Sinds de coronatijd werken veel werknemers remote of hybride. Het is daarom essentieel voor jou als ondernemer om efficiënte en effectieve online communicatiekanalen te hebben. Favoriete tools op dit gebied zijn Slack en Microsoft Teams. Maar wat zijn de voordelen en functies van Microsoft Teams of Slack? En wat zijn andere tools? We leggen het je hier uit.

Inhoudsopgave

Weet jij wat je moet doen bij een cyberaanval? Download nu de gratis whitepaper ‘Gehackt’ om hackers te slim af te zijn

Hoe werkt Slack?

Slack is ontworpen om je teams te helpen hun communicatie te stroomlijnen, samenwerking te bevorderen en informatie gemakkelijk te delen. Je kunt voor verschillende pakketten kiezen.

Chatfunctie

Slack biedt een chat-interface waarmee je met teamleden kunt communiceren via tekstberichten. Je kunt individuele berichten sturen of groepsgesprekken voeren in openbare of privékanalen. Ook kun je bestanden delen, zoals documenten, afbeeldingen en video’s, rechtstreeks vanuit Slack. Dit maakt het gemakkelijk om informatie te delen met je hele team.

Video-audio

Slack biedt je ook de mogelijkheid om video- en audiogesprekken te voeren met je teamleden, zowel één-op-één als in groepen. Dit vergemakkelijkt realtime discussies en vergaderingen, ongeacht waar je teamleden zich bevinden.

Slack integreert makkelijk

Slack kan worden geïntegreerd met tools als Google Drive, Microsoft Office 365, Dropbox en OneDrive. Hierdoor kun je bestanden rechtstreeks vanuit deze services in Slack-kanalen delen en deze gemakkelijk openen en bewerken.

Koppelen aan projectmanagement

Verder kan Slack worden gekoppeld aan projectmanagement tools als Trello, Asana, Jira, Monday.com en Wrike. Dit stelt je in staat om updates en notificaties van projecten te ontvangen en directe links naar taken te delen.

Tips voor effectief gebruik van Slack

  • Maak kanalen aan voor specifieke teams, projecten of onderwerpen. Houd de kanalen overzichtelijk en vermijd het creëren van te veel kanalen om verwarring te voorkomen.
  • Gebruik @vermeldingen om specifieke teamleden op de hoogte te stellen van belangrijke berichten. Gebruik ook #hashtags om onderwerpen en relevante zoekwoorden te markeren, zodat informatie gemakkelijker te vinden is.
  • Communiceer helder en beknopt in Slack. Vermijd overbodige informatie en gebruik bulletpoints of opsommingstekens om berichten gemakkelijker te lezen.

Hoe werkt Microsoft Teams

Microsoft Teams maakt deel uit van Microsoft 365. Het is een communicatieplatform, gericht op real-time samenwerking. Microsoft Teams bevat een breed scala aan functionaliteiten die zijn ontworpen om teams te helpen efficiënter te werken en naadloos samen te werken. Het heeft speciale bedrijfsabonnementen.

Video-audio

Teams maakt het mogelijk om online vergaderingen te plannen en te houden met je collega’s binnen en buiten de organisatie. Het biedt ook functies voor het delen van schermen en het opnemen van vergaderingen.

Chatfunctie

Je kunt chatten en berichten sturen naar individuele teamleden of groepen via tekstberichten, emoji’s, gif’s en bijlagen.

Integratiemogelijkheden

Je kunt teams maken voor verschillende afdelingen, projecten of groepen. Binnen elk team kun je verder een kanaal creëren om discussies te organiseren op basis van specifieke onderwerpen.

Het platform is ontworpen om naadloos te integreren met andere Microsoft-applicaties, zoals Word, Excel en PowerPoint. Je kunt rechtstreeks in Teams werken aan Office-documenten, ze bewerken en tegelijkertijd samenwerken met andere teamleden. Je kunt Teams ook integreren met applicaties als Outlook, OneNote en SharePoint.

Microsoft Teams vs Slack in prijs

Microsoft Teams kent verschillende pakketten

  1. Gratis versie: Microsoft Teams biedt een gratis versie met basisfuncties voor chat, samenwerking en videobellen.
  2. Microsoft 365-abonnementen: Teams is beschikbaar in verschillende Microsoft 365-abonnementen, zoals Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard en Microsoft 365 Business Premium. Deze abonnementen omvatten naast Teams ook andere Microsoft-apps zoals Word, Excel en Outlook.

De exacte prijsverschillen kunnen variëren op basis van factoren zoals:

  • Het aantal gebruikers,
  • Het type abonnement
  • Kortingen die beschikbaar zijn

De Prijsstelling van Slack

De prijsstelling van Slack is gebaseerd op het aantal functies en integraties dat je nodig hebt.

  • Gratis versie: Slack biedt een gratis versie met beperkte opslagruimte en functies voor kleine teams.
  • Standaardabonnement: Dit abonnement biedt extra functies zoals onbeperkte berichtenarchieven, video- en audiogesprekken, integraties met andere apps en meer.
  • Plus-abonnement: Dit is een uitgebreidere versie van het Standard-abonnement met aanvullende beveiligingsfuncties en ondersteuning.

