Website vernieuwen? Stappenplan voor contentmigratie

Vroeg of laat is het (weer) tijd voor een nieuwe website. Bijvoorbeeld omdat de oude niet meer voldoet aan de laatste HTML-eisen, omdat je de site eindelijk ‘responsive’ wilt maken (zodat de site op elk apparaat hetzelfde toont) of omdat je er e-commercefunctionaliteiten aan toe wilt voegen. Wat de reden dan ook is: een grondige voorbereiding van ‘de verhuizing’ is vereist.

Bestaande content verhuizen naar de nieuwe website? Dan spreken we ook wel van contentmigratie. Dit artikel gaat dus niet over het maken van een compleet nieuwe website met nieuwe inhoud. Evenmin gaat het over een nieuw ontwerp. Nee, het gaat om ‘verhuizen van de inhoud’.

1. MAAK EEN INVENTARISATIE

Afhankelijk van de leeftijd van je website is het sowieso zinvol om eerst te inventariseren wat er wel en niet mee overgaat. Volgens Niels Vonk van Entopic is dit een van de stappen die veel bedrijven onderschatten [Entopic adviseert bedrijven onder meer bij contentmigratie]. Zeker wanneer het een oudere website betreft, blijkt de site vaak meer verouderde content te bevatten dan aanvankelijk werd aangenomen.

Maak van de gelegenheid gebruik en maak meteen schoon schip: wat past er (nog) wel in de nieuwe contentstrategie en wat niet?

2. CONTENTSTRATEGIE

Met dat laatste hebben wij misschien wel het belangrijkste onderdeel van de migratie benoemd: wat voor content ga je bieden?

Bedenk bij het formuleren van je contentstrategie welke boodschap je wilt overbrengen en voor wie. Is de site uitsluitend bestemd voor insiders of richt je je tot een breder publiek? Wil je primair gaan verkopen of wil je je bezoekers ook iets vertellen? Door de wijzigingen die Google in het algoritme van haar zoekmachine eeft aangebracht, scoren laatstgenoemde sites beter.

3. MAAK EEN PLAN VAN AANPAK

Dit vereist een planning (hoe lang trek je voor het volledige project uit? Wie gaat wat doen? Wie is waarvoor verantwoordelijk?).

Kies de juiste volgorde. Volgens Vonk is een van de meest gemaakte fouten dat bedrijven eerst een CMS (content management systeem) kiezen, daarna een webdesigner en pas op het laatst gaan nadenken over de content.

Zorg ervoor dat je alles duidelijk vastlegt: bij voorkeur in een werkdocument (bijvoorbeeld in Excel, maar misschien nog beter in een projectmanagement tool).  Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden van de programma’s (zoals meerdere tabbladen in Excel of een driehoek Budget – Kwaliteit – Deadline in Mindmeister of een andere projectmanagement tool).

Wanneer je een keuze voor een ander CMS maakt, bedenk dan dat er kwalitatief goede open sourcesystemen zijn. Dat kan een flinke besparing opleveren. Laat je hierover goed adviseren door bijvoorbeeld demo’s van een aantal programma’s te bekijken. Doe dat samen met het personeel dat er dagelijks mee moet gaan werken.

4. PROJECTTEAM

Stel een projectteam samen van medewerkers, eventueel aangevuld met externe deskundigen. Vergis je niet: wanneer je mensen vraagt aan een migratieproject mee te werken, realiseer je dan dat die mensen daar veel tijd aan zullen besteden. Hoe vang je hun uren op?

5. TECHNISCH TRAJECT

Volgens Vonk (van Entopic) wordt het technische traject te vaak als het belangrijkste onderdeel beschouwd. De volgorde zou moeten zijn: 1. de content (‘Wat wil ik daarmee?’) en pas 2. de technische uitvoering.

6. AAN DE SLAG

Bepaal aan de hand van de planning een reële startdatum en ga er dan ook helemaal voor. Niet een beetje, niet half, nee: helemaal. Houd rekening met zeker twee tot drie weken werk en bouw een veiligheidsmarge in. De ervaring leert dat je altijd onverwachte bugs tegenkomt. Raak dan niet in paniek, maar stel er iemand voor verantwoordelijk (in- of extern): die persoon heeft de taak het probleem op te lossen.

7. TRAINING EN BEHEER

Tot slot: wanneer alles er eenmaal ‘staat’, moet iedereen er ook mee kunnen werken. Dat moeten je medewerkers natuurlijk niet pas gaan leren op het moment dat de site ‘live’ gaat. Bouw dus ook daar tijd en ruimte voor in. Zorg ervoor dat er voldoende duidelijke handleidingen beschikbaar zijn. En is de rolverdeling duidelijk voor het beheer van de website als hij eenmaal online staat?

Succes!

Lees ook:

– Checklist gebruiksvriendelijke website  »

Wil jij jouw website scannen op techniek, populariteit en kwaliteit van de content? Doe dan nu onze gratis websitescan!