Wat valt precies onder een telefoon van de zaak?
Meestal gaat het om een mobiele telefoon of smartphone die je koopt en verstrekt aan een werknemer. Die krijgt het toestel in bruikleen. Jij blijft eigenaar. Zodra een werknemer uit dienst treedt, levert diegene het toestel weer in.
Waarom zou je een telefoon van de zaak verstrekken?
Telefoons van de zaak aanschaffen voor je personeel is een populaire secundaire arbeidsvoorwaarde. Een sollicitant zal een telefoon van de zaak vaak zien als een extra pluspunt. Bij jou in dienst treden wordt hiermee nog aantrekkelijker! Bovendien pluk jij de vruchten van een aantal fiscale voordelen. Hierover later meer.
Hoewel de zakelijke aanschaf van de toestellen en alle bijkomende abonnementskosten ook kosten oplevert, wegen de voordelen een stuk zwaarder:
Bereikbaarheid
Met een telefoon van de zaak zijn je werknemers altijd bereikbaar. Niet alleen telefonisch, maar ook via de chat, e-mail en bepaalde communicatie-apps. Dat is vooral van belang voor functies waarbij snelle communicatie cruciaal is. Bijvoorbeeld voor (beurs)handelaren en inkoopafdelingen. Het mes snijdt wel aan twee kanten: een gezonde werk-privébalans kan hierdoor in de knel komen.
Werk-privébalans
Maar het kan ook juist de werk-privébalans ten goede komen. Door werknemers een aparte zakelijke telefoon te geven, wordt de scheiding tussen werk en privé bevorderd. Werknemers kunnen makkelijk kiezen wanneer ze zich wel en niet met werk bezighouden. Iemand die even niet gestoord wil worden, legt een zakelijk toestel gewoon buiten handbereik. Een werknemer met een toestel van de zaak, bel je namelijk minder snel op het privénummer.
Kostenbeheersing
De aanschaf van zakelijke telefoons voor je personeel levert in eerste instantie kosten op. Toch zul je op de lange termijn vooral van een kostenbesparing profiteren. Zo hoeven werknemers niet langer hun persoonlijke telefoon voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Hierdoor neemt het risico op onvoorziene kosten af.
Professionaliteit
Bellen met een telefoon van de zaak draagt bij aan een professionele uitstraling. Je werknemers communiceren met klanten, andere zakelijke relaties en collega’s met een toestel dat aan de normen en richtlijnen van jouw onderneming voldoet.
Optimalisatie
Je kunt zakelijke telefoons optimaliseren en personaliseren voor specifieke behoeften van je bedrijf. Zo kun je bepaalde apps en tools installeren waarmee je werknemers efficiënter kunnen werken. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde projectmanagementsoftware, communicatie-apps en zakelijke e-mail.
Beveiliging en gegevensbescherming
Je kunt zelf richtlijnen opstellen voor de beveiliging van zakelijke telefoons. Zo kun je werknemers bijvoorbeeld verplichten een VPN te gebruiken. Op die manier is het versturen en ontvangen van data beter beschermd en verklein je het risico op hacken.
Andere maatregelen die je kunt treffen om de beveiliging en gegevensbescherming te bevorderen is bijvoorbeeld extra gegevensversleuteling instellen of gebruikmaken van 2FA (Two-factor Authentication).
Technische ondersteuning
Zijn er problemen met het zakelijke toestel? Dan kan iemand van het IT-team (intern of extern) technische ondersteuning bieden. Zo los je problemen vaak snel op en gaat het niet ten koste van de productiviteit van je medewerkers.
Telefoon van de zaak: wat zijn de fiscale regels?
Een telefoon van de zaak voor je werknemers levert kosten op. Deze kosten zijn fiscaal aantrekkelijk: een telefoon van de zaak valt namelijk onder de Werkkostenregeling (WKR). Dit is een belastingvrije bestedingsruimte waarin je enkele zaken voor je werknemers fiscaal aantrekkelijk kunt regelen.
Anders gezegd: je mag de kosten aftrekken voor mobiele telefoons van de winst, waardoor je minder belasting afdraagt. Dit geldt voor alle zakelijke telefoonkosten:
- aanschafkosten
- gesprekskosten
- dataverbruik
- reparatiekosten
Tenaamstelling factuur
Ook mag je de btw verrekenen bij de btw-aangifte. Tenminste, als de telefoon op naam van de onderneming staat. Zet je de telefoon op naam van je medewerker? Dan kun je de 21 procent niet terugvragen.
