Categorieën

Heb jij als ondernemer grip op je bedrijfsprocessen? Enterprise resource planning (ERP) is een softwaresysteem dat je helpt bij het runnen van je bedrijf. Een ERP-pakket draagt bij aan de automatisering en processen op het gebied van financiën, human resources, productie, logistieke keten, services, customer relationship management, procurement en meer. Hoe kun je als ondernemer profiteren van deze software? Lees verder.

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Inhoudsopgave

Wat is ERP-software?

De betekenis van ERP is Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem is het hart van je organisatie. Deze software brengt de bedrijfsinformatie, activiteiten en bedrijfsprocessen van verschillende afdelingen samen in één tool.

Er zijn vele ERP-systemen en natuurlijk is cloud ERP ook mogelijk

Digitale processen worden gestandaardiseerd en geautomatiseerd zodat alle medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken.

Waarom overstappen op een ERP-systeem?

Tot de komst van ERP-software, gebruikten ondernemingen voor het beheer en de aansturing van deze processen diverse soorten, vaak niet onderling gekoppelde, programma’s van veelal verschillende leveranciers.

Op kleinere schaal is dat vaak nog het geval bij het midden- en kleinbedrijf. De boekhouding wordt met behulp van een financieel pakket gevoerd, de verkoopadministratie staat in een databaseprogramma, terwijl Microsoft Excel vaak de ruggengraat is van de calculatieafdeling of de ondernemer zelf. Kortom er is geen geoliede it infrastructuur.

In principe werkt dat een tijdlang prima.

Totdat het bedrijf groter wordt, meer producten of diensten in zijn portfolio krijgt of de groei in een stroomversnelling komt. Dan komen de eerste problemen om de hoek kijken. Want:

  1. Je hebt de tijd niet meer om op het gemak de gegevens van uit de verkoopdatabase om te zetten in een begrijpelijk formaat voor het boekhoudpakket.
  2. Je raakt het overzicht kwijt.
  3. De boel vertraagt en de avonden worden gevuld met het bijwerken van het boekhoudpakket, de klantenadministratie en de verschillende spreadsheets.


Wat zijn de voordelen van ERP

De drie belangrijkste voordelen van ERP die door de meest bedrijven worden genoemd zijn:

Informatie centraliseren

Bedrijfsinformatie van de verschillende afdelingen komt in een ERP bij elkaar. Er is een centrale informatiebron die een voorwaarde is voor de integratie van bedrijfsprocessen. Verschillende bedrijfsbronnen maken de bedrijfsvoering inefficiënt en ingewikkeld. Het hangt ervan af in welke branche je opereert om te bepalen welke ERP-software voor jou het beste is.

Automatisering van handmatig werk

Taken, werkstromen en processen worden door het ERP geautomatiseerd. De software telt facturen automatisch op, de voorraad wordt in real-time geactualiseerd, en taken worden aan de juiste medewerkers toegewezen. Automatisering bespaart een bedrijf tijd, en voorkomt fouten.

Hoge beschikbaarheid van informatie

Een ERP geeft je medewerkers toegang tot voor hen relevante informatie. Een orderpicker bekijkt een pakbon, de financieel directeur bestudeert de omzet van april. Allemaal gegevens die rechtstreeks uit het ERP komen. Snelle toegang tot actuele informatie is belangrijk. Zo kun je beslissingen nemen op ieder niveau.

Schaalbaarheid

Een andere belangrijke factor is de schaalbaarheid. De schaalbaarheid van software maakt het mogelijk zich aan te passen aan de veranderende prestatie-eisen van een bedrijf.

Een adequaat ERP-systeem voor kleine bedrijven moet het bedrijf kunnen helpen groeien.

Wat zijn de nadelen van ERP?

Je kunt het te ingewikkeld maken

De introductie van een ERP-systeem is een belangrijke stap die goed doordacht moet worden. 

Het is een investering

Daarnaast is de installatie een investering die je niet moet onderschatten en vaak niet acuut draagbaar is voor kleine bedrijven. Start daarom met een eenvoudig en makkelijk te implementeren systeem.

