Een goed begin…
Met een goede voorbereiding zorgt u ervoor dat de verhuizing zo vlekkeloos mogelijk verloopt. Begin daarom ruim op tijd. Stel een draaiboek op om er zeker van te zijn dat u niets vergeet. Schakel hierbij desnoods een gespecialiseerd verhuisbedrijf in. Houd medewerkers op de hoogte van de gang van zaken.
Wijs een verantwoordelijke aan
Maak iemand verantwoordelijk voor de gang van zaken tijdens de verhuisperiode; richt eventueel een projectteam op. Stel de verhuisdatum vast en ga na of de productie tijdens de verhuizing kan doorgaan, of tijdelijk op twee locaties zal moeten plaatsvinden. Bepaal wie alles in- en uitpakt, evenals wie demonteert en weer opbouwt. Breng het archief op orde; laat het oudste deel eventueel vernietigen (denk wel aan de wettelijke bewaartermijn). Licht de buren in verband met mogelijke overlast tijdig in.
Maak werkplekken bedrijfsklaar
De nieuwe bedrijfsruimte moet vóór de verhuizing bedrijfsklaar zijn. Ga daarom na welke voorzieningen nog moeten worden aangebracht en of er verbouwingen noodzakelijk zijn. Maak afspraken met uw telecombedrijf over de aansluiting van telefoon- en datalijnen. Aanpassingen in de software kunt u het best vóór de verhuizing laten uitvoeren.
Personele gevolgen
U kunt uw personeel niet verplichten mee te verhuizen met uw bedrijf. Inventariseer daarom wie wel en wie niet meegaat. Tref regelingen met personeelsleden die niet meegaan en stel zonodig een plan op om nieuwe medewerkers te werven. Breng de toekomstige personeelskosten in kaart en denk daarbij aan bijvoorbeeld de nieuwe reiskostenvergoedingen. Organiseer een ‘excursie’ naar de nieuwe plaats van vestiging.
Tijdens de verhuizing
Zorg bij zowel de oude als de nieuwe vestiging voor een duidelijk afgezette parkeer- en laadplaats voor de verhuiswagens. Voorzie alle ruimten in het nieuwe pand van een codering die ook op alle te verhuizen dozen en materialen is aangebracht, zodat duidelijk is wat waar moet staan. Schakel eigen personeel in voor hand- en spandiensten, maar geef medewerkers zonder taak vrijaf.
Na de verhuizing
Laat verhuismateriaal zoals dozen op een centraal punt inleveren. Controleer of alle werkzaamheden goed zijn uitgevoerd. Geef het oude gebouw een schoonmaakbeurt. Organiseer een open dag om samen met uw personeel, zakenrelaties en buren het nieuwe onderkomen in te wijden.
Niet vergeten
Geef het nieuwe post- en bezoekadres tijdig door aan uw relaties, leveranciers en afnemers, maar ook de Kamer van Koophandel. Zorg voor nieuw briefpapier, laat nieuwe reclamefolders en brochures drukken. Pas advertenties aan. Houd uw verzekeringen nog eens tegen het licht.
