Geografische ligging en bereikbaarheid
Eén voorwaarde voor het slagen van je congres, is dat het goed bezocht wordt. Je wilt natuurlijk dat zoveel mogelijk van de genodigden ook daadwerkelijk komen uitdagen. De geografische ligging van de congreslocatie speelt daarbij wel een rol. Het is ontmoedigend als mensen te ver moeten reizen om naar je congres te komen. Verwacht dus niet dat mensen uit Groningen zich geroepen voelen om naar Maastricht te komen. Kies een met al je genodigden in het achterhoofd centraal gelegen locatie om je congres te laten plaatsvinden. Daarbij is bereikbaarheid met het openbaar vervoer ook een belangrijke factor om mee te nemen. Kies een congreslocatie die zonder al te veel tijd en moeite te bereiken is met het openbaar vervoer.
Toegankelijkheid van de congreslocatie
Inclusiviteit is nu meer dan ooit een thema. Natuurlijk discrimineer je niet bewust, maar als je kiest voor een congreslocatie waarbij de toegankelijkheid voor mindervaliden niet op orde is, doe je dat onbewust tóch. Je wilt dat mensen die slecht ter been zijn of aangewezen zijn op een rolstoel zonder al te veel moeite kunnen aansluiten bij je evenement. Het is vervelend als men er ter plekke achter komt dat dit juist wel ingewikkeld blijkt te zijn. Erger nog is om op je uitnodiging te moeten vermelden dat de locatie ongeschikt is voor mindervaliden, want dat straalt bijzonder slecht af op je bedrijf.
Capaciteit van de congreslocatie
Natuurlijk is het niet onbelangrijk om zeker te weten dat je beoogde congreslocatie de juiste capaciteit heeft. Daarvoor moet inschatten hoeveel mensen er gaan komen naar je congres. Je wilt dat er genoeg ruimte voor iedereen is om comfortabel te kunnen zijn, zonder dat er veel leegte is. Want in dat laatste geval lijkt het alsof de opkomst slecht is. Maar te weinig capaciteit is zeker ook af te raden. Iedereen wil kunnen zitten en niet urenlang elkaar in de nek hoeven hijgen.
Alle benodigde faciliteiten aanwezig
Jouw congres kent een programma. Misschien zijn er verschillende presentaties, misschien wil je in groepen kunnen opdelen, en wellicht wil je ook gezamenlijk de lunch kunnen gebruiken. Voor al dit soort zaken zijn specifieke faciliteiten nodig. Denk bijvoorbeeld aan audiovisuele faciliteiten, catering en de beschikbaarheid van aparte ruimtes naast een grote gezamenlijke ruimte. Dit zijn wel zaken waarop je je congreslocatie moet uitkiezen, want de locatie moet bij jouw gewenste programma passen, in plaats van dat je je programma moet aanpassen op de locatie.
Sfeer van de locatie
Je congres is een visitekaartje voor jouw bedrijf. Daarom is uitstraling belangrijk. Qua sfeer is de ene locatie de andere niet. Sommige locaties zijn heel leuk ingericht en hebben bijvoorbeeld een bijzondere locatie, andere zijn weer heel kil en zakelijk. Het is belangrijk dat de sfeer van de locatie past bij wat jij wilt uitstralen met je congres. Daarom kan het geen kwaad om eerst een aantal potentiële locaties te gaan bezoeken voordat je een keuze maakt. Daarbij is het verstandig om ook meteen de akoestiek te testen.
Zoals je kunt lezen, zijn er hoop zaken waarop je moet filteren bij het zoeken van de meest geschikte congreslocatie. Dat kan betekenen dat het aantal opties dat overblijft beperkt is. Daardoor is het verstandig om ruim van tevoren te beginnen met plannen, zodat je zeker weet dat de locatie in kwestie ook daadwerkelijk beschikbaar is wanneer jij hem wilt gebruiken.
