Traditionele telefonie, VoIP of een mobiel abonnement?
Als je op zoek bent naar een oplossing voor zakelijke telefonie, zijn er grofweg drie opties, waarvan er een met stip bovenaan staat. De meeste providers bieden:
- Zakelijke VoIP (de digitale voorloper van VoIp – ISDN – is al compleet uitgefaseerd)
- Een zakelijk mobiel abonnement afsluiten is natuurlijk ook een optie.
- Voor een vast zakelijk abonnement via een analoge lijn moet je goed zoeken – al worden die her en der nog wel aangeboden.
Zakelijke analoge telefonie nog niet uitgestorven
Sommige bedrijven geven nog altijd de voorkeur aan analoge telefonie. Bijvoorbeeld als een onderneming gevestigd is in een afgelegen gebied waar de kwaliteit van de internetverbinding onvoldoende is – een goede breedbandinternetverbinding is namelijk een absolute must als je voor VoIP kiest. Daarover later meer.
Hoewel analoge telefonie dus nog beperkt beschikbaar is, zal dit in de toekomst misschien niet meer leverbaar zijn. De telecommunicatie-industrie evolueert en veel providers richten zich vooral op VoIP en andere digitale oplossingen.
Zakelijke mobiele telefonie
Een alternatief is een zakelijk mobiel abonnement, al biedt dat niet de uitgebreide voordelen van VoIP. Dat gemis merk je vooral met personeel in dienst. Voor een eenpitter is een zakelijk mobiel abonnement meestal een prima oplossing. Ook al biedt VoIP zeker unieke voordelen voor zzp’ers.
Voordat we deze voordelen benoemen, eerst een stukje uitleg over hoe VoIP werkt en wat de verschillen zijn met traditionele telefonie.
Wat betekent VoIP en hoe werkt het?
VoIP is een afkorting die staat voor ‘Voice over Internet Protocol’. Letterlijk vertaald: stem over internetprotocol. Het verwijst naar een technologie waarmee je spraak en multimediaberichten via internet verzendt.
Hoe dat precies werkt? VoIP zet gesprekken om in digitale gegevenspakketten en transformeert deze vervolgens weer naar spraak bij de ontvanger.
VoIP vs. traditionele telefonie (ISDN en analoog)
Tussen traditionele telefonie en VoIP bestaan behoorlijk wat verschillen. Zo maakt analoge telefonie gebruik van analoge signalen om spraak te transporteren via koperen telefoonlijnen, terwijl VoIP spraak converteert naar digitale gegevens en deze via het internet verzendt.
Op een analoge telefoonlijn kun je maximaal 1 telefoonnummer koppelen en maar 1 telefoongesprek tegelijk voeren.
De opvolger van analoge telefonie was digitaal bellen via ISDN (Integrated Services Digital Network). Destijds revolutionair: je kon ineens meerdere gesprekken tegelijk voeren over dezelfde lijn. Voor zakelijk bellen bestonden verschillende abonnementen, zoals ISDN-2, ISDN-15 en ISDN-30. Het getal staat voor het aantal gesprekken dat je gelijktijdig kon voeren over dezelfde lijn. ISDN is door de komst van het veel geavanceerdere VoIP sinds eind 2021 volledig uitgefaseerd.
Virtuele telefooncentrale
Traditionele zakelijke telefonie met meerdere lijnen werkt vaak met een telefooncentrale. Dat is bij VoIP niet anders. Een groot verschil is dat een VoIP-telefooncentrale niet fysiek aanwezig is, maar virtueel als een softwarematige oplossing draait. Een fysieke telefooncentrale is dankzij VoIP dus niet langer nodig.
Wat zijn de voordelen van zakelijke VoIP-telefonie?
VoIP wordt ook wel dé oplossing voor zakelijke telefonie genoemd. Dat komt door de vele voordelen van internetbellen:
Altijd en overal bereikbaar
Met VoIP ben je onderweg gewoon bereikbaar op je ‘vaste’ zakelijke nummer. Je kunt met VoIP onderweg bellen en gebeld worden. Bijvoorbeeld met een headset die je aansluit op een laptop of de bijbehorende app op je smartphone. Dit wordt ook wel softphone genoemd, waarbij je eigenlijk belt met een softwaretelefoon.
Kostenbesparing
Maak je gebruik van VoIP, dan ben je meestal een stuk voordeliger uit dan wanneer je traditioneel belt. Hoeveel je precies bespaart, hangt af van verschillende factoren zoals het type gebruik, de locatie, je specifieke behoeften en benodigde functionaliteiten. Een aantal redenen waarom je met VoIP vaak een stuk voordelig uit bent:
Infrastructuur
- Traditionele telefonie maakt gebruik van een uitgebreid fysiek netwerk van koperen of glasvezelkabels. Deze infrastructuur is duur om aan te leggen, te onderhouden of te upgraden. Voor een kantoorpand kocht je vroeger een traditionele telefooncentrale en bijbehorende hardware (toestellen, kabels, etc.) in één keer. Een grote investering die je over meerdere jaren liet afschrijven.
