Correct boeken blijft belangrijk. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan medewerkers die begrijpen wat er achter de cijfers gebeurt. Waarom loopt een kostenpost op? Hoe is een verschil tussen begroting en realisatie te verklaren? Wat zegt een balans over de financiële positie van een organisatie? En welke informatie heeft het management nodig om een beslissing te kunnen nemen?
Voor werkgevers is het daarom zinvol om niet alleen te kijken naar de bezetting van de financiële administratie, maar ook naar het kennisniveau binnen het team. Voor medewerkers biedt die ontwikkeling juist kansen. Wie de basis van het boekhouden beheerst, kan zich verder ontwikkelen richting bredere financieel-administratieve werkzaamheden en functies met meer verantwoordelijkheid.
De financiële administratie is meer dan verwerking
De klassieke associatie met financiële administratie is vaak die van facturen, bankmutaties, debiteuren en crediteuren. Die werkzaamheden vormen nog altijd een belangrijk onderdeel van het vak. Zonder een correcte verwerking van financiële gegevens is betrouwbare rapportage immers onmogelijk.
Toch is het onderscheid tussen het invoeren van gegevens en het begrijpen ervan steeds relevanter.
Een medewerker kan bijvoorbeeld constateren dat de debiteurenpositie is toegenomen. Interessanter wordt het wanneer diegene ook kan onderzoeken waardoor dat komt. Zijn klanten later gaan betalen? Is de omzet sterk gegroeid? Zijn er enkele grote facturen die het beeld vertekenen? Of schort er iets aan het debiteurenbeheer?
Daar ontstaat de toegevoegde waarde van financiële vakkennis. Administratie verandert van registratie achteraf in informatie waarmee collega’s en management verder kunnen.
Een stevige boekhoudkundige basis blijft noodzakelijk
Automatisering maakt financiële kennis niet overbodig. Software kan transacties verwerken en voorstellen doen voor boekingen, maar iemand moet nog steeds kunnen beoordelen of die verwerking klopt.
Dat vraagt kennis van de systematiek achter een boekhouding. Wie zelfstandig administraties voert, moet onder meer begrijpen hoe financiële feiten worden verwerkt en hoe verschillende onderdelen van de administratie met elkaar samenhangen.
Dat geldt bijvoorbeeld voor medewerkers die vanuit een ondersteunende administratieve functie meer verantwoordelijkheid krijgen. Ook voor iemand die een carrièreswitch naar de financiële administratie overweegt, is zo’n fundament belangrijk.
Een opleiding voor het Praktijkdiploma Boekhouden (PDB) past bij professionals die zelfstandig een boekhouding willen leren voeren en tegelijkertijd een volgende stap in hun financieel-administratieve loopbaan ambiëren.
Het relevante woord is hier zelfstandig. Het gaat niet uitsluitend om weten welke knop in een boekhoudprogramma moet worden gebruikt. Een financieel medewerker moet ook kunnen begrijpen waarom een boeking op een bepaalde manier wordt verwerkt en kunnen signaleren wanneer iets niet lijkt te kloppen.
Van boekingen verwerken naar cijfers interpreteren
Naarmate een financieel medewerker zich ontwikkelt, verandert doorgaans het soort vragen waarmee hij of zij te maken krijgt.
In het begin kan de nadruk bijvoorbeeld liggen op:
- inkoop- en verkoopfacturen verwerken;
- bankmutaties controleren;
- debiteuren en crediteuren bijhouden;
- boekingen controleren en corrigeren;
- administratieve gegevens verzamelen.
Bij functies met meer financiële verantwoordelijkheid verschuift de aandacht. Dan komen vragen aan bod over kosten, resultaten, budgetten, financiering en rapportages.
Dat verschil is belangrijk voor werkgevers die nadenken over de ontwikkeling van hun financiële afdeling. Een medewerker die uitstekend is in administratieve verwerking beschikt niet automatisch over alle kennis die nodig is voor een bredere financiële functie. Andersom kan iemand die de onderliggende administratie goed begrijpt een sterke basis hebben om verder door te groeien.
Waarom inzicht in kosten en marges belangrijker wordt
Een voorbeeld van zo’n verdiepingsslag is kostencalculatie.
Stel dat een organisatie verschillende diensten aanbiedt. De omzet per dienst is eenvoudig uit de administratie te halen. Maar welke dienst levert daadwerkelijk de grootste bijdrage aan het resultaat?
Daarvoor moet meer bekend zijn dan alleen de verkoopprijs. Hoeveel uren zijn nodig om de dienst te leveren? Welke directe kosten worden gemaakt? Hoe worden algemene kosten verdeeld? En wat gebeurt er met de marge als lonen of inkoopprijzen veranderen?
