • Stappen: sollicitaties beoordelen, sollicitatiegesprekken voeren, contract opstellen.
  • Output: een nieuwe medewerker is aangenomen en gestart.


3. Voorraadbeheerproces

  • Trigger: lagere voorraad dan het minimum.
  • Stappen: voorraad controleren, nieuwe bestelling plaatsen, goederen ontvangen.
  • Output: voorraad is aangevuld.


4. Klachtenafhandelingsproces

  • Trigger: binnenkomende klacht.
  • Stappen: klacht registreren, oplossing zoeken, terugkoppeling naar de klant.
  • Output: klanttevredenheid door adequate afhandeling van de klacht.


5. Onboarding nieuwe medewerkers

  • Trigger: nieuwe medewerker aangenomen.
  • Stappen: contract ondertekenen, kennismaking met team, uitleg werkwijzen.
  • Output: nieuwe medewerker volledig ingewerkt.


Tools voor procesbeschrijving

Er zijn verschillende tools waarmee je bedrijfsprocessen kunt beschrijven. Deze variëren van eenvoudige programma’s tot geavanceerde software, afhankelijk van de omvang en complexiteit van je organisatie. Enkele populaire tools zijn:

  • Lucidchart – een gebruiksvriendelijke tool voor het maken van flowcharts en procesdiagrammen.
  • Draw.io – een gratis tool voor het maken van diagrammen en schema’s.
  • Microsoft Visio – Een professionele tool voor het maken van gedetailleerde procesbeschrijvingen.


Controle Belastingdienst

Whitepaper Controle Belastingdienst

Controle van de Belastingdienst: Wat nu?! Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.

Klaar om je processen te verbeteren?

Een duidelijke procesbeschrijving helpt je om je bedrijfsvoering efficiënter te maken en meer structuur aan te brengen. Door stap voor stap te werken, creëer je overzicht en verbeter je de kwaliteit van je producten of diensten. Begin vandaag nog met het beschrijven van je processen en zie hoe je bedrijf groeit.

Is jouw pensioenpot al gevuld voor een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Foto van Jeroen Homan

Jeroen Homan

Ik help ondernemers, bedrijven en organisaties met het vertellen van verhalen. Door middel van eenvoudige maar effectieve teksten. Teksten die goed vindbaar zijn, lekker lezen en die als het even kan inspireren en aanzetten tot actie.
Lees ook…
Wat staat er dit en het komend jaar op de agenda met betrekking tot regelgeving en belastingen? En wat zijn de belangrijkste data waarmee je iets kunt…
Klaar om jouw onderneming naar nieuwe hoogtes te tillen? Ontdek waarom concrete bedrijfsdoelstellingen onmisbaar zijn voor het succes van jouw…
Succesvol ondernemen hangt voor een groot deel van je netwerk af. Als zelfstandige is zichtbaarheid belangrijk, zodat potentiële partners en klanten…
Als ondernemer weet je hoe lastig het kan zijn om écht vakantie te nemen. Je wilt wel genieten van je welverdiende rust, maar ondertussen draaien je…
Droom je ervan om je eigen bedrijf te starten en wil je weten hoe je geld kunt verdienen? Of wil je als ondernemer andere inkomstenbronnen aanboren?…
Je hebt de strategie voor je bedrijf zorgvuldig uitgestippeld. De koers ligt vast, de doelen zijn helder, de visie is scherp. Maar hoe zorg je ervoor…