Wat is een project?
Een project is een tijdelijke activiteit met een duidelijk opgesteld doel. Denk daarbij aan het maken van een (nieuw) product, of het bereiken van een bepaald resultaat. Aangezien een project tijdelijk van aard is, heeft een project altijd een begin- en einddatum. Bovendien kent een project een bepaald budget waarmee gewerkt dient te worden.
Een project moet goed beheerst worden. Er moet bijvoorbeeld regelmatig gecontroleerd worden of budgetten niet overschreden worden en of deadlines gehaald kunnen worden. Voor het beheersen van projecten zijn verschillende methoden beschikbaar. Hieronder bespreken we er twee.
Hoe beheers je een project?
Voor het beheersen van een project, gebruik je een bepaalde methode. Zoals we net al noemden, zijn er verschillende methoden beschikbaar. Elke methode werkt anders en niet elke methode past bij elk project. Hieronder bespreken we twee veelgebruikte methoden voor het beheersen van projecten: PRINCE2 en Agile.
PRINCE2
PRINCE staat voor “PRojects IN Controlled Environtments”. De 2 staat voor het feit dat dit de tweede versie van de methode betreft. Oorspronkelijk werd hij ontwikkeld door een Britse overheidsorganisatie. Inmiddels wordt de methode toegepast door bedrijven over de hele wereld voor het beheersen van hun projecten. Bij deze methode spreken we van 7 principes:
- Voortgaande zakelijke rechtvaardiging: er moet regelmatig gecontroleerd worden of het project het bedrijf winst oplevert.
- Leren van ervaringen: als men nieuwe dingen leert, dan moeten die dingen onthouden worden en toegepast worden tijdens volgende projecten.
- Rollen en verantwoordelijkheden definiëren: iedereen die werkt aan het project moet zijn eigen rol en de rollen van anderen kennen.
- Beheersen per fase: als iets erg complex is, dan dient het opgedeeld te worden in kleinere delen die eenvoudiger zijn.
- Manage by exception: een manager zou alleen in moeten grijpen als er iets niet goed gaat. Gaat alles goed, dan moet er niet bijgestuurd worden.
- Productgerichte aanpak: van tevoren moet duidelijk zijn wat er geleverd moet worden en op basis hiervan moet het project ingedeeld worden.
- Afstemmen op de omgeving: het is belangrijk om PRINCE2 niet klakkeloos over te nemen. Als een bedrijf de methode aanpast waar dat nodig is, dan heeft het project een grotere slagingskans.
Agile
Een andere veel gebruikte manier voor het beheersen van projecten, is Agile. Deze methode is vernoemd naar het Engelse woord voor behendigheid of lenigheid. Bij Agile werken, delen we een project op in meerdere kleine stappen.
De methode vond zijn oorsprong in de ICT-branche, waar teams werkten in “sprints” van twee weken. Na deze twee weken werd er een werkend stuk software opgeleverd, waar de klant feedback op kon geven. Deze feedback werd vervolgens weer gebruikt als input voor een volgende sprint.
Deze manier van werken stelt teams in staat om sneller werkende producten te leveren. Bovendien sluiten deze producten beter aan op de wensen van de klant, omdat er ruimte is voor feedback. Een Agile project is bovendien erg flexibel, omdat er gewerkt wordt in korte sprints. Als er iets verandert, bijvoorbeeld met betrekking tot de wensen van de klant, dan hoeft er niet een planning van tientallen weken aangepast te worden.
Software gebruiken
Voor het beheersen zijn dus meerdere methoden beschikbaar. Maar hoe hou je de planning, taken, werkzaamheden en budgetten bij? Hiervoor kun je het beste gebruik maken van software. Hieronder bespreken we de twee opties waar de meeste bedrijven gebruik van maken.
Spreadsheets
Veel manager gebruiken spreadsheets, bijvoorbeeld in Microsoft Excel of Google Docs, om projecten te beheersen. De cellen in een spreadsheet lening zich prima om een planning bij te houden en met formules kunnen bijvoorbeeld uren en budgetten doorgerekend worden. Voor hele kleine projecten en wanneer er sprake is van een kleine hoeveelheid projecten, is een spreadsheet een prima tool om een project te beheersen.
Gaat het om grotere projecten, of lopen er meerdere projecten tegelijk, dan kan een spreadsheet al snel een nachtmerrie worden. Zeker als er iets anders verloopt dan vooraf gepland, is dit lastig om te verwerken in een spreadsheet. Getallen moeten aangepast worden en cellen moeten versleept worden, wat erg foutgevoelig is. Maar ook bij iets simpels als een taak die afgerond wordt, moet de manager een aanpassing doorvoeren in de spreadsheet, waarbij een foutje snel gemaakt is.
Hoewel spreadsheets dus vaak gebruikt worden, zijn ze verre van ideaal. Veel handiger is software die speciaal ontworpen is voor het beheersen van projecten: projectmanagement software.
Projectmanagement software
Projectmanagement software is, zoals de naam al doet vermoeden, ontworpen voor het beheersen van projecten. Met dit soort software maak je bijvoorbeeld heel makkelijk een planning van alle taken die uitgevoerd moeten worden. Is een taak afgerond, dan vink je hem makkelijk af. Is een taak vertraagd, dan pas je de planning makkelijk aan. Ook krijg je een helder inzicht in hoeveel budget er al verbruikt is en hoeveel er waarschijnlijk nog gebruikt gaat worden.
De methoden voor het beheersen van projecten die we zojuist noemden, zijn vaak ingebouwd in projectmanagement software. Je kunt dus je projecten beheersen met bewezen methoden, waardoor de kans op een succesvol project aanzienlijk toeneemt.
Als jouw bedrijf nog geen gebruik maakt van projectmanagement software, dan is dat dus iets waar je eens over na zou moeten denken. Want budgetten tot een beter einde brengen, waardoor er onderaan de streep meer overblijft, welk bedrijf wil dat nu niet?