Bij een handels- of productiebedrijf spelen vergelijkbare vragen. Een product dat veel omzet genereert, hoeft onderaan de streep niet het meest interessant te zijn. Hoge inkoopkosten, arbeidskosten, retouren, opslag of andere kosten kunnen het resultaat beïnvloeden.
Een financieel professional die dergelijke verbanden kan doorgronden, kan het management van veel bruikbaardere informatie voorzien dan iemand die uitsluitend rapporteert dat een bepaalde kostenrekening is gestegen.
De stap naar meer financieel-administratieve verantwoordelijkheid
Wie doorgroeit binnen het financiële vakgebied krijgt vaak te maken met onderwerpen die verder gaan dan de dagelijkse boekhouding. Financiële verslaglegging, budgettering, kostencalculatie en bedrijfseconomische vraagstukken worden dan relevanter.
Daarmee verandert ook de rol binnen de organisatie.
Een financieel medewerker kan bijvoorbeeld worden gevraagd om verschillen tussen begroting en realisatie toe te lichten. Een financieel manager moet cijfers kunnen vertalen naar aandachtspunten voor de organisatie. Ook in economisch-administratieve functies kan het nodig zijn om gegevens uit verschillende bronnen samen te brengen en daar conclusies uit te trekken.
Voor professionals die een functie als financieel of economisch medewerker of manager ambiëren, of een andere verantwoordelijke functie op financieel-administratief niveau willen vervullen, kan een opleiding Moderne Bedrijfsadministratie (MBA) aansluiten bij die volgende stap.
Die ontwikkeling laat meteen zien waarom financiële scholing niet uitsluitend een zaak van de werknemer is. Ook werkgevers hebben er belang bij dat kennis meegroeit met de verantwoordelijkheden die binnen een functie ontstaan.
Wanneer is bijscholing voor financiële medewerkers zinvol?
Niet iedere medewerker hoeft dezelfde opleiding te volgen en meer scholing is niet automatisch beter. Het vertrekpunt moet de functie zijn, plus de werkzaamheden die iemand in de nabije toekomst gaat uitvoeren.
Er zijn wel situaties waarin het verstandig is om het kennisniveau opnieuw te bekijken.
De functie is in de praktijk breder geworden
Functies veranderen soms geleidelijk. Iemand begon bijvoorbeeld met factuurverwerking en debiteurenbeheer, maar stelt inmiddels ook periodieke overzichten op en beantwoordt financiële vragen van collega’s.
De officiële functiebeschrijving kan dan achterlopen op de werkelijkheid. Dat is een logisch moment om te bekijken of aanvullende vakkennis nodig is.
Een medewerker krijgt meer verantwoordelijkheid
Een promotie binnen de financiële afdeling betekent vaak dat iemand andere beslissingen moet kunnen nemen. Het gaat dan minder om snelheid en nauwkeurigheid bij de verwerking en meer om beoordeling, analyse en uitleg.
Daarvoor kunnen aanvullende kennis en vaardigheden nodig zijn.
De organisatie groeit
Groei maakt financiële processen vaak ingewikkelder. Er komen meer transacties, medewerkers, leveranciers en klanten. Misschien ontstaan verschillende vestigingen, afdelingen of bedrijfsonderdelen.
De informatiebehoefte groeit mee. Waar een eenvoudige resultatenrekening eerder voldoende was, wil het management later bijvoorbeeld weten hoe afzonderlijke activiteiten presteren.
Er verdwijnt kennis uit het team
Vertrekt een ervaren financieel medewerker, dan wordt soms pas duidelijk hoeveel kennis bij één persoon was geconcentreerd. Dat kan een kwetsbare situatie opleveren.
Scholing kan onderdeel zijn van een bredere oplossing waarbij kennis beter over het team wordt verdeeld en medewerkers elkaar gemakkelijker kunnen vervangen.
Kijk verder dan functietitels
Functienamen in de financiële administratie kunnen verwarrend zijn. Boekhouder, administrateur, financieel medewerker, assistent-controller en financieel manager worden niet bij iedere organisatie op dezelfde manier ingevuld.
Een mkb-bedrijf kan één financieel medewerker hebben die een zeer breed takenpakket uitvoert. Een grotere organisatie verdeelt hetzelfde werk misschien over verschillende gespecialiseerde functies.
Bij werving en ontwikkeling is het daarom verstandiger om naar werkzaamheden en verantwoordelijkheden te kijken dan uitsluitend naar een functietitel.
