Categorieën

Met een goede projectadministratie kun je een bepaalde klus of opdracht beter stroomlijnen. Daarnaast krijg je inzicht in de kosten van een project.

Lopen jouw projecten niet soepel? In de ultieme gids voor projectmanagement in het MKB ontdek jij wat de Top 10 faalfactoren zijn. De whitepaper is gratis te downloaden via De Zaak

Inhoudsopgave

De voordelen van een projectadministratie

Een goede projectadministratie geeft zicht op het aantal mensuren en materialen die voor verschillende projecten worden ingezet. Dat is vooral interessant voor bedrijven met veel verschillende opdrachten en klanten, zoals installatiebedrijven, bouwbedrijven, architecten en bedrijfsadviseurs.

Aan de hand van de projectadministratie kun je beoordelen of de uiteindelijke factuur wel in overeenstemming is met de gemaakte kosten. Dat is niet alleen belangrijk om de winst per project te berekenen, maar ook om je toekomstige offertes te verbeteren.

Hoewel een projectadministratie bijhouden vrij eenvoudig is, heb je wel een zekere discipline nodig om het overzichtelijk te doen.

Geef elk project een nummer

Je geeft elk project een uniek nummer en schrijft alle inspanningen (arbeidsuren) en verbruikte materialen aan de verschillende projectnummers toe. Hiervoor heb je niet altijd speciale software nodig, het kan ook met bijvoorbeeld werkbriefjes of inkoopbonnen.

Deel project in fasen op

Als je veel verschillende klussen hebt, kom je uiteenlopende projecten tegen. Dat vraagt om een goede, vaak unieke benadering voor elk project. Toch is het verstandig om een vastomlijnd schema te maken. Je kunt dan, indien nodig, per klus of project afwijken.

Geef de fasen herkenbare namen. Noem ze bijvoorbeeld naar de hoofdactiviteit of het eindproduct van een fase.

Zo ziet een standaardfasering er in hoofdlijnen uit:

  • Het project opstarten: omschrijf het project/doel van het project;
  • Het project plannen: omschrijf wanneer de verschillende onderdelen van het project moet zijn afgerond;
  • Uitvoering van de verschillende fasen;
  • De projectvoortgang (administratief en schriftelijk) controleren;
  • De fase met een eindproduct of een hoofdactiviteit afronden.

Nieuwsbrief De Zaak

De Zaak Op Orde Nieuwsbrief

Een must voor slimme ondernemers die een succesvol bedrijf willen runnen.

Uitvoering in fasen

Een groot project met een doorlooptijd van een paar maanden trekt een behoorlijke wissel op de organisatie. Het is raadzaam zo’n klus in verschillende fases op te delen. Zeker wanneer er ook nog andere projecten zijn die om aandacht vragen.

Sluit elke fase af met een administratief document waarin je ingaat op tijd, geld en kwaliteit.

Vragen die hierbij een rol kunnen spelen:

  • Is de mijlpaal gehaald, zijn er geen onnodige vertragingen opgelopen?
  • Is de fase gerealiseerd binnen het budget?
  • Zijn de specificaties gehaald?

Controleer de voortgang van het project

Controleer hoe een project zich ontwikkelt. Niet alleen verkleint dat de kans dat je voor verrassingen komt te staan, ook houd je zicht op het budget en het aantal manuren.

Deze controle is er ook om, als er iets mis gaat, de zaak weer op de rails te krijgen. Als het defect of de afwijking te verwaarlozen is, hoef je niets te veranderen.

Is er echt sturing nodig om de activiteiten weer volgens plan te laten lopen?

Let dan hier op:

  • Laat inhoudelijke activiteiten dan overdoen;
  • Verschuif activiteiten;
  • Zet andere capaciteiten in (extra medewerkers bijvoorbeeld);
  • Maak een nieuwe planning;
  • Bespreek de voortgang met de opdrachtgever.

Wil jij meer grip op projecten? Download de whitepaper over de 10 meest voorkomende faalfactoren binnen projectmanagement en hoe jij dit bij je volgende project voorkomt.

Lees ook…
De wereld rondreizen terwijl je werkt, of het reizen combineren met je werk. We noemen hen digital nomads. Digital nomads zijn niet afhankelijk van een…
Sturen op cijfers: 7 tips voor meer financieel succes Financieel succes is voor de meeste ondernemers niet alleen een doel, maar ook een noodzaak….
Een jaarplan kan een perfect hulpmiddel zijn om je bedrijfsdoelstellingen voor komend jaar te formuleren en concreet en haalbaar te maken. In dit…
Sinds de coronatijd werken veel werknemers remote of hybride. Het is daarom essentieel voor jou als ondernemer om efficiënte en effectieve online…
Efficiënt voorraadbeheer bereik je met de perfecte balans. Aan de ene kant wil je geen nee verkopen aan je klanten. En aan de andere kant wil je je…