Deze tip is van toepassing op
-
Microsoft Word 2010
-
Microsoft Excel 2010
-
Microsoft Outlook 2010
Video instructie van deze tip
Op het YouTube kanaal van Easy Learning is deze tip als video te bekijken.
Stap 1: aanmaken van een adressenbestand
- Open Microsoft Excel.
- Maak een bestand aan met daarin de velden die in de mailing moeten worden gebruikt.
- Ook velden waarop moet worden geselecteerd, maar die niet worden afgedrukt, worden in dit bestand gezet.
- Zorg dat er ook een kolom is voor de aanhef. Dit voorkomt het samenstellen van de aanhef en extra spaties.
- Sla het bestand op. Als u de mailing per mail wilt verzenden, moet er uiteraard ook een kolom zijn met het e-mailadres.
- Een voorbeeld van dit bestand staat op de website van Easy Learning.
Stap 2: de mailing maken
- Open in Word uw standaardbrief (het sjabloon).
- Schrijf de inhoud van de mailing.
- De velden die uit het adressenbestand moeten komen, hoeft u nu alleen nog toe te voegen.
Stap 3: het koppelen van adressenbestand en het invoegen van velden
- Selecteer de plek waar u het veld wilt invoegen.
- Als voorbeeld nemen wij het veld ‘aanhef’.
- Kies in het menu voor de tab >> Verzendlijsten
- Ga naar >> Afdruk samenvoegen starten
- Kies voor >> Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen.
- Selecteer ook de optie >> E-mailberichten
- Aan de rechterkant opent nu de wizard
- en kiest u voor >> E-mailberichten
- Druk rechtsonder in het scherm op >> Volgende: Begindocument
- Kies vervolgens voor >> Het huidige document gebruiken.
- Klik op >> Volgende: Adressen selecteren
- Omdat de adressen al in een Excel-sheet zijn ingevoerd, kiest u voor >> Een bestaande lijst gebruiken
- Klik vervolgens op >> Bladeren om het Excel-bestand te koppelen
- Zoek het adressenbestand en selecteer het.
- Er kan een melding worden gegeven over het bevestigen van het gegevensbestand.
Kies voor >> OLE DB-databasebestanden en klik op >> OK - Selecteer het tabblad waar de adressen zijn ingevoerd. In de praktijk is het dus handig om de tabjes in het Excel-werkblad te hernoemen en lege tabbladen te verwijderen.
- In ons voorbeeld kiezen we voor >> Blad1$
- Word toont nu de gegevens die zijn geselecteerd.
- Klik op >> OK
- Klik vervolgens op >> Volgende: Een e-mail schrijven
Stap 4: Velden invoegen in Word
- Nu moeten de velden worden ingevoegd uit het Excel-sheet.
- Selecteer de plek in het document waar het samenvoegveld moet worden ingevoegd.
- Kies in het menu voor >> Samenvoegvelden invoegen
- De velden uit Excel zijn nu zichtbaar.
- Kies het juiste veld.
- In het document staat nu de naam van het samenvoegveld tussen tekens.
- Herhaal deze actie voor alle velden.
- Om te bekijken wat het resultaat is van de velden, kan op >> Voorbeeld van het resultaat worden gedrukt
- Als alle velden zijn toegevoegd, klik dan op >> Volgende: E-mailvoorbeeld
- Nu is het resultaat te zien.
- Klik op >> Volgende: Samenvoeging voltooien
- Klik op >> Elektronische post
- Selecteer het veld waar de e-mailadressen staan in het Excel-werkblad.
- Voeg een onderwerpregel toe voor het e-mailbericht.
- Druk op >> OK
- De mailing in Outlook wordt verzonden.
Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning
Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken.
| Over de auteur Easy Learning levert via de website gratis computertips voorzien van handige schermafdrukken, voorbeeldbestanden en filmpjes. Easy Learning is leverancier van Online trainingen. Met Microsoft Office E-learning cursussen studeer je in je eigen tempo en tijd. |
Tip! Essentiële (of handige) ondernemerszaken: Bedrijfsverzekeringen (zoals bijvoorbeeld een beroepsaansprakelijkheidsv
