Het organiseren van een congres kan je bedrijf verschillende voordelen bieden. Bijvoorbeeld dat het je in staat stelt om je expertise tentoon te spreiden, je netwerkmogelijkheden te vergroten, nieuwe klanten aan te trekken en bestaande relaties te versterken. Daarnaast is het een goed instrument om kennisuitwisseling te bevorderen, maar zeker ook om je merkbekendheid te vergroten. Een goed georganiseerd congres kan leiden tot nieuwe zakelijke kansen en samenwerkingsverbanden. Maar wat is er belangrijk bij het goed organiseren van een congres? In ieder geval de juiste locatie. Daarom hier een checklist voor het kiezen van de juiste congreslocatie.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Geografische ligging en bereikbaarheid

Eén voorwaarde voor het slagen van je congres, is dat het goed bezocht wordt. Je wilt natuurlijk dat zoveel mogelijk van de genodigden ook daadwerkelijk komen uitdagen. De geografische ligging van de congreslocatie speelt daarbij wel een rol. Het is ontmoedigend als mensen te ver moeten reizen om naar je congres te komen. Verwacht dus niet dat mensen uit Groningen zich geroepen voelen om naar Maastricht te komen. Kies een met al je genodigden in het achterhoofd centraal gelegen locatie om je congres te laten plaatsvinden. Daarbij is bereikbaarheid met het openbaar vervoer ook een belangrijke factor om mee te nemen. Kies een congreslocatie die zonder al te veel tijd en moeite te bereiken is met het openbaar vervoer.

Toegankelijkheid van de congreslocatie

Inclusiviteit is nu meer dan ooit een thema. Natuurlijk discrimineer je niet bewust, maar als je kiest voor een congreslocatie waarbij de toegankelijkheid voor mindervaliden niet op orde is, doe je dat onbewust tóch. Je wilt dat mensen die slecht ter been zijn of aangewezen zijn op een rolstoel zonder al te veel moeite kunnen aansluiten bij je evenement. Het is vervelend als men er ter plekke achter komt dat dit juist wel ingewikkeld blijkt te zijn. Erger nog is om op je uitnodiging te moeten vermelden dat de locatie ongeschikt is voor mindervaliden, want dat straalt bijzonder slecht af op je bedrijf.

Capaciteit van de congreslocatie

Natuurlijk is het niet onbelangrijk om zeker te weten dat je beoogde congreslocatie de juiste capaciteit heeft. Daarvoor moet inschatten hoeveel mensen er gaan komen naar je congres. Je wilt dat er genoeg ruimte voor iedereen is om comfortabel te kunnen zijn, zonder dat er veel leegte is. Want in dat laatste geval lijkt het alsof de opkomst slecht is. Maar te weinig capaciteit is zeker ook af te raden. Iedereen wil kunnen zitten en niet urenlang elkaar in de nek hoeven hijgen. 

Alle benodigde faciliteiten aanwezig

Jouw congres kent een programma. Misschien zijn er verschillende presentaties, misschien wil je in groepen kunnen opdelen, en wellicht wil je ook gezamenlijk de lunch kunnen gebruiken. Voor al dit soort zaken zijn specifieke faciliteiten nodig. Denk bijvoorbeeld aan audiovisuele faciliteiten, catering en de beschikbaarheid van aparte ruimtes naast een grote gezamenlijke ruimte. Dit zijn wel zaken waarop je je congreslocatie moet uitkiezen, want de locatie moet bij jouw gewenste programma passen, in plaats van dat je je programma moet aanpassen op de locatie.

Sfeer van de locatie

Je congres is een visitekaartje voor jouw bedrijf. Daarom is uitstraling belangrijk. Qua sfeer is de ene locatie de andere niet. Sommige locaties zijn heel leuk ingericht en hebben bijvoorbeeld een bijzondere locatie, andere zijn weer heel kil en zakelijk. Het is belangrijk dat de sfeer van de locatie past bij wat jij wilt uitstralen met je congres. Daarom kan het geen kwaad om eerst een aantal potentiële locaties te gaan bezoeken voordat je een keuze maakt. Daarbij is het verstandig om ook meteen de akoestiek te testen.

Zoals je kunt lezen, zijn er hoop zaken waarop je moet filteren bij het zoeken van de meest geschikte congreslocatie. Dat kan betekenen dat het aantal opties dat overblijft beperkt is. Daardoor is het verstandig om ruim van tevoren te beginnen met plannen, zodat je zeker weet dat de locatie in kwestie ook daadwerkelijk beschikbaar is wanneer jij hem wilt gebruiken.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Dit artikel is een ingezonden bericht en valt buiten de verantwoordelijkheid van de redactie.

Lees ook…
Als ondernemer wil je niet alleen een bedrijf runnen; je streeft naar groei, succes en stabiliteit. Het vergroten van de schaal van je onderneming is…
De banksector heeft een ingrijpende transformatie ondergaan in het afgelopen decennium. De opkomst van nieuwe technologieën en veranderende…
Wanneer je begint met ondernemen, dan zijn er een aantal belangrijke zaken die geregeld moeten worden. Allereerst is het belangrijk ervoor te zorgen…
De kerst komt er weer bijna aan. En iedereen brengt die dagen op zijn eigen manier door. Zorg ervoor dat waar je ook bent en met wie je ook wilt…
In de dynamische wereld van magazijnbeheer worden efficiëntieverbeteringen steeds crucialer. Elektrische heftrucks, vooral die van het gerenommeerde…
Kerst is één van de leukste feestdagen van het jaar. Wij hebben ervoor gezorgd dat liefde, familie en gezelligheid centraal staan tijdens deze…