Excel- en Word-tip: simpel een mailing versturen

Zelfs voor een gebruiker met alleen basiskennis van Office is een mailing versturen met behulp van Word en Excel prima te doen. We zullen stap voor stap uitleggen hoe een mailing kan worden gemaakt en verstuurd. Dit versturen kan zowel per post als per e-mail.
Excel- en Word-tip: simpel een mailing versturen

Deze tip is van toepassing op

  • Microsoft Word 2010 
  • Microsoft Excel 2010
  • Microsoft Outlook 2010
Video instructie van deze tip
Op het YouTube kanaal van Easy Learning is deze tip als video te bekijken.
 

Stap 1: aanmaken van een adressenbestand

  • Open Microsoft Excel.
  • Maak een bestand aan met daarin de velden die in de mailing moeten worden gebruikt. 
  • Ook velden waarop moet worden geselecteerd, maar die niet worden afgedrukt, worden in dit bestand gezet.
  • Zorg dat er ook een kolom is voor de aanhef. Dit voorkomt het samenstellen van de aanhef en extra spaties.
  • Sla het bestand op. Als u de mailing per mail wilt verzenden, moet er uiteraard ook een kolom zijn met het e-mailadres.
  • Een voorbeeld van dit bestand staat op de website van Easy Learning.

Stap 2: de mailing maken

  • Open in Word uw standaardbrief (het sjabloon).
  • Schrijf de inhoud van de mailing.
  • De velden die uit het adressenbestand moeten komen, hoeft u nu alleen nog toe te voegen.

Stap 3: het koppelen van adressenbestand en het invoegen van velden

  • Selecteer de plek waar u het veld wilt invoegen.
  • Als voorbeeld nemen wij het veld 'aanhef'.
  • Kies in het menu voor de tab >> Verzendlijsten
  • Ga naar >> Afdruk samenvoegen starten
  • Kies voor >> Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen.
  • Selecteer ook de optie >> E-mailberichten
  • Aan de rechterkant opent nu de wizard
  • en kiest u voor >> E-mailberichten
  • Druk rechtsonder in het scherm op >> Volgende: Begindocument
  • Kies vervolgens voor >> Het huidige document gebruiken.
  • Klik op >> Volgende: Adressen selecteren
  • Omdat de adressen al in een Excel-sheet zijn ingevoerd, kiest u voor >> Een bestaande lijst gebruiken
  • Klik vervolgens op >> Bladeren om het Excel-bestand te koppelen
  • Zoek het adressenbestand en selecteer het.
  • Er kan een melding worden gegeven over het bevestigen van het gegevensbestand.
    Kies voor >> OLE DB-databasebestanden en klik op >> OK
  • Selecteer het tabblad waar de adressen zijn ingevoerd. In de praktijk is het dus handig om de tabjes in het Excel-werkblad te hernoemen en lege tabbladen te verwijderen.
  • In ons voorbeeld kiezen we voor >> Blad1$
  • Word toont nu de gegevens die zijn geselecteerd.
  • Klik op >> OK
  • Klik vervolgens op >> Volgende: Een e-mail schrijven

Stap 4: Velden invoegen in Word

  • Nu moeten de velden worden ingevoegd uit het Excel-sheet.
  • Selecteer de plek in het document waar het samenvoegveld moet worden ingevoegd.
  • Kies in het menu voor >> Samenvoegvelden invoegen
  • De velden uit Excel zijn nu zichtbaar.
  • Kies het juiste veld.
  • In het document staat nu de naam van het samenvoegveld tussen tekens.
  • Herhaal deze actie voor alle velden.
  • Om te bekijken wat het resultaat is van de velden, kan op >> Voorbeeld van het resultaat worden gedrukt
  • Als alle velden zijn toegevoegd, klik dan op >> Volgende: E-mailvoorbeeld
  • Nu is het resultaat te zien.
  • Klik op >> Volgende: Samenvoeging voltooien
  • Klik op >> Elektronische post
  • Selecteer het veld waar de e-mailadressen staan in het Excel-werkblad.
  • Voeg een onderwerpregel toe voor het e-mailbericht.
  • Druk op >> OK
  • De mailing in Outlook wordt verzonden.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning
Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. Bekijk deze Office tip op >> de website van Easy Learning.

Easy LearningOver de auteur
Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd.

 

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming