Voor dit artikel spraken we met Emma Odink, Operations Manager bij Cliendo, aanbieder van software voor cliëntendossiers in de zorg. In haar werk ziet ze dagelijks waar zorgondernemers tegenaan lopen wanneer hun organisatie groeit en de administratie complexer wordt.
Haast in de startfase
Veel zorgorganisaties beginnen hun administratie met tools die al bekend zijn, zoals Word of Excel in een gedeelde omgeving. Dat is logisch: vrijwel iedereen kan ermee werken en ze zijn al beschikbaar. Op de korte termijn lijkt dat een praktische oplossing, ondanks dat dit niet voldoet aan de AVG-wetgeving. Maar zodra een organisatie groeit, ontstaan er vaak problemen. Volgens Odink raken gegevens dan versnipperd, kost het meer tijd om informatie terug te vinden en neemt de kans op fouten toe:
“Word en Excel zijn niet gemaakt voor zorgprocessen. In het begin werkt het vaak nog wel, ondanks dat dit niet voldoet aan de AVG-wetgeving, maar na verloop van tijd wordt het lastig om overzicht te houden. Wat eerst een snelle oplossing lijkt, kan later juist extra werk opleveren.”
Meer structuur met een cliëntendossier
Een elektronisch cliëntendossier (ECD) kan helpen om administratie overzichtelijk te organiseren. In zo’n systeem komen dossiers, rapportages, urenregistratie en declaraties samen. Daardoor hoeven medewerkers minder te zoeken naar informatie en staat alles op één plek. Volgens Odink helpt dat niet alleen bij het dagelijkse werk, maar ook bij het aansturen van de organisatie:
“Je ziet veel beter wat er gebeurt binnen je organisatie. Rapportages geven bijvoorbeeld inzicht in uren, dossiers, ontwikkelingen en de caseload van medewerkers.”
Veelgemaakte fouten bij implementatie
Nieuwe software invoeren vraagt voorbereiding. Toch wordt die stap soms onderschat. Een fout die Odink regelmatig ziet, is dat organisaties te snel willen starten. Ze vertelt:
“De implementatie wordt dan bij één medewerker neergelegd, terwijl verschillende afdelingen met het systeem moeten werken. Wanneer niet alle werkprocessen worden meegenomen, sluit het systeem minder goed aan op de praktijk. Ook gebeurt het dat organisaties vooraf onvoldoende testen hoe een systeem werkt. Pas wanneer een systeem live staat, merken organisaties soms dat bepaalde processen anders lopen dan verwacht.”
Weerstand bij medewerkers
Wanneer nieuwe software wordt ingevoerd, reageren medewerkers niet altijd direct enthousiast. Dat heeft vaak te maken met onzekerheid. Mensen zijn gewend aan een manier van werken en weten niet wat een nieuw systeem voor hun dagelijkse werk betekent. Volgens Odink helpt het om medewerkers al vroeg te betrekken bij de keuze en invoering van nieuwe software.
“Wanneer verschillende teams vanaf de start meedenken, sluit het systeem beter aan bij het werk in de praktijk. Ook trainingen, duidelijke uitleg en open communicatie helpen om de overstap makkelijker te maken.”
Minder tijd kwijt aan administratie
Wanneer een cliëntendossier goed is ingericht, merken organisaties dat het dagelijkse werk sneller verloopt. Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan administratieve taken en kunnen informatie makkelijker terugvinden.
Dat heeft verschillende effecten:
- administratie kost minder tijd
- informatie is sneller terug te vinden
- dossiers staan centraal op één plek
- rapportages geven inzicht in de organisatie
Volgens Odink merken organisaties daardoor vaak ook dat medewerkers tevredener zijn:
“Er blijft simpelweg meer tijd over voor het werk waar ze voor gekozen hebben: zorg verlenen.”
Begin met een goede basis
Voor startende zorgondernemers heeft Odink één belangrijk advies: besteed vanaf het begin aandacht aan de administratieve inrichting:
“Een goede fundering is het halve werk. Kijk eerst hoe jullie zorgprocessen lopen en welk systeem daarbij past.”
Het kan helpen om meerdere systemen te testen. Door met een fictief cliëntdossier te werken alsof je met een echte cliënt werkt, wordt snel duidelijk hoe een systeem in de praktijk functioneert. Daarnaast is het verstandig om binnen de organisatie een aantal hoofdgebruikers aan te wijzen. Collega’s kunnen bij hen terecht met vragen over het systeem.
Administratie als onderdeel van de bedrijfsvoering
Voor zorgorganisaties wordt administratie steeds meer onderdeel van de bedrijfsvoering. Niet alleen vanwege regelgeving, maar ook omdat goede informatie nodig is om een organisatie aan te sturen. Een digitaal cliëntendossier helpt om werkprocessen overzichtelijk te houden en beter inzicht te krijgen in hoe een organisatie draait. Dat maakt het makkelijker om beslissingen te nemen wanneer de organisatie groeit en om de kwaliteit van zorg te behouden in het groeiproces.