- De implementatie van een VoIP-oplossing is in de regel een stuk goedkoper dan traditionele telefoonsystemen, omdat de technologie voor een groot deel gebruikmaakt van je bestaande internetinfrastructuur. Bovendien werkt VoIP met een softwarematige telefooncentrale.
- De initiële investeringskosten liggen dus veel lager vergeleken met traditionele telefonie. Houd wel rekening met de eventuele aanschaf van IP-telefoons. Je kunt ook je traditionele toestellen gebruiken voor VoIP. Dan heb je een ATA (Analog Telephone Adapter) nodig, maar mis je wel bepaalde functionaliteiten. Bovendien kan het zijn dat je netwerk verouderd is en het tijd is voor opwaardering om VoIP optimaal te gebruiken. Ook dat gaat natuurlijk gepaard met extra kosten.
Lokale en internationale gesprekskosten
Traditioneel bellen kan je opzadelen met hoge gesprekskosten, vooral als je bedrijfsmatig veel internationale gesprekken voert. VoIP maakt gebruik van gegevensoverdracht, wat veel lagere gesprekskosten met zich meebrengt. Dit verschil zie je vooral duidelijk terug bij internationale gesprekken. Veel VoIP-abonnementen bieden onbeperkt bellen voor een laag vast bedrag per maand.
Kraakheldere telefoonverbinding
De ruis die je ervaart met traditioneel bellen, is verleden tijd. VoIP-telefonie is kraakhelder. Om die doodse stilte tijdens gespreksintervallen wat minder ongemakkelijk te maken, voegen veel VoIP- aanbieders een lichte ruis toe. Dit heet ook wel ‘comfort noise’.
Flexibiliteit
Zolang je toegang hebt tot internet, kun je met VoIP bellen. En dat levert flexibiliteit op. Zeker als je externe werknemers in dienst hebt die geen vaste werkplek hebben. Of als je zelf veel onderweg bent en altijd bereikbaar wil zijn op je zakelijke nummer. Ideaal dus voor een moderne werkomgeving.
Schaalbaarheid
VoIP kun je makkelijk af- en opschalen naar behoefte. Je internetinfrastructuur blijft namelijk hetzelfde. Dit betekent dat je eenvoudig extra nummers of gebruikers toevoegt zonder aanzienlijk extra kosten te maken. En daar pluk je ook als starter de vruchten van.
Extra functionaliteiten
Met VoIP kun je veel meer dan alleen telefoongesprekken voeren. Het biedt namelijk geavanceerdere functies dan traditionele telefonie, zonder extra kosten. Zo kun je videobellen, voicemails naar e-mail sturen, conferentiegesprekken voeren en agenda’s delen. En, niet geheel onbelangrijk, nummerbehoud is ook mogelijk.
Je kunt zelfs je CRM koppelen, zodat je direct gegevens bij de hand hebt zodra de betreffende klant belt.
Bellen met headset
Een bedrade of draadloze IP-telefoon is trouwens geen vereiste met internetbellen. Met een VoIP- applicatie, microfoon/speakers of headset kun je ook gewoon bellen vanaf je laptop, smartphone of tablet.
Wat heb je nodig voor VoIP-telefonie?
Om over te stappen op VoIP-telefonie heb je enkele essentiële elementen nodig waarmee je communiceert via internet:
VoIP-provider
Een VoIP-provider heb je hoe dan ook nodig. Zo’n aanbieder biedt alle diensten en de juiste infrastructuur om internettelefonie mogelijk te maken. Er bestaan tal van aanbieders, zowel voor particulieren als bedrijven en ze bieden verschillende diensten en tariefplannen.
Internetverbinding met voldoende bandbreedte
Geen verrassing: voor internetbellen heb je een betrouwbare, stabiele breedbandinternetverbinding nodig. Eentje met voldoende bandbreedte om spraakgegevens efficiënt te verzenden en te ontvangen. Hoeveel bandbreedte je precies nodig hebt, hangt af van het aantal gesprekken dat jij en eventuele werknemers gelijktijdig willen voeren. Het gaat hierbij zowel om inkomende als uitgaande gesprekken. Houd daarnaast ook rekening met je reguliere dataverbruik over het netwerk.
Wees gerust, dit hoef je niet allemaal zelf uit te vogelen: een VoIP-aanbieder zal hierin adviseren.
Router en netwerkapparatuur
Voor een uitgebreid VoIP-telefoonsysteem op kantoor met alle toeters en bellen heb je ondersteuning nodig van bepaalde netwerkapparatuur, zoals routers en switches. Ook de beveiliging moet goed op orde zijn. Ook hier zal een VoIP-provider (of IT-specialist) bij helpen.
Soms wordt als back-up van je zakelijke IP-telefooncentrale een extra internetverbinding opgezet als fail-over (back-up verbinding). Die koppelt je VoIP-provider met een fail-over router aan de IP-telefooncentrale.
