Tip 1: Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Op tijd beginnen met een strakke planning en een zomerrooster is essentieel voor ondernemers. Zorg ervoor dat je ruim op tijd start met voorbereidingen op de zomerperiode.
De eerste aanvragen voor vakantieverlof druppelden waarschijnlijk al meer dan een half jaar eerder binnen. Op dat moment kun je beter al enige duidelijkheid hebben over de verwachte drukte in de zomerperiode. Dan weet je de minimale bezetting die je nodig hebt en hoeveel uur werktijd om de bedrijfsactiviteiten soepel en professioneel uit te voeren.
Tip 2: Duidelijk communiceren met je werknemers
Communiceer de planning duidelijk naar je personeel. Dit is extra belangrijk als je in een vroeg stadium weet dat je werknemers die vastzitten aan de schoolvakanties niet tegelijkertijd op zomervakantie kunnen. Met tijdige en duidelijke communicatie voorkom je teleurstelling en onvrede onder collega’s.
Ook stimuleer je hiermee dat je werknemers met elkaar om de tafel gaan om samen te bedenken hoe ze tot een oplossing kunnen komen.
Tip 3: Stel prioriteiten
Bepaal welke werkzaamheden en projecten urgent zijn en voorrang hebben in je onderneming. Wat zijn je plannen, acties en wat wil je gaan bereiken in deze periode?
Zaken die minder belangrijk zijn, kunnen misschien best een paar weken wachten. Bepaalde acties, zoals content maken voor online marketing en blogs, kun je vooraf alvast klaarzetten en inplannen. Organiseer belangrijke evenementen buiten de zomervakantie (behalve wanneer dit juist piektijd in jouw branche is natuurlijk). En een potentiële klant is wellicht ook zelf weg in de vakantieperiode.
Leg de focus op essentiële werkzaamheden en zorg dat de belangrijkste bedrijfsactiviteiten soepel doorgaan.
Tip 4: Delegeer verantwoordelijkheden
Wie gaat het werk overnemen van iemand die op vakantie gaat? Wijs taken en verantwoordelijkheden toe aan gekwalificeerde werknemers. Maak als werkgever goede afspraken over de opdrachten. Zorg dat iedereen op tijd weet wat de bedoeling is in de vakantieperiode en wie ze kunnen benaderen voor vragen of problemen. Zo voorkom je stress.
Tip 5: Zet crosstraining in
Zie de zomermaanden ook als een mooie kans om nieuwe dingen te proberen en je bedrijf te optimaliseren. Welke uitdagingen komen er de komende tijd op je af? Hoe kun je je medewerkers inspireren, ondersteunen in hun werk en laten groeien?
Moedig bijvoorbeeld crosstraining aan. Daarbij train je werknemers van tevoren in taken van collega’s, zodat belangrijke werkzaamheden niet blijven liggen als de verantwoordelijke op vakantie is. Zo vergroot je de flexibiliteit en creativiteit. Ook ben je als personeel én werkgever beter voorbereid en kun je ook op andere momenten afwezigheid opvangen. Bijvoorbeeld als iemand langdurig uitvalt.
Tip 6: Maak gebruik van tijdelijke krachten
Krijg je de planning intern toch niet helemaal rond in de vakantieperiode? Is het bijvoorbeeld onvermijdelijk dat veel werknemers in dezelfde weken vakantiedagen willen opnemen en wil je geen aanvragen weigeren? Overweeg dan tijdelijke krachten die op zoek zijn naar een vakantiebaan om het gat te vullen – als dat mogelijk is voor specifieke werkzaamheden. In dit artikel leggen we uit waarmee je rekening moet houden bij tijdelijke contracten.
Tip 7: Automatiseer waar mogelijk
De verminderde bezetting biedt een uitgelezen kans om te werken aan een efficiëntere bedrijfsvoering. Gebruik deze rustige periode om te checken of je bepaalde taken kunt automatiseren en implementeren. Of misschien zijn er (nieuwe) technologische oplossingen waarmee je de efficiëntie verbetert. Zo kun je in de toekomst de werklast verminderen en ben je weerbaarder voor een verminderde personeelsbezetting.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Tip 8: Moedig je werknemers aan
Probeer de vakantieperiode en de verminderde bezetting niet alleen als lastig te ervaren. Denk ook aan ontspanning en een stapje terug doen.
Moedig je werknemers aan om tijdig vakantiedagen op te nemen en te genieten van een welverdiende vakantie. Druk ze op het hart dat ze zich geen zorgen hoeven te maken over lopende projecten en die uit handen kunnen geven. Dat regel je met een goede overdracht.
Tip 9: Zet de thuisblijvers in het zonnetje
Vergeet ook niet waardering te tonen voor je werknemers die niet op vakantie gaan in de drukke periode en de motor laten draaien. Neem eens de tijd om met hen te praten en te luisteren naar hun wensen en plannen. Zo blijft je personeel gemotiveerd. In drukke en minder drukke periodes.
Tip: Zorg voor wat extra plezier door een borrel of wandeling te organiseren, of bijvoorbeeld op ijs te trakteren.
Tip 10: Evaluatie en feedback
Na de vakantieperiode is het tijd voor evaluatie en feedback. Hoe verliep de zomerperiode? Is het verlof van je werknemers goed opgevangen? Blijf dit delen en bespreken met je werknemers, identificeer eventuele knelpunten en zoek naar manieren om dit in de toekomst te verbeteren.