Conclusie

Over het algemeen is de prijsstelling van Microsoft Teams vaak gerelateerd aan het bredere Microsoft 365-pakket, terwijl Slack zich meer concentreert op samenwerking via chat.

Microsoft Teams vs Slack qua beveiliging

Zowel Slack als Microsoft Teams hebben zich gericht op het bieden van uitgebreide beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens binnen hun platforms te waarborgen. Hieronder volgen een aantal beveiligingskenmerken

Microsoft Teams

Integratie met Microsoft 365-beveiliging: Als onderdeel van Microsoft 365 is Teams nauw geïntegreerd met het beveiligings- en nalevingsraamwerk van Microsoft

Beveiligde samenwerking: Teams biedt versleuteling van gegevens tijdens overdracht en in rust, evenals mogelijkheden voor gegevensverliespreventie (DLP) en bescherming van gevoelige informatie.

Identity and Access Management: Teams maakt gebruik van Azure Active Directory voor identiteits- en toegangsbeheer, inclusief mogelijkheden voor multi-factor authenticatie (MFA) en integratie met externe Identity Providers.

Compliance en certificeringen: Net als Slack voldoet Microsoft Teams aan verschillende internationale normen en certificeringen, waaronder SOC 2, ISO 27001 en HIPAA.

Slack

Beveiligde communicatie: Slack maakt gebruik van end-to-end versleuteling voor gegevensoverdracht tussen clients en servers

Gegevensopslag: Slack slaat gegevens op in datacenters die beveiligd zijn volgens industriestandaarden en biedt beveiligingsfuncties zoals regelmatige back-ups en redundante opslag.

Toegangscontrole: Slack biedt functies voor identiteits- en toegangsbeheer, waaronder de mogelijkheid om gebruikersrollen en -rechten te definiëren, en ondersteunt ook Single Sign-On (SSO) voor extra beveiliging.

Compliance: Slack voldoet aan verschillende compliance-normen en -certificeringen, zoals SOC 2, ISO 27001 en HIPAA. Dit is vooral belangrijk voor organisaties die in gereguleerde industrieën werken

Conclusie

Zowel Slack als Microsoft Teams bieden belangrijke beveiligingsfeatures zoals tweestapsverificatie binnen alle pakketten.

Hierdoor is Slack een geschikte keuze voor bedrijven binnen de meeste sectoren die een samenwerkings-app zoeken maar zich zorgen maken over beveiliging of wetgeving.

Maar Microsoft Teams biedt wel betere toegangscontrole, informatiemanagement en beveiliging vanwege de native integraties.

Microsoft Teams vs Slack in het delen van bestanden

Zowel Microsoft Teams als Slack bieden een lange lijst met features die helpen om goed samen te werken en meer gedaan te krijgen.

Features zoals:

  • berichten versturen via privé en publieke kanalen (of teams)
  • doorzoeken van berichten
  • videovergaderingen
  • screen sharing, bestanden delen bieden de mogelijkheid omnauw samen te werken. Zelfs als mensen niet fysiek in hetzelfde kantoor zijn.

Conclusie

Wat betreft features, zijn beide oplossingen aan elkaar gewaagd. Slack heeft op sommige gebieden wat voordelen, en Microsoft Teams weer op andere gebieden. Er is echter een groot nadeel van teams in vergelijking met Slack.

Nadeel van Microsoft Teams is dat samenwerking met externe teams vrij beperkt is. Het heeft een limiet van slechts vijf gebruikers, zelfs op betaalde pakketten, tenzij je extra licenties koopt. Dit terwijl Slack onbeperkte externe samenwerking biedt bij de betaalde pakketten.

Welke tool is de goede keuze voor jouw bedrijf: Microsoft Teams of Slack?

Microsoft Teams heeft Slack duidelijk ingehaald als marktleider als je kijkt naar het aantal actieve gebruikers. Daarnaast heeft het ook steeds vaker de voorkeur onder grote bedrijven.

Slack daarentegen is nog altijd innovatiever en makkelijker te gebruiken, waardoor het een graag geziene app is in startups en kleinere bedrijven. Slack heeft meer integraties, een betere bot, en is makkelijker te gebruiken. Microsoft Teams is iets goedkoper, biedt iets betere gratis pakketten, en integreert natuurlijk perfect met Office 365.

Het kan waardevol zijn om proefversies van tools uit te proberen en de feedback van je medewerkers te verzamelen om te bepalen welke tool het beste past bij je behoeften.

Welke andere communicatietools zijn er voor online samenwerking?

