Het openbaar vervoer kan een aantrekkelijke en duurzame optie zijn voor zakelijk reizen. Hoe zit het met de kosten en btw? Wat zijn de voordelen? Hoe werkt het administratief? En zijn er slimme totaaloplossingen?

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Inhoudsopgave

Kosten openbaar vervoer aftrekbaar

Zakelijke kosten voor het openbaar zijn aftrekbaar. Dat betekent dat je kosten voor zakelijke reizen mag opvoeren als zakelijke kosten. Natuurlijk moet je dan wel het bewijs hebben dat je met de trein, bus of tram gegaan bent.

Dat betekent dat je bonnen moet bewaren in je boekhouding (zie hieronder meer over de zakelijke ov-chipkaart). En via je agenda kunt aantonen dat het echt een zakelijke reis was.

Btw-aftrek

Op reizen met de trein zit een btw-tarief van 9 procent. Die btw mag je terugvragen. Als je een kaartje in de automaat koopt, zie je de btw niet. Met een zakelijke ov-chipkaart kun je via het overzicht de prijzen zonder btw zien.

Zakelijke ov-chipkaart

De NS heeft een zakelijke kaart, de zogenaamde NS-Business Card. In principe werkt deze heel makkelijk:

  • Je maakt een account aan bij NS Zakelijk
  • Je vraagt een kaart aan (gratis)
  • Je gebruikt deze voor je zakelijke reizen
  • Je ziet precies welke reiskosten zakelijk zijn
  • Je hebt een overzicht van je gemaakte reizen

Het aanvraagproces is eenvoudig. Je koppelt de kaart aan een zakelijke bankrekening, dus je hoeft niet op saldo te reizen. Na de aanvraag ontvang je de kaart via de post en kun je deze gebruiken.

Aan het einde van de maand krijg je een btw-factuur. Dat scheelt een hoop administratie. Als werkgever kun je meerdere zakelijke ov-chipkaarten aan een account toevoegen voor verschillende medewerkers, zodat je van al je medewerkers de kosten hebt.

Voordelen zakelijk reizen met openbaar vervoer op een rij

Gemak

Je kunt lekker ontspannen reizen. Met het openbaar vervoer heb je geen files en hoef je niet op zoek naar een parkeerplek.

Duurzaam

Om te beginnen is reizen met het openbaar vervoer duurzaam. Geen uitstoot van uitlaatgassen, want je rijdt vaak op groene stroom. Zo kun je de CO2-uitstoot van je bedrijf verlagen.

Productief

Je treinreis is een verlengstuk van je werkdag. Laptop mee en werken maar!

Goedkoper

Misschien had je het niet verwacht, maar treinreizen voor je werk zijn goedkoper dan andere vervoersmiddelen, zoals een gebruik van een privéauto. Tot wel 43%!

Minder administratie

Als je NS Zakelijk hebt, krijg je maandelijks een overzicht van je gemaakte reizen. Geen gedoe met bonnetje dus. Je kunt ook kiezen voor verschillende abonnementen, zoals een trajectkaart of voordeelkaart.

Keuzeopties

Met een NS-Business Card kun je kiezen uit de trein, bus, metro of tram. En vaak behoort de OV-fiets ook tot de mogelijkheden!

Nadelen zakelijk reizen met openbaar vervoer

Zijn er nadelen van zakelijke mobiliteit met het ov? Vooruit, laten we er toch een paar noemen.

Vertraging

Je weet dat de kans op vertraging bestaat tijdens je reis. Aan de andere kant: als je met de auto gaat, kun je ook in de file terechtkomen.

Drukte

Misschien denk je aan overvolle coupés waar de meeste mensen moeten staan. Dat kan gebeuren. Maar met een NS-Business Card kun je vaak makkelijk switchen van de tweede klas naar de eerste klas.

Langer onderweg

Soms ben je iets langer onderweg dan wanneer je de auto zou pakken.

Aftrek reiskosten zzp

Ook als zzp’er mag je zakelijke reiskosten aftrekken van de winst. De btw (9%) mag je verrekenen in je btw-aangifte. Het handige van een zakelijke reiskaart is dat je zakelijk makkelijk scheidt van privé. Natuurlijk moet je wel weer kunnen aantonen dat bepaalde tripjes echt zakelijk waren, bijvoorbeeld met een afspraak in je agenda.

Veelgestelde vragen

Wat is ov zakelijk?

Het is een mobiliteitsdienst voor ondernemers en medewerkers die voor hun werk reizen met het openbaar vervoer.

Hoe werkt een business ov?

Je gebruikt een zakelijke ov-kaart. Je checkt hiermee in en vervolgens wordt die reis zakelijk ingeboekt.

Hoeveel kost een business ov?

De NS-Business Card is gratis. Je betaalt voor de trips die je maakt. Je kunt kiezen voor verschillende abonnementen.

Waarom een NS-Business Card?

Je houdt zakelijk en privé makkelijk gescheiden als het gaat om mobiliteit.

Is een NS-Business Card persoonsgebonden?

Ja. Elke medewerker of ondernemer moet een kaart op naam hebben.

Zijn reiskosten aftrekbaar voor zzp’ers?

Ja. Als zzp’er kun je alle reiskosten die je zakelijk maakt, aftrekken.

Welke reiskosten zijn aftrekbaar?

Alle reiskosten die je maakt voor je onderneming, dus ook voor een bezoek aan een potentiële klant of aan een zakelijk congres.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Job Jansen

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij onder andere De Zaak elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.
Lees ook…
De populariteit van elektrisch rijden neemt snel toe. Daarmee groeit ook de behoefte aan een laadinfrastructuur – ook bij bedrijven zelf. In dit…
Rij je zakelijk? Let dan goed op op de regels voor bijtelling van je bedrijfsauto. In dit artikel duiken we in de wereld van bijtelling voor…
Een auto kost geld. Niet alleen als erin gereden wordt, ook als hij stilstaat. Mogen parkeerkosten onbelast worden vergoed? Of zijn deze kosten…
Misschien denk jij – net als veel andere zzp’ers en mkb’ers – na over de vraag of nú overstappen op elektrische bestelwagens een goede investering…
De maximale onbelaste reiskostenvergoeding is vanaf 1 januari 2024 € 0,23 per kilometer. Wat moet jij als ondernemer en/of werkgever weten over de…
Zakelijk rijden in 2024? Dan kan je niet om de vraag heen of het nu de tijd is om de switch naar elektrisch te maken. Want na dit jaar gaat er veel…