Als je niet voldoende middelen hebt voor uitgebreide projectplanning kun je als bedrijf een ERP-systeem overwegen dat flexibel is en eenvoudig kan worden geïmplementeerd. Cloud ERP oplossingen zijn hier bijzonder geschikt voor.

De keuze is groot

Schaf niet zomaar een systeem aan. Je wil dat het systeem een lange meerwaarde heeft voor je bedrijf. Dit kan alleen als het systeem goed aansluit bij je bedrijf.

Lever jij bijvoorbeeld als bedrijf producten aan derden en koop je ook in? Dan wil je de in- en verkoop efficiënt organiseren zodat je marges optimaal zijn en zijn manufacturing resource planning en supply chain management de belangrijkste bedrijfsprocessen.

Hoe kunnen kleine bedrijven profiteren van ERP?

Als klein bedrijf kun je behoorlijk profiteren van een ERP-systeem.

  • Je vergroot je concurrentievermogen omdat de verschillende bedrijfsprocessen in een bron samenkomen en je op die manier een efficiënte bedrijfsvoering hebt.
  • Je kunt met een ERP-systeem bijvoorbeeld de planning van bedrijfsmiddelen optimaliseren en op deze manier je beperkte middelen doelgerichter en winstgevender inzetten.

Kleine en middelgrote bedrijven kunnen een ERP-systeem gebruiken

Je installeert één ERP-software pakket dat bestaat uit verschillende modules die elk een specifieke taak of afdeling ondersteunen. En die geïntegreerde modules komen samen in een gemeenschappelijke database. Zo heb je als ondernemer altijd real time gegevens en ben je in volledige controle en kun je specifieke bedrijfsprocessen op tijd bijsturen.

In de praktijk werkt ERP-software als volgt:

  • Iedere afdeling werkt met 1 module van het ERP-pakket
  • Zo werkt de financiële afdeling met een module die volledig aansluit op de financiële processen en de administratie daarvan.
  • Medewerkers registeren in de module projecten hun gewerkte uren op projectbasis.
  • De module van projectadministratie communiceert realtime met die van finance, omdat beide dezelfde brondata gebruiken: de financiële afdeling regelt de facturatie.


In welke module je ook werkt, de brondata komt altijd samenkomen in één ERP-systeem.

Waarmee moet je rekening houden als je een ERP-systeem kiest?

Je moet wel rekening houden met het implementatietraject en de kosten.

Implementeren

Het implementeren van een ERP-systeem heeft een grote impact op je organisatie. Omdat ERP invloed heeft op al je bedrijfsprocessen, krijgt iedere medewerker, afdeling en managementlaag ermee te maken.

Sommige medewerkers houden niet van verandering en bij hen zal deze vernieuwing weerstand oproepen. Processen die mensen al jarenlang gewend zijn, moeten ineens anders. Veel mensen houden er niet van als ze uit hun comfort zone raken. Anderen maken zich misschien ook zorgen dat ze het systeem niet gaan begrijpen.

Goede communicatie en duidelijke uitleg is daarom cruciaal tijdens het implementatietraject. Zo kun je de meeste zorgen al wegnemen. Het goed aan de implementatieperiode is dat dit hét moment is om meteen de werkprocessen flink te stroomlijnen, waardoor je gelijk al grote stappen zet.

Kosten

De kosten kunnen ook een drempel zijn. Voor ERP moet je betalen. Bovendien moet je kosten maken om het implementatietraject succesvol te laten verlopen. Toch is het belangrijk om je te richten op de lange termijn: als je nu werkt met tien verschillende tools, is een ERP-systeem uiteindelijk goedkoper.

Producenten van ERP-software voor kleine bedrijven

Inmiddels hebben de producenten van ERP-software ‘light’-versies van hun pakketten gemaakt. Die eenvoudigere uitvoeringen zijn met name bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf.

Grote producenten van ERP-software

De grote producenten onder de IT-leveranciers zijn doorgaans breder georiënteerd en maken ERP-software die moet worden aangepast aan jouw branche en bedrijf. Dat kan een kostbare en tijdrovende operatie blijken, vandaar dat zij tegenwoordig voor hun ‘goedkopere’ ERP-producten werken met zogenoemde ‘templates’. Dat zijn sjablonen toegespitst op de bedrijfsprocessen van ondernemingen in specifieke branches. De benodigde aanpassingen (en daaraan verbonden kosten) kunnen hierdoor redelijk binnen de perken blijven.

