Wat is een out-of-office-mail?
Met een out-of-officebericht worden inkomende e-mails automatisch beantwoord uit jouw naam. Zo’n automatisch bericht stel je zelf in via je mailprogramma of webmail, zoals Outlook of Gmail. Iedereen die je mailt, krijgt dan direct een reactie – ook als je er zelf niet bent.
Wanneer automatische antwoorden verzenden?
Je stelt een out of office in wanneer je voor korte of langere tijd niet bereikbaar bent. Bijvoorbeeld omdat je naar een congres gaat of een vaste vrije dag hebt. Maar ook tijdens feestdagen, vakanties, zwangerschapsverlof of een sabbatical.
Waarom een out of office?
Als jij niet aan het werk bent, reageer je niet dezelfde dag (of misschien wel langer niet) op de mails die binnenstromen. En dat jij afwezig bent, kan de afzender natuurlijk niet weten.
Met een out of office laat je klanten, medewerkers en andere relaties direct weten dat hun e-mail is aangekomen, maar dat een antwoord even op zich laat wachten. Dat schept duidelijkheid.
Mensen vinden het prettig om te weten dat hun e-mail is ontvangen, en in de reply kun je essentiële informatie delen. Dringende zaken kun je desgewenst laten oppakken door een collega.
Met een out of office kun je als ondernemer dus met een gerust hart afschakelen. En bij terugkomst ligt er waarschijnlijk een minder grote berg e-mails op je te wachten.
Wat staat er in een goede out-of-office?
Een goede out-of-office-reply bevat alle informatie die de lezer nodig heeft.
- Waarom je je mail niet kunt beantwoorden.
- Hoe lang je afwezig bent.
- De datum waarop je terug bent.
- Wie de ontvanger kan contacteren bij nood of een dringende vraag.
Werk je veel samen met andere ondernemers of heb je medewerkers in dienst? Dan kun je overwegen om twee automatische antwoorden in te stellen: één voor extern en één voor intern gebruik. Afhankelijk van het e-mailadres van de afzender krijgt die dan een van de twee berichten.
Maak duidelijk dat je afwezig bent
Maak in de onderwerpregel meteen duidelijk dat het om een out of office gaat. Bijvoorbeeld met ‘afwezig’, ‘ik ben er niet’ of ‘out of office’.
Verwijs naar één collega
Soms heeft iets haast. Dan is het fijn als een collega of medewerker als contactpersoon kan fungeren en de ontvanger van jouw out of office verder helpt, ook al ben je er zelf niet. Zorg wel dat je deze collega vooraf op de hoogte brengt!
Wat is een goede toon voor een out of office?
Realiseer je dat iedereen je out-of-office-bericht ontvangt: de collega die je goed kent, maar ook die potentiële klant of nieuwe zakenrelatie. Kies een toon die past bij de schrijfstijl van je bedrijf.
Begin je out of office bij voorkeur met een nette aanhef en sluit af met een vriendelijke groet.
Een beetje humor of een persoonlijke touch kan, maar bedenk dat je ook minder leuke berichten kunt ontvangen. Dan kan een grappig bedoelde out of office bij de ontvanger verkeerd vallen. Better safe than sorry!
Don’ts van een out of office
Een out of office moet passend zijn: deel informatie, maar deel niet te veel. Heel persoonlijke opmerkingen horen niet thuis in een mail aan een potentiële opdrachtgever. Er bestaat zoiets als too much information!
Daarnaast zijn er nog een aantal don’ts:
- Aangeven dat je direct bij terugkomst een antwoord stuurt.
- Een collega noemen in de autoresponder zonder die collega om toestemming te vragen.
- Doorverwijzen naar meerdere collega’s tegelijk. Dat werkt alleen maar verwarrend: kies één contactpersoon.
Veelgestelde vragen over out of office
Wat doe je als je Engelstalige collega’s en klanten hebt?
Maak de out of office dan (ook) in het Engels, of zet Nederlands en Engels onder elkaar in hetzelfde bericht. Let extra goed op dat je de juiste informatie geeft: er zijn veel professionele afwezigheidsmeldingen in het Engels, maar ook onduidelijke berichten vol fouten. Neem dus de tijd om een goede Engelse afwezigheidsmelding te schrijven die duidelijkheid schept.
Wat zet je in je out of office als je ziek bent?
Bij ziekte is het voldoende om te melden dat je door omstandigheden of (langdurige) ziekte een bepaalde tijd niet kunt reageren. Je hoeft niet in detail te treden.