Naast Microsoft teams en Slack zijn er nog andere tools, die online samenwerken en bestanden delen mogelijk maken. De beste alternatieven zijn:

  • Zoom is een populaire cloudgebaseerde videocommunicatie- en samenwerkingsplatform dat wordt gebruikt voor online vergaderingen, webinars, realtime messaging en samenwerking op afstand. Je kunt met Zoom video- en audiogesprekken voeren, schermen delen, bestanden delen en chatten.
  • Google Meet is een platform voor online vergaderingen ontwikkeld door Google. Hiermee kun je overal ter wereld virtuele vergaderingen organiseren en eraan deelnemen met collega’s, vrienden of familieleden. Google Meet biedt real-time communicatie en samenwerking via video- en audiogesprekken.
  • Trello is een online hulpmiddel voor projectbeheer en samenwerking. Het helpt je en je teams bij het organiseren en beheren van taken en projecten op een visuele en flexibele manier. Het gebruikt een systeem van borden, lijsten en kaarten om taken en hun status weer te geven.
  • Jira is ontwikkeld door Atlassian en is sinds 2002 uitgegroeid tot een populaire tool. Met Jira kun je als team je werk efficiënt beheren. De software is met name gericht op het ondersteunen van teams die Agile werken.

Belangrijke overwegingen bij de keuze van een communicatietool

Bij het kiezen van een communicatietool zijn er verschillende belangrijke overwegingen om rekening mee te houden, afhankelijk van je behoeften en het doel van de communicatie. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen:

  • Zorg ervoor dat de communicatietool de essentiële functies biedt die nodig zijn voor de beoogde communicatie, zoals: tekstberichten, spraak- en video-oproepen, scherm delen, bestandsdeling en andere relevante functies.
  • Intuïtief en gemakkelijk te gebruiken voor alle gebruikers, inclusief degenen die niet technisch onderlegd zijn.
  • Controleer of de communicatietool bruikbaar is op verschillende platforms (zoals Windows, macOS, Android, iOS) en apparaten, zodat gebruikers toegang hebben, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken.
  •  Gegevensbeveiliging en privacy zijn cruciaal bij het kiezen van een communicatietool. Zorg ervoor dat de tool end-to-end-encryptie biedt en voldoet aan relevante beveiligingsnormen.
  •  Als je de tool binnen je bedrijf wilt gebruiken, moet je ervoor zorgen dat het schaalbaar is en kan voldoen aan de groeiende behoeften van je bedrijf.
  • Overweeg of je communicatietool kan integreren met andere belangrijke tools die je team al gebruikt, zoals projectmanagementsoftware of samenwerkingstools.

Controle Belastingdienst

Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!

Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.


Veelgestelde vragen over communicatietools

Hoe zit het met de beveiliging van gevoelige informatie?

Bij het kiezen van een communicatietool zijn gegevensbeveiliging en privacy zeer belangrijk. Zorg ervoor dat de tool end-to-end-encryptie biedt en voldoet aan relevante beveiligingsnormen. Met name Microsoft Teams heeft sterke beveiligings- en compliance-functies.

Kan ik berichten van social media via communicatietools delen?

Je kunt inderdaad berichten van je sociale netwerken (Facebook, X, LinkedIn of Instagram) via tools als Slack of Microsoft Teams te delen. Dit kan handig zijn om teamleden op de hoogte te stellen van interessante berichten, discussies te bevorderen of relevante informatie te delen. Volg hiervoor de handleiding van elke tool.

Conclusie

Er zijn heel veel communicatietools, waar je als ondernemer tegenwoordig gebruik van kan maken: Microsoft Teams, Slack, Google Meet, Zoom etc. Het hangt af van je behoeften en de manier waarop jouw team werkt, waarvan je gebruik wilt maken. Het kan de interne communicatie sterk verbeteren.

MKB steeds vaker slachtoffer van cybercrime. Download onze nieuwste whitepaper ‘Gehackt’ en ontdek wat te doen bij een cyberaanval.

Peter Westhof

Peter Westhof

Ik schrijf als journalist veel over ondernemerszaken en voor De Zaak specifiek over energie voor ondernemers. Ook heb ik veel ondernemers geïnterviewd. Ondernemers willen vooral graag ondernemen, zo heb ik gemerkt. Het is buitengewoon handig en waardevol voor hen als een site als De Zaak op een begrijpelijke manier bepaalde ingewikkelde onderwerpen uitlegt. Daar draag ik graag aan bij.
Lees ook…
Misschien denk jij – net als veel andere zzp’ers en mkb’ers – na over de vraag of nú overstappen op elektrische bestelwagens een goede investering…
Iedere eigenaar van een zakelijke of auto in privé betaalt wegenbelasting, ofwel motorrijtuigenbelasting (MRB). Deze wegenbelasting wordt regelmatig…
Oplichters kunnen jou of een van je medewerkers bellen, mailen vanaf een willekeurige nummer of e-mailadres. Bijvoorbeeld met het nummer van jouw bank….
Ondernemers die een auto van 15 jaar of ouder rijden, kunnen gebruikmaken van een gunstige regeling. In dit artikel onderzoeken we de redenen waarom…
Wat zijn de belangrijkste kenmerken van zakelijke energiecontracten? En hoe kies je als ondernemer het juiste contract? Wij zetten de voor- en nadelen…
Steeds meer bedrijven maken gebruik van cloud computing. Werken in de cloud heeft voor jou als ondernemer bepaalde voordelen. Hier leggen we uit wat…