Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google
Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 3: Bestandsuitwisseling

Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 3: Bestandsuitwisseling

24 juni 2013
Samenwerken gaat online net zo goed - en misschien wel beter - als 'gewoon' op kantoor. Maar welke programma's gebruikt u voor samenwerking? Programma's die betrouwbaar en veilig zijn, en als het even kan ook nog Nederlands. In deze serie van drie afleveringen selecteert De Zaak de beste tools om online samen te werken. Deel 3 - Tools voor bestandsuitwisseling: Motiv mSafe, Woozl en WeTransfer.

Tools voor bestandsuitwisseling
Een dienst als Dropbox, waarmee u bestanden snel en gemakkelijk online opslaat en deelt, is in korte tijd een begrip geworden. De gratis versie biedt echter slechts 2 Gb opslagruimte, al kunt u dat via een soort bonusplan nog wel opvoeren tot 16 Gb. Er is echter geen uptime-garantie: is de site uit de lucht, dan kunt u niet meer bij uw spullen.

Dropbox is bovendien Amerikaans. Uw documenten staan dus hoogstwaarschijnlijk op een server die zich fysiek in de VS bevindt, waardoor bij een geschil het Amerikaanse recht geldt. Los daarvan: door de Patriot Act kunnen de veiligheidsdiensten uit dat land meekijken met wat u opslaat. Denk ook aan de onlangs gelekte informatie over het ‘Prism’-programma, waaruit blijkt dat de Amerikaanse overheid alle digitale bestanden van (buitenlandse) internetters in kan zien.

Google Drive en Microsoft SkyDrive zijn goede alternatieven, maar ook daarvoor geldt: bij een geschil geldt het Amerikaanse recht en de beschikbare opslagruimte is weliswaar gratis, maar beperkt.

Nederlandse aanbieders
Er zijn ook Nederlandse aanbieders van online bestandsuitwisseling, zoals Motiv mSafe, Woozl en WeTransfer. Misschien minder bekend, maar daarom zeker niet minder goed. Ze bieden de zekerheid van Nederlands recht bij een eventueel geschil én – wel zo praktisch – ondersteuning in de eigen taal en aanmerkelijk meer opslagruimte. Voor die zekerheden betaalt u een relatief lage prijs.

Motiv mSafe
Motiv levert maatwerkoplossingen op het gebied van informatiebeveiliging. Het bedrijf ontwikkelde mSafe speciaal voor de zakelijke markt, op basis van de vraag van eigen klanten. Uitgangspunten: maximale veiligheid en betrouwbaarheid. Denk aan bedrijfsgevoelige informatie, zoals personeelsdossiers, medische dossiers en financiële informatie.

Zo werkt het
U maakt met mSafe per project, klant of contactpersoon een werkruimte, in feite een virtuele map. Als beheerder verleent u toegang tot die werkruimte aan de mensen met wie u aan een project werkt. Zij kunnen inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord, en een eenmalige per SMS toegestuurde code.

Vervolgens kunnen de gebruikers bestanden ‘uploaden’ naar de werkruimte. Die bestanden worden eerst gescand op malware. Als ze veilig zijn bevonden, krijgen alle deelnemers van de werkgroep een notificatie per e-mail dat er een upload heeft plaatsgevonden.

Voordelen
Vrijwel alle diensten voor bestandsuitwisseling via internet kennen alleen authenticatie voor gebruikers die bestanden willen plaatsen. Volgens Bastiaan Bakker van Motiv onderscheidt mSafe zich door op zeer geavanceerde manier de identiteit te valideren van álle gebruikers, dus zowel van degenen die bestanden plaatsen als degenen die ze downloaden. Bovendien wordt alle data versleuteld opgeslagen in een Nederlands data-center.

Kenmerken

  • Opslag versleutelde documenten in Nederland;
  • Sterke authenticatie voor alle gebruikers;
  • Uitgebreid logboek per werkruimte.

Woozl
De makers noemen Woozl zelf een ‘online documentmanagement oplossing’. Gebruikers kunnen namelijk documenten versturen, delen én beheren. Bestandsuitwisseling is evenwel de meest gebruikte functionaliteit.

Zo werkt het
Na de registratie, waarvoor alleen een e-mail adres en wachtwoord nodig is, kunt u eventueel een profiel aanmaken.

Voor het gebruik van Woozl heeft u vier opties, die afhankelijk zijn van het aantal medewerkers en de grootte van de bestanden die worden uitgewisseld. Voor nog geen € 15,- per jaar heeft u een Professional account (1 medewerker, opslaglimiet 10 GB), terwijl u voor € 150,- met 10 medewerkers over een opslaglimiet beschikt van 250 GB.

Een zzp’er zal doorgaans kunnen volstaan met een Professional account. Hij kan via Woozl bestanden met een ongelimiteerd aantal personen uitwisselen.

Voordelen
Woozl is een dienst van Pro4All, dat sinds 2000 bestaat. Volgens Joost Bolkenstein van Pro4All is Woozl een veilig alternatief voor aanbieders als Dropbox en WeTransfer, die vooral door consumenten worden gebruikt.

Bolkenstein: “Alle bestanden worden op Nederlandse bodem opgeslagen, op het hoogste niveau beveiligd en er wordt een dubbele back-up gemaakt. Privacy en veiligheid zijn hierdoor gewaarborgd. Anders dan gratis online documentmanagement-oplossingen, deelt Woozl geen documenten met derden voor advertentiedoeleinden. Gebruikers van de gratis variant van Dropbox weten niet waar hun bestanden staan en geven toestemming om hun documenten te gebruiken.”

De verbinding met Woozl is versleuteld met AES-encryptie.

Kenmerken

  • Opslag op Nederlandse bodem (onbeperkt);
  • Dubbele back-up;
  • Versleutelde verbinding.


WeTransfer
De eigenaren van WeTransfer wilden een concurrerende dienst voor het Californische YouSendit beginnen en kwamen zo op de naam. De site valt onder Nederlands recht.

Zo werkt het
WeTransfer biedt een consumentenversie aan, waarmee u tot 2 GB aan bestanden kunt versturen die maximaal 2 weken worden bewaard.

Daarnaast is er een Plus-versie voor bedrijven, voor € 10,- per maand.

Voordelen
Met de Plus-versie kunt u bestanden versturen tot een maximale grootte van 5 GB, naar 100 verschillende ontvangers tegelijk. Verder kunt u bestanden zo lang opslaan als u wilt, tot maximaal 50 GB in totaal.

Met de Plus-versie krijgt u bovendien een eigen URL. Die ziet er dan zo uit: uwbedrijfsnaam.transfer.com. Die pagina kunt u visueel aantrekkelijker maken met eigen beeldmateriaal (wallpapers). De URL staat ook vermeld op e-mails die worden verstuurd.

Kenmerken

  • Bestanden kunnen beveiligd worden met een wachtwoord;
  • Bestanden kunnen een maximale grootte van 5 GB hebben;
  • Plus-versie biedt eigen URL;
  • 50 GB opslagruimte.

 

Lees ook:
Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 1: Office-suites »
Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 2: Online projectmanagement »

Lees ook…