Welke VoIP-oplossingen bestaan er zoal?
We noemen de 2 populairste:
Hosted VoIP-abonnement (meest gekozen door zzp’ers en mkb’ers)
De eenvoudigste en voordeligste softwaretoepassing die VoIP-mogelijkheden biedt op een computer, tablet of smartphone is een hosted VoIP-abonnement. Ideaal voor zzp’ers of kleine zelfstandigen die zo voordelig mogelijk gebruik willen maken van zakelijke VoIP-telefonie en geen dure IP-toestellen willen aanschaffen.
VoIP werkt namelijk ook met een softphone. Dat is een softwarematige telefoon in de vorm van een applicatie die je installeert op je apparaten. Met een headset (of zelfs microfoon en speakers) kun je altijd en overal bellen.
Een ander groot voordeel van hosted VoIP is dat je je geen zorgen hoeft te maken over het beheer van servers of technische aspecten. Al deze zaken worden afgehandeld (gehost) door de VoIP-provider.
Het enige wat je moet doen is een hosted VoIP-abonnement afsluiten. Je neemt dus eigenlijk telefonie af als een dienst (SAAS – Software as a Service). Het wordt daarom ook wel cloud telefonie genoemd.
On-premises VoIP
Dat neemt niet weg dat je ook kunt kiezen voor een on-premises (op locatie) VoIP-telefooncentrale. Dit is een oplossing waarbij de VoIP-infrastructuur fysiek op locatie wordt geïmplementeerd. Je beheert de infrastructuur vervolgens zelf. Dat biedt meer controle over de VoIP-diensten, maar vereist ook meer kennis van technisch beheer.
Je kunt het beheer (en implementatie) ook overlaten aan een IT-bedrijf. On-premises VoIP is meer geschikt voor grotere mkb-bedrijven met een aanzienlijk personeelsbestand.
Bestaan er ook nadelen van VoIP-telefonie en hoe kies je de juiste aanbieder?
Overweeg je VoIP? Zorg dan dat je basis goed staat en je beschikt over een stabiele internetverbinding. Een internetverbinding die niet altijd optimaal werkt kan de geluidskwaliteit van VoIP-gesprekken negatief beïnvloeden. Zo kun je last krijgen van vertragingen of echo’s tijdens gesprekken.
Daarnaast is het belangrijk dat je met de juiste VoIP-aanbieder in zee gaat. Sommige aanbieders brengen extra kosten in rekening voor specifieke functies en services. Sluit dus niet bij de eerste de beste een contract af, maar vergelijk verschillende aanbieders, contracten en prijsopties. Maak je hierin de juiste keuze? Dan kun je waarschijnlijk flink besparen op zakelijke telecommunicatiekosten door over te stappen op VoIP.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Veelgestelde vragen over zakelijke VoIP-telefonie in Nederland
Hoeveel bandbreedte heb je nodig voor een VoIP-gesprek?
Een telefoongesprek vereist ongeveer 100 kbps bandbreedte. Houd ook rekening met je reguliere dataverkeer als je wil bepalen of je huidige internetabonnement voldoet aan VoIP-eisen.
Kun je met VoIP een analoog (traditioneel) telefoonnummer bellen?
Ja, dat kan. De meeste moderne VoIP-systemen kunnen naast bellen met andere VoIP-gebruikers ook verbinding maken met traditionele telefoonnetwerken.
Kun je ook videobellen met VoIP?
Als de andere partij ook gebruikmaakt van VoIP, kun je ook videobellen met elkaar.
Is zakelijke VoIP-telefonie veilig en betrouwbaar?
VoIP maakt gebruik van internet en dat vormt een potentieel risico. Of het veilig is, heeft alles te maken met hoe het is ingericht. Je kunt zelf een aantal stappen ondernemen. Zorg bijvoorbeeld voor goede wachtwoorden en maak gebruik van een anti-hacking policy op de telefooncentrale. Ook kun je een bellimiet instellen: handig als er ooit misbruik wordt gemaakt van je telefoonverbinding.
Kun je je bestaande telefoonnummer behouden bij de overstap naar VoIP?
Ja, nummerbehoud is bij de meeste providers mogelijk.
Wat is het verschil tussen Hosted VoIP en een on-premises VoIP-telefooncentrale?
Het verschil tussen Hosted VoIP en een on-premises VoIP-telefooncentrale is tweeledig: het heeft te maken met waar de telefooncentrale wordt gehost (in the public cloud of private cloud) en wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud ervan.
Bij Hosted VoIP wordt de telefooncentrale gehost op servers van een externe serviceprovider. Deze provider is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de infrastructuur.
Bij een on-premises VoIP-telefooncentrale wordt de infrastructuur fysiek geïnstalleerd op de bedrijfslocatie, bijvoorbeeld op kantoor. Deze infrastructuur bestaat naast software ook uit een combinatie van bepaalde hardware: IP-telefoons (vast toestel of draadloos), switches, routers en een telefooncentrale-server.