Moet iemand zelfstandig een boekhouding kunnen voeren? Is diegene verantwoordelijk voor periodieke rapportages? Moet de medewerker kosten kunnen analyseren? Wordt verwacht dat hij of zij budgetten opstelt? Moeten financiële resultaten aan het management worden toegelicht?
Pas wanneer die vragen duidelijk zijn, kun je bepalen welk kennisniveau bij een functie hoort.
Automatisering verandert de inhoud van financieel werk
Boekhoudsoftware heeft een groot deel van het administratieve proces efficiënter gemaakt. Facturen kunnen digitaal worden aangeleverd, banktransacties kunnen automatisch worden gekoppeld en gegevens hoeven minder vaak handmatig te worden overgenomen.
Dat verandert de werkzaamheden op financiële afdelingen. Het betekent echter niet dat inhoudelijke kennis minder relevant wordt.
Automatische verwerking vraagt namelijk nog steeds om controle. Wanneer software een transactie verkeerd classificeert, moet iemand dat kunnen herkennen. En een automatisch gegenereerd financieel rapport geeft cijfers weer, maar vertelt het management niet vanzelf wat de belangrijkste conclusie is.
Juist wanneer het invoerwerk afneemt, kan er meer nadruk komen te liggen op controle, interpretatie en analyse.
Voor financiële professionals is dat een relevante ontwikkeling. Vaardigheid met software is nuttig, maar kennis van de financiële principes achter die software maakt iemand breder inzetbaar.
Financiële ontwikkeling hoeft niet voor iedereen hetzelfde te zijn
Een werkgever die medewerkers wil laten groeien, hoeft niet automatisch te streven naar één standaardroute voor het hele financiële team.
De ene medewerker wil zich specialiseren in boekhouding en zelfstandig administraties kunnen voeren. Een ander wil doorgroeien naar een bredere financieel-administratieve functie. Weer een ander heeft juist interesse in controlling, fiscaliteit, salarisadministratie of management.
Daarom helpt het om ontwikkeling concreet te bespreken. Welke werkzaamheden voert iemand nu uit? Welke verantwoordelijkheden zouden daar over een jaar of twee bij kunnen komen? Welke kennis ontbreekt daarvoor nog?
Zo wordt opleiden geen losstaand arbeidsvoordeel, maar een onderdeel van personeels- en organisatieontwikkeling.
Wat werkgevers zelf kunnen doen
Professionele ontwikkeling vraagt meer dan iemand inschrijven voor een cursus of opleiding. Medewerkers moeten nieuwe kennis ook in hun werk kunnen toepassen.
Een medewerker die leert over kostencalculatie kan bijvoorbeeld worden betrokken bij een interne analyse van productkosten. Iemand die meer leert over financiële rapportage kan ondersteunen bij het voorbereiden van de maandrapportage.
Ook begeleiding speelt een rol. Ervaren collega’s kunnen uitleggen waarom binnen de organisatie bepaalde financiële keuzes worden gemaakt. Daarmee wordt theoretische kennis verbonden aan de praktijk.
Voor werkgevers kan het nuttig zijn om periodiek drie vragen te stellen:
- Welke financiële kennis hebben we nu in huis?
- Welke kennis hebben we straks nodig?
- Welke medewerkers kunnen en willen zich in die richting ontwikkelen?
Die vragen zijn vooral relevant bij groei, personeelswisselingen of veranderingen in de manier waarop de financiële afdeling is georganiseerd.
Een financiële loopbaan draait steeds meer om begrijpen en verklaren
Een goede financiële administratie blijft afhankelijk van mensen die nauwkeurig kunnen werken en de boekhoudkundige basis beheersen. Maar naarmate functies zwaarder worden, neemt het belang van interpretatie toe.
Dat biedt perspectief voor medewerkers die hun financiële loopbaan verder willen ontwikkelen. Zelfstandig een boekhouding kunnen voeren kan een belangrijke stap zijn. Daarna kunnen onderwerpen als kostencalculatie, verslaglegging, budgettering en bedrijfseconomische analyse relevanter worden voor functies met meer verantwoordelijkheid.
Voor werkgevers ligt er tegelijkertijd een praktische vraag: sluit het kennisniveau van de financiële afdeling nog aan bij wat de organisatie van die afdeling verwacht?
Wie daar regelmatig naar kijkt, voorkomt dat functieontwikkeling en vakkennis uit elkaar gaan lopen. Uiteindelijk zit de waarde van een financiële professional namelijk niet alleen in het correct verwerken van cijfers. Minstens zo waardevol is iemand die begrijpt waar die cijfers vandaan komen, verbanden herkent en kan uitleggen wat ze voor de organisatie betekenen.
