Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on google

Bondige functiebeschrijvingen

24 oktober 2011
In functiebeschrijvingen wordt vastgelegd wat mensen betekenen in een organisatie en wat er van hen wordt verwacht. Door functies en beoogde resultaten goed af te bakenen, creëert u structuur in samenwerking én in het bedrijf. Maar hoe maakt u bondige en werkbare functiebeschrijvingen?

Waarom functiebeschrijvingen?
In functiebeschrijvingen wordt vastgelegd wat mensen betekenen in een organisatie en wat zij daarbinnen dienen te realiseren. In feite kunnen functies dus worden gezien als de ‘bouwstenen’ van het bedrijf.
Het definiëren van functies betekent dan ook nadenken over de organisatiestructuur. Door verantwoordelijkheden af te stemmen en duidelijk te beschrijven, ontstaat structuur in samenwerking. Ook kan de werkdruk in de functies worden verdeeld en beheersd.

Nog meer voordelen van heldere functiebeschrijvingen:

  • gemotiveerde werknemers. Door een functie af te bakenen weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht en wanneer zij succesvol zijn;
  • goede basis voor het sturen van de prestaties van medewerkers. De beschrijving kan dienen als input voor het beoordelingsgesprek;
  • helderheid over beoogde resultaten. Mensen kunnen zich meer ‘focussen’ en zullen beter presteren.

Resultaatgerichte functiebeschrijvingen
Maak van functiebeschrijvingen geen ellenlange opsommingen van welke activiteiten bij de functie horen, binnen welke procedure en regels deze moeten worden vervuld, etc. Daarmee schieten u en uw werknemers weinig op. Ze zijn nauwelijks overzichtelijk en vooral weinig motiverend. Functioneler is de resultaatgerichte functiebeschrijving. Door te kijken wát een functie moet bereiken – in plaats van hóe deze dit moet bereiken of wat de medewerker moet doen óm dit te bereiken – ontstaat een bondig en helder functiebeeld.

Om tot een resultaatgerichte beschrijving te komen, dienen allereerst de verschillende resultaten te worden gedefinieerd. Hoe kunt u dat het beste doen?

Iedere functie zijn eigen ‘winkeltje’
Maak een analyse van de verschillende ‘klanten’ waaraan zaken worden geleverd. Bedenk dat iedere functie zijn eigen ‘winkeltje’ heeft met eigen klanten. Of het nu collega’s zijn die aan het bureau komen en iets van de medewerker vragen of externe klanten: in de dagelijkse praktijk van de functie is iedereen aan wie de medewerker iets levert, een klant.

De mate waarin mensen een eigen winkeltje hebben en trots kunnen zijn op hun resultaten die zij leveren aan interne of externe klanten, is bepalend voor het werkplezier van medewerkers. Met deze klant-levernacier-benadering wordt de structuur in samenwerking binnen een organisatie duidelijk en wordt helder wat de toegevoegde waarde is van een functie binnen een organisatie: Welke mensen maak jij nu precies blij vanuit jouw functie: wie zijn jouw klanten?

Zo wordt bijvoorbeeld een plan geleverd aan de leidinggevende, een voortgangsinformatie aan collega’s en de bedrijfszekerheid van de webapplicatie aan de medewerkers van het bedrijf. Op deze manier ontstaat een helder en bondig overzicht van de te leveren resultaten. De functiehouder kan zelf middelen en manieren zoeken om deze te behalen.

Procedures en bevoegdheden horen in deze zin niet thuis in de functiebeschrijving, die dient als document om de prestaties van medewerkers te besturen. Als de verantwoordelijkheden goed ingekaderd en helder beschreven zijn, is ook duidelijk met welke zelfstandigheid de functiehouder eigen keuzes kan maken. Zo kan de medewerker dus worden aangesproken op zijn verantwoordelijkheden en zal hij tegelijkertijd meer zelfstandig initiatieven durven nemen.

De resultaatgerichte functiebeschrijving stap voor stap

Rubriek
Toelichting
Functienaam
De functienaam geeft een eerste beeld van de functie, dekt de gehele lading ervan en is onderscheidend ten opzichte van andere functienamen.
Functiedoel
Het doel van de functie geeft aan wat de functie toevoegt aan de organisatie en waarom de functie in het bedrijf aanwezig is (geeft hem dus het bestaansrecht). Het functiedoel geeft tevens de eindverantwoordelijkheid van de functie weer en is ‘de bril’ waardoor alle andere aspecten van de functie moeten worden bekeken.
Vanuit het functiedoel wordt bekeken wat de beoogde deelresultaten zijn, wat de bijbehorende problematiek is en welke deskundigheid nodig is om dit doel te kunnen realiseren. Een vraag die helpt om het functiedoel voldoende af te bakenen is: Waar kan de functie op worden aangesproken?. Een vraag die helpt om het functiedoel concreet te maken is: Wanneer is de organisatie hiermee tevreden?.
Resultaat-gebieden
De resultaatgebieden zijn de diverse deelverantwoordelijkheden van de functie. Om een volledig beeld te krijgen van de afzonderlijke resultaten kunt u alle ‘klanten’ van de functie in kaart brengen. Zowel interne klanten (collega’s, leidinggevenden, medewerkers) als externe klanten. Door per klant te bekijken wat precies wordt geleverd, ontstaat inzicht in de verschillende benodigde resultaten.
Een resultaat wordt aangeduid met een zelfstandig naamwoord. De vraag Waar kan de functie op worden aangesproken? helpt ook hier om de deelverantwoordelijkheden af te bakenen. Zo kan onderscheid worden aangebracht in functies: bijvoorbeeld door de ene functie een ‘strategisch plan’ te laten maken als resultaatgebied, en de andere functie ‘strategische voorstellen’.
Problematiek
De rubriek ‘problematiek’ geeft weer welke keuzes, afwegingen en oplossingen de functie moet maken en bedenken om de diverse resultaatgebieden te realiseren. Door de problematiek goed af te bakenen wordt duidelijk wat de zelfstandigheid van de functie is en de complexiteit van de te maken beslissingen, en welke creativiteit daarbij nodig is. Problematiek geeft niet aan hóe resultaten worden geleverd, maar wat de belangrijkste afwegingen en beslissingen zijn bij het bereiken van die resultaten.
Deskundigheid
Voor het realiseren van de resultaten zijn bepaalde kennis en vaardigheden nodig. Omdat kennis zowel via ervaring als via opleiding kan worden verkregen, wordt de benodigde algemene kennis op een bepaald niveau beschreven, zonder daarbij een specifieke opleiding te noemen. Dit kan algemene kennis zijn op VMBO, MBO, HBO of WO-niveau.
Daarnaast wordt de meer specialistische kennis beschreven die vereist is voor het leveren van de deelresultaten, en tot slot de benodigde kennis van de organisatie. Om de kennis om te kunnen zetten naar resultaten, worden bovendien de benodigde uitdrukkingsvaardigheid en sociale vaardigheid beschreven.


Auteur Kitty van Dijk werkt voor Eprom organisatieadviseurs in Den Haag.

Lees ook…