Bewaar gespecificeerde facturen
Zorg dat je gespecificeerde facturen in je boekhouding bewaart. Deze heb je nodig als je de kosten wil aftrekken van de winst. Op een factuur staat bijvoorbeeld vermeld om welk telefoonnummer het gaat en welke periode de kosten zijn gemaakt.
Privégebruik: mogen je werknemers ook privé bellen met het zakelijke toestel?
Jij bepaalt of je werknemers het zakelijke toestel ook voor privé gebruiken. De fiscus ziet het niet als een probleem.
Noodzakelijkheidscriterium
Je hoeft van de Belastingdienst trouwens niet bij te houden voor welk gedeelte de telefoon zakelijk en privé gebruikt wordt. Voorheen maakte de Belastingdienst onderscheid tussen zakelijk en privégebruik, maar nu zijn alle telefoonkosten zijn aftrekbaar.
Zolang je maar voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium: is de telefoon noodzakelijk voor het uitoefenen van de functie van je werknemer? Dat is tegenwoordig al snel het geval met alle uitgebreide communicatiemogelijkheden die een smartphone biedt. Je bepaalt zelf of een telefoon van de zaak noodzakelijk is. Datzelfde geldt trouwens ook voor een telefoonvergoeding, mocht je die optie overwegen.
Houd het hierbij wel realistisch. Voor de meeste functies heb je tegenwoordig een smartphone nodig. De Belastingdienst zal hier niet moeilijk over doen. Maar geef je elke medewerker een smartphone, laptop, tablet, printer, 3D-bril en noise-cancelling headphone? En boek je deze mobiele communicatiemiddelen vervolgens belastingvriendelijk onder de Werkkostenregeling? Dat zal misschien argwaan wekken bij de Belastingdienst.
Kosten aftrekken of zakelijk afschrijven?
De werkgever betaalt de mobiele telefoon. Als de zakelijke telefoon minder dan 450 euro excl. btw kost, kun je de kosten aftrekken bij de inkomstenbelasting. Kost het toestel meer dan 450 euro excl. btw? Dan moet je de zakelijke telefoon afschrijven. Meestal wordt een periode van 5 jaar aangehouden, waarbij je jaarlijks 20% afschrijft. Hiervoor gebruik je de volgende formule:
Jaarlijkse afschrijving = (aanschafwaarde – restwaarde) / 5 jaar
Zakelijk toestel willekeurig afschrijven
Als startende ondernemer mag je ook willekeurig afschrijven. Zolang je voldoet aan het urencriterium mag je een willekeurig percentage jaarlijks afschrijven. Voor de Belastingdienst blijf je de eerste 5 jaar een startende ondernemer.
Het maakt de Belastingdienst niet uit of de telefoonkosten van een zakelijke of privérekening wordt afgeschreven. Voor het overzicht is een zakelijke rekening hiervoor wel aanbevolen.
Waar moet je nog meer rekening mee houden?
Besluit je om zakelijke telefoons te verstrekken aan je medewerkers? Vergeet dan niet een telefoonovereenkomst op te stellen. Het is namelijk belangrijk dat je bepaalde zaken vooraf goed vastlegt. Bijvoorbeeld afspraken over gebruik, teruggave of mogelijkheid tot restwaarde betalen wanneer iemand uit dienst treedt.
Daarnaast kun je ook afspraken maken over onderhoudskosten. Dat is zeker van belang als je veel privégebruik verwacht.
Maak ook afspraken over bellen in het buitenland. Je wil niet voor verrassingen komen te staan als een van je medewerkers dure gesprekken heeft gevoerd op vakantie. Om discussies achteraf te voorkomen kun je het een en ander op papier zetten met betrekking tot de extra kosten voor mobiele data buiten de EU.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Veelgestelde vragen
Is een zakelijk telefoonabonnement fiscaal aftrekbaar?
Ja, het fiscale voordeel geldt voor: aanschafkosten, zakelijk abonnement, verbruik buiten bundel, reparatie, etc.
Wat als een werknemer een duurder toestel wil hebben?
Dan kun je besluiten om een eigen bijdrage te vragen voor het verschil.
Hoe kan ik de kosten beheersen bij het verstrekken van een zakelijke telefoon?
Met een strikt beleid, bewustwording, monitoren en goede keuzes op het gebied van abonnementen en gebruik, kun je de kosten van zakelijke telefoons effectief beheersen.
Hoe zit het met de privacy van je werknemers bij het gebruik van een telefoon van de zaak?
Informeer je werknemers duidelijk over het privacybeleid dat je voert. Welke gegevens worden er verzameld en hoe worden die gebruikt? Op welke manier vindt monitoring plaats? Check ook of je voor bepaalde zaken (zoals monitoring) toestemming nodig hebt van je medewerkers in het kader van de AVG.
