Inhoudsopgave
Wat is ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) is oorspronkelijk bedoeld geweest voor het beheer en de aansturing van de diverse bedrijfsprocessen van grotere ondernemingen. Met behulp van deze programmatuur moet een organisatie in staat zijn om nagenoeg alle bedrijfsprocessen aan te sturen en te beheren; van human resources, inkoop, productie, verkoop tot de volledige boekhouding.
Tot de komst van ERP-software, gebruikten ondernemingen voor het beheer en de aansturing van deze processen diverse soorten, vaak niet onderling gekoppelde, programma’s van veelal verschillende leveranciers.
Op kleinere schaal is dat vaak nog het geval bij het midden- en kleinbedrijf. De boekhouding wordt met behulp van een financieel pakket gevoerd, de verkoopadministratie staat in een databaseprogramma, terwijl Microsoft Excel vaak de ruggengraat is van de calculatieafdeling of de ondernemer zelf. In principe werkt dat een tijdlang prima.
Totdat het bedrijf groter wordt, meer producten of diensten in zijn portfolio krijgt of de groei in een stroomversnelling komt. Dan komen de eerste problemen om de hoek kijken. Want je hebt de tijd niet meer om op het gemak de gegevens van uit de verkoopdatabase om te zetten in een begrijpelijk formaat voor het boekhoudpakket. Je raakt het overzicht kwijt, de boel vertraagt en de avonden worden gevuld met het bijwerken van het boekhoudpakket, de klantenadministratie en de verschillende spreadsheets.
Modules
Met Enterprise Resource Planning-software moet die verre van ideale warboel verleden tijd zijn. Het geheim zit hem in de opbouw van ERP-pakketten: het zijn modulair opgebouwde systemen. Je begint bijvoorbeeld met de modules ‘administratie’, ‘inkoop’ en ‘voorraadbeheer’. Als je na een tijdje besluit dat de calculatie en de verkoopafdeling ook moeten worden opgenomen in de ERP-softwareketen, dan zijn die onderdelen er ‘bij te hangen’.
Dankzij deze zogenoemde ‘geïntegreerde aanpak’ moet je in staat zijn om bij wijze van spreken met één druk op de knop de belangrijkste bedrijfsprocessen in beeld te krijgen. Een simpel voorbeeld: Zodra een klant een product bestelt via een verkoper of de website, wordt die aanschaf doorgevoerd in de financiële administratie, het voorraadbeheer en de verkoopadministratie.
Valkuilen en kosten
Het is niet alleen maar een hoera-verhaal als het gaat om ERP-software.
Nadelen zijn er ook. Allereerst is er de aanschaf van de diverse modulen. Afhankelijk van de leverancier kan dat een kostbare zaak blijken. Een niet te onderschatten kostenpost is de eventueel benodigde extra computerhardware. Meer geheugen in bestaande pc’s, grotere harde schijven, een server; het zijn zaken die zomaar op de verlanglijst kunnen komen te staan. En dan ben je er nog niet.
De implementatie van de software kan eveneens aardig in de papieren lopen. Het gaat veelal niet alleen om het daadwerkelijk installeren van de programma’s op een computersysteem, maar ook om de beschrijving en vastlegging van de desbetreffende bedrijfsprocessen. De meeste ondernemers weten prima hoe hun bedrijf werkt, maar het is een aardige klus om die kennis in een ERP-pakket te gieten. Hulp van buitenaf, in de vorm van een gespecialiseerd systeemhuis, is vaak de enige manier om dat onderdeel goed te laten verlopen. Consultants zijn echter niet de goedkoopste externe arbeidskrachten.
Branchespecialisaties
Inmiddels hebben de producenten van ERP-software ‘light’-versies van hun pakketten gemaakt. Die eenvoudigere uitvoeringen zijn met name bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf.
De grote producenten onder de IT-leveranciers zijn doorgaans breder georiënteerd en maken ERP-software die moet worden aangepast aan jouw branche en bedrijf. Dat kan een kostbare en tijdrovende operatie blijken, vandaar dat zij tegenwoordig voor hun ‘goedkopere’ ERP-producten werken met zogenoemde ‘templates’. Dat zijn sjablonen toegespitst op de bedrijfsprocessen van ondernemingen in specifieke branches. De benodigde aanpassingen (en daaraan verbonden kosten) kunnen hierdoor redelijk binnen de perken blijven.
De kleinere producenten van ERP-software hebben doorgaans branchespecialisaties als kenmerk. Dat uit zich in pakketten die goed zijn toegesneden op bijvoorbeeld bakkersbedrijven of houtgroothandels. Je profiteert van de door hen opgebouwde kennis over jouw type bedrijf; het scheelt veel uitleg aan consultants en een uit de pan rijzende implementatiefactuur. Nadelen zijn er ook bij dat soort kleinere, gespecialiseerde softwaremakers: wie garandeert je dat zij er over een jaar of vijf nog steeds zijn?
Huren of kopen?
