Wat de WBSO is, in het kort

Doet je bedrijf technisch vernieuwend werk, dan mag je minder belasting betalen over het loon van de mensen die dat werk doen. Denk aan software bouwen die er nog niet is, of een technisch probleem oplossen waarvan je vooraf niet weet of het lukt. Je vraagt dat vooraf aan bij RVO, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. De meeste bedrijven laten de WBSO aanvragen door een adviseur, al mag je het ook zelf doen. Een goedkeuring geldt tot het einde van het kalenderjaar.

Hoeveel het oplevert, hangt vooral af van het aantal uren. Een rekenvoorbeeld voor een bedrijf dat de regeling voor het eerst gebruikt. Eén ontwikkelaar die 1.000 uur per jaar aan vernieuwend werk besteedt, levert in 2026 ruim 14.000 euro op. Is je bedrijf jonger dan vijf jaar, dan is dat 19.500 euro. Met vijf ontwikkelaars kom je uit op ruwweg 63.000 tot 88.000 euro per jaar. Reken dat terug per maand en je hebt het bedrag uit de eerste alinea.

Er komt geen geld binnen, er gaat minder uit

Nu het misverstand. Bijna iedereen noemt de WBSO een subsidie, en bij een subsidie verwacht je een storting. Maar er wordt niets op je rekening gestort.

Het werkt zo. Elke maand houd je loonbelasting in op de salarissen van je mensen en draag je die af aan de Belastingdienst. Met een goedgekeurde WBSO-aanvraag mag je een deel van dat bedrag houden. Je draagt dus maandelijks minder af, zolang de aanvraagperiode loopt. Bij het voorbeeld van vijf ontwikkelaars is dat ruim 5.000 euro per maand. Dat is de hele truc: geen storting, maar een lagere afdracht die je salarisadministrateur elke maand in de loonaangifte verwerkt.

Bij de WBSO komt er geen geld binnen. Je draagt elke maand minder loonbelasting af. Beeld: WBSO.ai, vrij te gebruiken bij dit artikel.

Wie dat eenmaal doorheeft, ziet ook vier gevolgen die je van tevoren wilt kennen.

Vier dingen die daaruit volgen

Zonder salarissen geen voordeel. Je kunt alleen minder afdragen als je iets afdraagt. Een startup waar de oprichters nog geen loon opnemen, heeft aan een goedgekeurde aanvraag voorlopig niets. Voor een eenmanszaak of vof werkt de regeling anders: daar krijg je een vaste aftrekpost op je winst van 15.979 euro, en 23.975 euro als starter, mits je zelf minimaal 500 uur aan het vernieuwende werk besteedt.

Het telt voor je hele loonlijst. De korting gaat af van de totale loonbelasting die je bedrijf afdraagt, niet alleen van het deel dat bij de ontwikkelaars hoort. Heb je twee ontwikkelaars en acht mensen in sales en support, dan is er ruim genoeg afdracht om het voordeel volledig te benutten. Is de korting in een maand hoger dan je afdracht, dan verreken je de rest in andere maanden van hetzelfde jaar.

Je mensen merken er niets van. Op de loonstrook verandert niets. Het salaris blijft gelijk, de ingehouden belasting ook. Het voordeel zit bij jou als werkgever. Je hoeft er dus niets over uit te leggen aan je team, behalve dat je ze vraagt hun uren bij te houden.

Verwerken moet je zelf doen. Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. De goedkeuring van RVO is een brief. Die brief moet bij je salarisadministrateur of boekhouder terechtkomen, want die verwerkt de korting in de maandelijkse loonaangifte. Blijft de brief in een la liggen, dan draag je gewoon het volle bedrag af en laat je het voordeel liggen. Het omgekeerde kan ook: je verwerkt de korting elke maand, maar aan het eind van het jaar blijken je ontwikkelaars veel minder uren te hebben gemaakt dan aangevraagd. Dan betaal je het verschil terug. Vóór 1 april meld je bij RVO hoeveel uren je werkelijk hebt gemaakt.

Wanneer je het beter kunt laten

Ik zou dit stuk niet schrijven als ik niet dacht dat te veel bedrijven de regeling links laten liggen. Maar er zijn situaties waarin de WBSO meer kost dan hij oplevert. Maak je met je hele team minder dan een paar honderd uur per jaar aan echt vernieuwend werk, dan wegen de aanvraag, de urenregistratie en de melding achteraf niet op tegen het voordeel. Heb je geen loonkosten, dan is er niets om de korting van af te halen. En bestaat je werk vooral uit het toepassen van bestaande techniek, een website bouwen met een standaardpakket bijvoorbeeld, dan valt het buiten de regeling. Hoe nieuw iets technisch moet zijn, is een vraag waar RVO uitgebreid over schrijft; bij twijfel laat je die beoordeling aan iemand die het dagelijks doet.

Overweeg je een aanvraag, begin dan met die drie vragen: is er loon, zijn er uren, is het technisch nieuw? Bij WBSO.ai stellen we ze in elk eerste gesprek, en een deel van de ondernemers krijgt daarna het advies om het nog niet te doen. Meestal omdat er nog geen loon is, soms omdat het werk niet vernieuwend genoeg is. Dat is geen verloren gesprek: wie weet wat de regeling wel en niet doet, herkent het moment waarop hij wél de moeite waard wordt.

Zo pak je het aan

Drie stappen, in deze volgorde:

  1. Tel de uren. Vraag je ontwikkelaars hoeveel van hun tijd dit jaar naar werk gaat waarvan de uitkomst technisch onzeker is. Een ruwe schatting is genoeg om te weten of het de moeite is.
  2. Vraag je boekhouder hoeveel loonbelasting je per jaar afdraagt. Ligt dat bedrag boven het berekende voordeel, dan kun je het volledig benutten.
  3. Spreek af wie wat doet. Wie verwerkt de goedkeuring in de loonaangifte, en wie houdt bij of de uren op schema liggen? Zonder die twee afspraken is een goedgekeurde aanvraag een brief in een la.


En let op de kalender. Wil je per 1 januari starten, dan moet je aanvraag uiterlijk 20 december bij RVO liggen. Daarna kun je het hele jaar maandelijks indienen, tot en met 30 september. Wie later is, wacht tot het volgende jaar.

De WBSO is geen cadeau dat op je rekening verschijnt. Het is een korting die je zelf moet ophalen, elke maand opnieuw. Wie dat snapt, haalt hem op. Wie op een storting wacht, wacht vergeefs.

 

 

Paul Tondeur is softwareontwikkelaar en mede-oprichter van WBSO.ai, dat innovatieve bedrijven begeleidt bij hun WBSO-aanvraag en urenadministratie tegen een vaste jaarprijs.