Wanneer u met meerdere adresboeken werkt in Microsoft Outlook, dan kunt u instellen welk adresboek standaard verschijnt bij het aanmaken van een nieuwe mail. Dit voorkomt een extra handeling en het scheelt tijd.

Het kan praktsich zijn om verschillende adresboeken te gebruiken voor uiteenlopen relaties. Wanneer u meerdere bv’s bezit in diverse branches, dan kan het van pas komen om daar een onderscheid in aan te brengen. Een ander voorbeeld is een zakelijk adresboek en een adresboek voor privé-relaties. 

Werkinstructie
Outlook werkt standaard met één map voor contactpersonen en deze heet dan ook >> Contactpersonen. Dit is de map die standaard wordt gesynchroniseerd met andere systemen. Hiervan is de mobiele telefoon het beste voorbeeld.

TIP
Wanneer al uw contacten in één map staan opgeslagen, wordt het wel een hele grote bak met informatie. Maak daarom andere mappen aan, bijvoorbeeld Horeca-relaties, en plaats daar alle contacten in de horeca  in. Zo blijft uw adresboek (en telefoon) voorzien van de belangrijkste nummers, maar raakt u geen informatie kwijt.

Wanneer met meerdere adresboeken wordt gewerkt of wanneer uw bedrijf een server gebruikt, dan is de vraag welk adresboek Outlook gebruikt bij een nieuw e-mailbericht. Stel zelf uw primaire adresboek in en bespaar tijd.

  • Open >> Microsoft Outlook
  • Kies in de menubalk voor >> Extra >> Adresboek
  • De adresboeken van Outlook worden geopend
  • Kies in de menubalk voor >> Extra >> Opties
  • Er verschijnt een scherm >> Adressering
  • Klik op het keuzemenu bij >> De volgende adreslijst eerst weergeven
  • Selecteer het gewenste adresboek
  • LET OP: de andere adresboeken zijn nog steeds te benaderen. Er wordt met deze handeling dus geen functionaliteit uitgeschakeld.
  • Het resultaat: bij een nieuwe mail wordt bij het klikken op de knop >> Aan het zojuist ingestelde adresboek getoond.

Werkinstructie

Een complete werkinstructie, voorzien van afbeeldingen, is te downloaden op de website van Easy Template »

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…