Kleine producenten van ERP-software

De kleinere producenten van ERP-software hebben doorgaans branchespecialisaties als kenmerk. Dat uit zich in pakketten die goed zijn toegesneden op bijvoorbeeld bakkersbedrijven of bijvoorbeeld groothandels van hout.

Je profiteert van de door hen opgebouwde kennis over jouw type bedrijf; het scheelt veel uitleg aan consultants en een uit de pan rijzende implementatiefactuur.

Nadelen zijn er ook bij dat soort kleinere, gespecialiseerde softwaremakers: wie garandeert je dat zij er over een jaar of vijf nog steeds zijn?

Nieuwsbrief De Zaak

De Zaak Op Orde Nieuwsbrief

Een must voor slimme ondernemers die een succesvol bedrijf willen runnen.


ERP-systeem huren of kopen?

Net zo goed als je jouw wagenpark kan leasen in plaats van kopen, kan je ook een ERP-systeem huren. Deze vorm van automatisering is al enkele jaren bezig met een voorzichtige opmars in Nederland.

Zowel de makers van ERP-software zelf als onafhankelijke IT-bedrijven (‘Application Service Providers’, ASP’ers genoemd) proberen hiermee kleinere en middelgrote ondernemingen over de streep te trekken.

De ERP-software en de benodigde server staat niet bij je in het bedrijf, maar bij de ‘verhuurder’. Jouw medewerkers gebruiken het ERP-systeem op afstand via bijvoorbeeld een snelle internetverbinding.

Voordeel van leasen

Je rekent bij een ASP af per gebruiker per maand of de factuur wordt opgesteld naar de mate van je softwaregebruik. Het voordeel van een dergelijk model?

  • Geen potentieel hoge opstartinvesteringen
  • Geen onvoorspelbare kosten (beheer, ondersteuning)
  • Geen afschrijvingen op de spullen
  • Geen periodiek terugkomende zaken als het aanschaffen van nieuwe softwareversies.

Verder kan je bij een ASP een zogenoemd ‘Service Level Agreement‘ afsluiten, vergelijkbaar met een contract waarin een prestatieverplichting beschreven staat (bijvoorbeeld een gegarandeerde bereikbaarheid van de gehuurde software).

Nadeel van leasen

Ook hier zijn er mogelijke nadelen aan te wijzen:

  • Je legt jouw vitale bedrijfsinformatie in handen van een derde partij.
  • Wat gebeurt er als de ASP’er falliet gaat?
  • Wat als zijn rekencentrum om de één of andere reden een uur of vier onbereikbaar blijkt?

De remedie is eenvoudig maar niet altijd afdoende: maak goede afspraken over dit soort zaken en laat ze in de Service Level Agreement opnemen.

Kostenposten

Een mkb’er die Enterprise Resource Planning-software ofwel een ERP-systeem in zijn onderneming wil (laten) installeren, moet rekening houden met diverse bijkomende kosten. Met de aanschaf van de programmatuur ben je er immers nog niet. Een overzicht:

  • Aanschaf van de software(licentie)
  • Eventueel de aanschaf van nieuwe computerhardware
  • Migratie van bestaande bedrijfsgegevens naar de ERP-software
  • Implementatie van de software
  • Training van werknemers
  • Beheer van de programmatuur
  • Kosten voor jaarlijkse ondersteuning
  • Afschrijvingen van de gekochte hard- en software
  • Periodiek vervanging software (‘upgrades’) en hardware

Geen vaste prijs

Helaas bestaat er geen standaardmodel voor de diverse kosten die bij een ERP-systeem komt kijken. Juist bij dit type programmatuur hangt alles af van jouw wensen en de bedrijfsomstandigheden.

Zet vooraf je bedrijfsstromen op papier

Het maakt het crucialer dan ooit dat je vooraf goed op papier zet wat je verwacht van het ERP-systeem. Een dergelijk verlanglijstje helpt je leverancier of je Application Service Provider bij het opstellen van een heldere offerte. En vraag uiteraard meerdere offertes aan.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…