Ben jij op de hoogte van jouw verplichtingen rondom het UBO-register? Weet je wie jouw 'uiteindelijke belanghebbenden' zijn en waarom dit essentieel is voor jouw onderneming? In dit lees je alles wat je moet weten over het UBO-register. Een must-read voor de slimme ondernemer die hoge boetes wil vermijden en zijn zaak juridisch op orde wil houden.

In het kort

  • UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, ofwel uiteindelijke belanghebbende, en verwijst naar een natuurlijk persoon binnen een juridische entiteit.
  • Het UBO-register is verplicht voor bepaalde rechtsvormen, waaronder niet-beursgenoteerde bv’s, stichtingen, verenigingen en meer.
  • Het UBO-register is niet langer openbaar voor het grote publiek maar kan worden geraadpleegd door instanties zoals het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Wat is een UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Of in het Nederlands: uiteindelijke belanghebbende. De UBO verwijst naar een natuurlijk persoon binnen een juridische entiteit, zoals een bedrijf. Vaak is het een bedrijfseigenaar – of in ieder geval iemand die feitelijk zeggenschap binnen een organisatie heeft. Bijvoorbeeld een directeur-grootaandeelhouder (dga) van een bv.

Europese regels verplichten dat bepaalde juridische entiteiten hun UBO’s moeten laten registreren in het Nederlandse UBO-register. Welke dat precies zijn, lees je verderop in dit artikel. Door die registratie wordt inzichtelijk welke personen eigenaar of statutaire bestuurders zijn.

Boete van maximaal € 22.500

Het UBO-register is ondergebracht bij het Handelsregister en wordt beheerd door de Kamer van Koophandel. Het is voor ondernemingen verplicht om juist en volledig in te schrijven in het UBO-register. Als je dat niet doet, riskeer je een boete van maximaal € 22.500.

Waarom moeten organisaties UBO’s inschrijven?

Het UBO-register is bedoeld om witwaspraktijken, financieel-economische criminaliteit en de financiering van terrorisme tegen te gaan. Aanvankelijk was er kritiek op, omdat het UBO-register openbaar was voor het grote publiek. Daarmee was het in strijd met de privacy.

Inmiddels zijn de regels aangepast en zijn de gegevens van bedrijfseigenaren en andere UBO’s in het UBO-register niet meer openbaar. Alleen organisaties zoals het Openbaar Ministerie, de politie, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid kunnen altijd een UBO identificeren en alle gegevens bekijken. Bijvoorbeeld om onderzoek te doen naar verdachte geldstromen.

Wie hebben baat bij UBO-registratie?

Financiële instellingen kunnen – voordat zij een zakelijke relatie aangaan met een bedrijf – in het register zien welke personen de Ultimate Beneficial Owner van de organisatie zijn. Daarnaast helpt het UBO-register opsporingsinstanties bij het achterhalen van criminele activiteiten zoals het witwassen, belastingontduiking en fraude.

Welke rechtsvormen hebben een UBO-registratieplicht?

  • niet-beursgenoteerde bv’s of nv’s
  • stichtingen en verenigingen
  • onderlinge waarborgmaatschappijen
  • coöperaties
  • maatschappen (behalve stille maatschappen), vennootschappen onder firma (vof) en commanditaire vennootschappen (cv)
  • kerkgenootschappen
  • rederijen
  • Europese naamloze vennootschappen (SE)
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
  • Europees economisch samenwerkingsverbanden die hun zetel in Nederland hebben (EESV)
  • trusts en soortgelijke juridische constructies


Voor deze rechtsvormen geldt geen UBO-registratieplicht

  • eenmanszaken
  • beursgenoteerde bv’s en nv’s
  • 100 procent dochters van beursgenoteerde vennootschappen
  • verenigingen van eigenaars
  • rechtspersonen in oprichting
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
  • publiekrechtelijke rechtspersonen
  • overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)


Welke gegevens staan in het UBO-register?

  • geboortedag, geboortemaand en geboortejaar
  • nationaliteit
  • het adres
  • de omvang van het door UBO gehouden economische belang
  • burgerservicenummer of een buitenlands fiscaal identificatienummer


Controle Belastingdienst

Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!

Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.

Aan welke eisen moeten UBO’s voldoen?

De uitgangspunten voor een Ultimate Beneficial Owner variëren per bedrijfsvorm. Je bent als een UBO te identificeren als je voldoet aan een van de volgende criteria:

Bv, nv (niet beursgenoteerd), Europese naamloze vennootschappen (SE) en Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)

  • meer dan 25% aandelenbezit
  • meer dan 25% van de stemrechten
  • meer dan 25% economisch belang
  • de feitelijke zeggenschap over de onderneming


Vennootschap onder firma, maatschap of commanditaire vennootschap

  • direct of indirect een eigendomsbelang van meer dan 25%
  • meer dan 25% stemrecht bij beheersdaden en/of wijziging van de samenwerkingsovereenkomst


Stichting, vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij

  • een eigendomsbelang van meer dan 25% 
  • meer dan 25% van het stemrecht bij een statutenwijziging 
  • je hebt feitelijke zeggenschap over de rechtspersoon, maar bent geen bestuurder


Uitzondering: de trust

Sinds november 2022 moeten ook trusts en fondsen voor gemene rekening zich registreren in het UBO-register trusts. Het UBO-register trusts is een apart register met een eigen website. Een apart register omdat een trust naar Nederlands recht geen rechtspersoon of rechtsvorm is, maar een doelvermogen. 

De registratie van de trust wordt gedaan door de trustee. De overige UBO’s (de oprichter, de overige trustees) worden ingeschreven door de aangewezen trustee.

UBO’s van de trust zijn:

  • de oprichter(s)
  • de trustee(s)
  • de protector(s) – voor zover van toepassing
  • de begunstigde(n) – ongeacht hun economische belang
  • elke andere natuurlijke persoon die door directe of indirecte eigendom uiteindelijke zeggenschap over de trust uitoefent


Hoe schrijf je een UBO in?

Het registreren van een UBO is niet moeilijk. Op de speciale site van Kamer van Koophandel vul je de gevraagde informatie over de UBO in. Zorg dat je alle benodigde documenten bij de hand hebt. Na het invullen van de gegevens, controleer je alles zorgvuldig en verstuur je de registratie.

De Kamer van Koophandel beoordeelt vervolgens de informatie en bevestigt de registratie. Houd er rekening mee dat wijzigingen in de UBO-gegevens direct doorgegeven moeten worden. Zo blijft jouw onderneming altijd up-to-date en voorkom je boetes en gedoe.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Marlies Bonnike

Marlies Bonnike

Marlies Bonnike is uitgever, schrijver en redacteur. Zij startte haar loopbaan bij een internationale tijdschriftenuitgeverij, had haar eigen pr-bureau en was directeur van een tijdschriftenuitgeverij. Ze was de mede oprichter en eigenaar van Editio, een online schrijversacademie.
Lees ook…
Soms zitten je klanten om de hoek. Zeker voor kleinere bedrijven geldt dat ze zich vaak het beste kunnen richten op een lokale doelgroep. Door middel…
Een stevig fundament in zakendoen begint met een waterdicht contract? Of je nu onderhandelt met klanten, deals sluit met leveranciers of talent werft:…
Online reviews zijn essentieel voor het succes van je bedrijf. Het vragen van een klantbeoordeling is een kleine moeite en geeft veel plezier. Maar hoe…
De kans is groot dat je als ondernemer ook zaken doet met klanten in het buitenland. Factureren aan buitenlandse klanten brengt specifieke uitdagingen…