Categorieën

80% van de kennis binnen uw bedrijf zit opgeslagen in documenten. Via internet en e-mail komt daar dagelijks een flinke hoeveelheid bij. Hoe kunt u al deze informatie het beste vastleggen, zodat u belangrijke documenten ook snel kunt terugvinden? Gebruik deze checklist om orde op zaken te stellen.

Inhoudsopgave

Ben jij het zat om zelf te worstelen met je boekhouding? Of je nu je volledige boekhouding uit handen wilt geven, je jaarcijfers wilt laten opmaken of je inkomstenbelasting aangifte wilt uitbesteden, een boekhouder biedt uitkomst. Ontdek direct je opties.

Breng processen in kaart

Neem alle belangrijke bedrijfsprocessen onder de loep, bijvoorbeeld het orderproces. Breng alle documenten die daarbij worden gebruikt in kaart, zoals offertes, orderbonnen, werkopdrachten et cetera.

Zo maakt u de documentstromen binnen uw bedrijf zichtbaar. Waar zitten de knelpunten? Gaan er wellicht belangrijke gegevens verloren tijdens het proces?

Leg alles wat er binnen uw bedrijf gebeurt vast in procedures; een eenmalige inspanning waar u uiteindelijk veel plezier van heeft.

Archiveer direct

Neem over elk binnenkomend document een beslissing: beantwoord het, stuur het door, gooi het weg of sla het op. Maak de mappenstructuur binnen Windows via een netwerk voor iedereen binnen uw bedrijf bereikbaar.

Stop documenten in het juiste mapje, direct als ze binnenkomen. Maak uniforme afspraken over de namen waaronder informatie wordt opgeslagen. Anders kunt u nog niets terugvinden.

Let op bewaartermijnen

Voor het bewaren van zakelijke stukken dient u rekening te houden met wettelijke termijnen. Voor documenten die betrekking hebben op de rechtspositie van het bedrijf en de heffing van belastingen geldt een bewaartermijn van 7 jaar; voor de btw-heffing op rechten en verplichtingen voortvloeiend uit onroerende goederen is die termijn zelfs 9 jaar. Gegevens van medewerkers zoals arbeidscontracten en gespreksverslagen moet u tot 2 jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie bewaren; voor personalia en loonadministratie geldt echter een termijn van 7 jaar.

Afhankelijk van de branche waarin u actief bent, kunnen er overigens speciale bewaarverplichtingen gelden.

Digitaliseer zoveel mogelijk

Alle informatie binnen uw bedrijf kunt u in principe digitaal beschikbaar maken. Scan documenten en sla ze vervolgens op in de juiste map. Alle informatie is daardoor centraal en 24 uur per dag bereikbaar. Bovendien scheelt het een hoop papierwerk.

Zorg voor beveiliging

Neem voldoende beveiligingsmaatregelen bij de digitalisering van uw bedrijfskritische gegevens. Zorg ervoor dat documenten die alleen voor uw ogen bestemd zijn, niet zomaar door uw personeel van de printer worden gehaald.

Hang bijvoorbeeld een pincode aan intern vertrouwelijke documenten, die u moet intoetsen om ze uit te printen. Daarnaast kunt u e-mailberichten versleuteld over het netwerk versturen zodat niet iedereen zomaar kan meelezen.

Regel tijdige back-up

Bij brand, inbraak of een stroomstoring kunnen digitaal opgeslagen gegevens verloren gaan. Zorg dus voor een regelmatige back-up van uw bedrijfsgegevens. Dit kan op diverse manieren, zoals een externe harde schijf of een online back-updienst. Voor welke vorm u ook kiest: zorg altijd dat u het back-up medium buiten uw bedrijf bewaart. Controleer ook regelmatig of de opslag gelukt is.

Maak afspraken

Ondanks alle maatregelen blijft documentbeheer mensenwerk. Het zal niet de eerste keer zijn dat een bepaald document op het bureau rondzwerft van een medewerker die net op vakantie is. Maak duidelijke afspraken om panieksituaties te voorkomen. Als ondernemer scheelt dat op jaarbasis enorm veel tijd en geld. Reken maar eens uit hoeveel tijd  medewerkers kwijt zijn aan het opzoeken van allerlei papieren, dat zijn allemaal verborgen bedrijfskosten.

Op zoek naar professionele hulp voor je boekhouding, jaarcijfers of belastingaangifte? Ontdek direct je opties.

Lees ook…
Als ondernemer ben je de term ‘proforma factuur’ vast en zeker eens tegengekomen. Vaak wordt dit vergeleken met een conceptfactuur of offerte, terwijl…
Zwangere vrouwen die zzp’er zijn, hebben ook recht op zwangerschapsverlof. Het werkt wel wat anders dan verlof bij zwangere vrouwen in loondienst….
Het urencriterium is de sleutel tot veel fiscale voordelen die als ondernemer hebt. Begrijp jij de fijne kneepjes van deze regeling? In dit artikel…
i.s.m.
Als ondernemer ben je voortdurend bezig met het bewaken van de financiële gezondheid van je bedrijf. Een goed georganiseerde boekhouding vormt de…
Wat is een service level agreement (sla)? En waarom is het belangrijk voor ondernemers? Wil je als ondernemer de kwaliteit van je dienstverlening…
i.s.m.
Financieel beheer vormt een van de grootste uitdagingen voor ondernemers. Het effectief managen van financiën kan het verschil maken tussen het…