Net zo goed als je jouw wagenpark kan leasen in plaats van kopen, is ook ERP-software te huren. Deze vorm van automatisering is al enkele jaren bezig met een voorzichtige opmars in Nederland. Zowel de makers van ERP-software zelf als onafhankelijke IT-bedrijven (‘Application Service Providers’, ASP’ers genoemd) proberen hiermee kleinere en middelgrote ondernemingen over de streep te trekken. De software en de benodigde servercomputer staat niet bij je in het bedrijf, maar bij de ‘verhuurder’. Jouw medewerkers gebruiken het ERP-pakket op afstand via bijvoorbeeld een snelle internetverbinding.
Je rekent bij een ASP af per gebruiker per maand of de factuur wordt opgesteld naar de mate van je softwaregebruik. Het voordeel van een dergelijk model? Geen potentieel hoge opstartinvesteringen, geen onvoorspelbare kosten (beheer, ondersteuning), geen afschrijvingen op de spullen en geen periodiek terugkomende zaken als het aanschaffen van nieuwe softwareversies.
Verder kan je bij een ASP een zogenoemd ‘Service Level Agreement‘ afsluiten, vergelijkbaar met een contract waarin een prestatieverplichting beschreven staat (bijvoorbeeld een gegarandeerde bereikbaarheid van de gehuurde software).
Ook hier zijn er mogelijke nadelen aan te wijzen. Je legt bijvoorbeeld jouw vitale bedrijfsinformatie in handen van een derde partij. Wat gebeurt er als de ASP’er falliet gaat of zijn rekencentrum om de één of andere reden een uur of vier onbereikbaar blijkt? De remedie is eenvoudig maar niet altijd afdoende: maak goede afspraken over dit soort zaken en laat ze in de Service Level Agreement opnemen.
Kostenposten
Een mkb’er die Enterprise Resource Planning-software in zijn onderneming wil (laten) installeren, moet rekening houden met diverse bijkomende kosten. Met de aanschaf van de programmatuur ben je er immers nog niet. Een overzicht:
- Aanschaf van de software(licentie)
- Eventueel de aanschaf van nieuwe computerhardware
- Migratie van bestaande bedrijfsgegevens naar de ERP-software
- Implementatie van de software
- Training van werknemers
- Beheer van de programmatuur
- Kosten voor jaarlijkse ondersteuning
- Afschrijvingen van de gekochte hard- en software
- Periodiek vervanging software (‘upgrades’) en hardware
Helaas bestaat er geen standaardmodel voor de diverse kosten die bij ERP-software komt kijken. Juist bij dit type programmatuur hangt alles af van jouw wensen en de bedrijfsomstandigheden. Het maakt het crucialer dan ooit dat je vooraf goed op papier zet wat je verwacht van de software. Een dergelijk verlanglijstje helpt je leverancier of je Application Service Provider bij het opstellen van een heldere offerte. En vraag uiteraard meerdere offertes aan.
ERP in de praktijk
‘Wij zijn met drie man op dit ogenblik’, zegt Wim Kool, verantwoordelijk voor de marketing bij Hijsmiddelen.nl. Zijn bedrijf doet onderhoud, keuring en zo’n beetje alle bijkomende zaken op het gebied van hijs- en hefgereedschappen die bij ondernemingen in gebruik zijn.
Ondanks het bescheiden aantal personeelsleden heeft Hijsmiddelen.nl twee jaar geleden het ERP-pakket Business One van leverancier SAP aangeschaft. ‘Toen wij begonnen, gebruikten wij Microsoft Excel om zo’n beetje alles te doen; van offertes tot facturen. Dat werd tijdrovend en was ook foutgevoelig. Wij waren al aan het rondkijken voor een betere oplossing, maar bij leveranciers als Exact kwam je al snel op een investering van 10.000 tot 15.000 euro uit. En dat kon Bruin toen niet trekken.’
Uiteindelijk heeft Hijsmiddelen.nl gekozen voor de MKB-versie van de omvangrijke SAP-software. ‘Wij waren voor aanzienlijk minder dan 10.000 euro in één keer klaar. De implementatie heeft wat langer geduurd, twee tot drie maanden, omdat wij dat door een bevriende relatie hebben laten uitvoeren, in plaats van het bij SAP zelf neer te leggen.’
De voordelen van het ERP-pakket zijn volgens Kool groot: ‘Wij kunnen sneller werken in één programma, alles is met één druk op de knop op te vragen en de kans op fouten is behoorlijk verminderd. En eerdere projecten zijn nu ook herleidbaar.’
Eén ding zou Kool nu wel anders aanpakken: ‘De implementatie zou ik als ondernemer bij de leverancier neerleggen. Dat kost wel wat meer, maar je bent in principe binnen een werkweek klaar.’
Wie levert ERP?
ERP-software is in vele smaken te koop. Je kan voor klinkende namen gaan, zoals SAP of Oracle. Of je kiest juist voor de kleinere, veelal gespecialiseerde, softwareproducenten.
