Meer dan roosterplanning
Bij Vlirdens krijgen ze dagelijks veel vragen over dit thema binnen. Niet zo vreemd, want dit bedrijf is gespecialiseerd in het verbeteren van de personeelsplanning van allerlei organisaties. Het draait namelijk niet alleen om het aannemen van voldoende mensen en om het goed invullen van de werkroosters. Wie echt goed op de toekomst voorbereid zijn, moet serieus werk maken van workforce management.
De benodigde capaciteit voorspellen
De vraag is dus: wat is workforce management precies en hoe kan het een ondernemer helpen om zijn bedrijf beter te structureren? Eén van de inzichten is dat je beter in staat bent om efficiënt te plannen als je goed kunt voorspellen welke capaciteit je nodig hebt. Het analyseren van historische gegevens over meerdere jaren helpt je om te begrijpen waarde piekmomenten zitten en hoe die zich door de jaren heen ontwikkelen. Vervolgens kun je daarop je personeelsplanning baseren.
Competenties wegen mee
Het draait echter niet alleen om getallen. Als je twintig mensen in dienst hebt, maar er zijn er slechts twee gekwalificeerd om bepaalde taken te verrichten, heb je alsnog een probleem wanneer juist die taken in omvang toenemen. Dat betekent dat je dus ook moet kijken naar wat iemand kan en hoe vaak iemand beschikbaar is. Je moet overbelasting voorkomen, een prettig werkklimaat scheppen en ook nog eens rekening houden met verlofdagen, studies, werkoverleg, uitval door ziekte, enzovoort.
Wat kun je doen?
Indien mogelijk, kun je het personeelsbestand zodanig inrichten dat er een goede mix is van verschillende typen arbeidskrachten. Denk aan fulltime en parttime medewerkers, oproepkrachten en uitzendkrachten of zelfstandigen die je op projectbasis inhuurt. Als je dit goed in kaart brengt, kun je voortijdig knelpunten signaleren en daarop anticiperen. Er kan dan ook een soort kruisbestuiving ontstaan, waarbij je vanuit de ene laag de tekorten in een andere laag opvult. Bovendien is het zaak om ver vooruit te kijken. Je wilt niet alleen weten waar je over drie maanden staat, maar vooral ook over anderhalf jaar.
