Schrijf 100% klantgericht
Een klant wil eigenlijk maar één ding: een oplossing voor een vraag of probleem. Het is slim om deze vraag in uw offerte te omschrijven en vervolgens uw oplossing voor te stellen. Bied meerdere opties aan: mensen vinden het prettig als ze kunnen kiezen. Speel in op de wensen van de klant: winst, garanties, gemak, prettig zakendoen.
De juiste volgorde
In een offerte zijn drie onderwerpen belangrijk: kwaliteit, relatie en
prijs- in deze volgorde! Informeer eerst over de voordelen van uw product of dienst (kwaliteit). Ga ook in op uw service en op uw bereidheid mee te denken met de klant (relatie). Pas dan komt de prijs. Tip: vermijd het woord ‘kosten’. Beter is om bijvoorbeeld de term ‘investering’ te gebruiken.
Heldere structuur
Een klassieke misser bij het schrijven van offertes: een ellenlange tekst, zonder kop of staart. Het resultaat: een onleesbaar verhaal. Splits de offerte in onderdelen en maak onderscheid in ‘relationeel’ en ‘zakelijk’. Maak een warme, begeleidende brief en voeg bijlagen toe: analyse van de situatie, klantvraag, oplossing, investering, voorwaarden.
Schrijf kort en bondig
Een veelgebruikte afkorting voor pakkende teksten: KISS, ofwel Keep It Short and Simple. Dus: één gedachte per zin, en een zinslengte van gemiddeld 17 tot 21 woorden. Wissel korte en langere zinnen af: dat is goed voor het ‘leesritme’. Houd alinea’s kort en behandel bij voorkeur één onderwerp per alinea.
Schrijf persoonlijk
Communiceer persoonlijk, van mens tot mens. Spreek de klant zoveel mogelijk aan en laat uzelf ‘zien’. Gebruik zo weinig mogelijk de woorden ‘er’ of ‘men’, maar kies voor ‘ik’ en ‘wij’. Vermijd de lijdende vorm. Dus niet: ‘Er is rekening gehouden met uw wensen’ maar: ‘Wij hebben rekening gehouden met uw wensen’.
Wees duidelijk
Verkies duidelijkheid boven mooie woorden. Schrijf positief en vermijd ontkenningen en negatieve formuleringen. Schrijven is ‘praten op papier’.
Het oog wil ook wat
Maak uw offerte ook visueel aantrekkelijk: gebruik professioneel beeldmateriaal. Ga uit van een verhouding van 70% tekst en 30% beeld. Bied de offerte in een mooie map aan of bundel de pagina’s tot een boekje. Kwaliteit in presentatie onderstreept de kwaliteit van uw product of dienst.
Houd het initiatief
Maak in de begeleidende brief duidelijk wanneer u contact opneemt. Nabellen is een must! Het is een uitgelezen kans om eventuele onduidelijkheden weg te nemen en uw aanbod te perfectioneren. Niet nabellen getuigt van desinteresse en wordt al snel voor ‘arrogant’ aangezien.
Met dank aan Ronald Sterk van OfferteLab
Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsv
