De kans is groot dat je als ondernemer ook zaken doet met klanten in het buitenland. Factureren aan buitenlandse klanten brengt specifieke uitdagingen met zich mee. In dit artikel bespreken we de belangrijkste aspecten van het maken van een factuur voor klanten in het buitenland.

In het kort

  • Factuur voor buitenlandse klanten moet basisgegevens bevatten, zoals bedrijfsnamen, btw- en KvK-nummers.
  • Btw-vermelding op de factuur hangt af van klantlocatie: binnen EU voor particulieren gebruik eigen landstarief, voor EU-ondernemingen buiten EU geen btw.
  • Voor internationaal factureren: ken lokale btw-regels, controleer btw-nummers en overweeg de valuta van de klant.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Eisen voor buitenlandse facturen

Een factuur voor buitenlandse klanten moet aan bepaalde eisen voldoen. Deze eisen variëren afhankelijk van het land en de aard van de transactie. Volgens de Belastingdienst moeten de volgende basisgegevens altijd op de factuur vermeld staan:

  • Volledige naam en adres van jouw bedrijf
  • Volledige naam en adres van de afnemer
  • Btw-nummer van jouw bedrijf
  • KvK-nummer van jouw bedrijf
  • Factuurdatum
  • Uniek factuurnummer
  • Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • Leveringsdatum
  • Bedrag exclusief btw
  • Btw-tarief
  • Btw-bedrag


Hoe vermeld je de btw op een factuur voor buitenlandse klanten?

De btw-vermelding op facturen voor buitenlandse klanten hangt af van verschillende factoren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een particuliere klant of onderneming binnen de EU, en een particuliere klant of onderneming buiten de EU.

Particuliere klant binnen de EU

Voor particuliere klanten binnen de EU geldt het btw-tarief van je eigen land. Dit betekent dat je als btw-plichtige onderneming gewoon het Nederlandse btw-tarief van 9% of 21% in rekening brengt. Er zijn verder geen aanvullende eisen.

Wanneer je een factuur maakt voor een klant binnen de EU, is het belangrijk om te letten op de verschillende drempelbedragen die per jaar gelden. Is het totale bedrag van alle geleverde goederen of diensten aan een specifiek EU-land hoger dan het lokale drempelbedrag, ben je verplicht om jouw bedrijf in dat land te registeren en het lokale btw-tarief te heffen.

Onderneming binnen de EU

Bij zakendoen met een onderneming binnen de EU moet je de btw-verleggingsregeling toepassen. Dit betekent dat je de btw verlegd en de afnemer de btw afdraagt in plaats van dat jij dit doet.

Op de factuur reken je geen btw en vermeld je een btw-tarief van 0%. Je vermeldt duidelijk ‘btw verlegd’ en het btw-nummer van de buitenlandse klant op de factuur. Je betaalt hierna geen btw over de omzet van deze factuur aan de Nederlandse Belastingdienst.

Particulier of onderneming buiten de EU

Voor klanten buiten de EU breng je geen btw in rekening. Deze transacties worden beschouwd als export en zijn btw-vrij. Wel moet je kunnen aantonen dat de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd zijn. Het maakt hier niet uit of het om een particuliere of zakelijke klant buiten de EU gaat.

Controle Belastingdienst

Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!

Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.

Voorbeeld van een buitenlandse factuur

Hieronder vind je een voorbeeldfactuur voor een buitenlandse klant die de eerder genoemde basisgegevens bevat. Zoals je in de voorbeeldfactuur ziet staan, is het belangrijk om duidelijk de aard van de transactie en de toepassing van de btw-regels te vermelden.

Opgaaf intracommunautaire prestaties

Bij diensten of leveringen aan ondernemers binnen de EU moet je een Opgaaf van Intracommunautaire Prestaties (ICP) doen. Dit is een overzicht van alle goederen en diensten die je aan andere EU-landen hebt geleverd. De ICP-opgaaf lever je in tijdens de btw-aangifte van de omzet.

Tips voor internationaal factureren

Naar het buitenland factureren vereist aandacht voor detail en kennis van de regelgeving. Hier zijn enkele tips om internationaal factureren makkelijker te maken:

  1. Ken de lokale btw-regels: Elk land heeft zijn eigen specifieke regels omtrent btw. Zorg ervoor dat je hiervan op de hoogte bent.
  2. Controleer het btw-nummer: Het is belangrijk dat je een geldig btw-nummer op de factuur vermeld. Je kunt het btw-identificatienummer controleren in VIES-systeem van de Europese Unie.
  3. Valuta: Overweeg om facturen in de valuta van je klant in het buitenland uit te geven. Een buitenlandse betaling is voor veel mensen al ingewikkeld, en dit kan het ze makkelijker maken.
  4. Taal: Het uitgeven van een factuur in de taal van de klant kan misverstanden voorkomen en wordt vaak gewaardeerd. Wil je een factuur voor zakelijke klanten binnen de EU maken en de btw verleggen? Zorg er dan voor dat je er ‘VAT reversed charge’ op de factuur staat.
  5. Boekhoudprogramma: Gebruik een boekhoudprogramma om het proces te versnellen en fouten te verminderen.
  6. Blijf op de hoogte van veranderingen: Regels kunnen veranderen, dus blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen door de websites van lokale belastingautoriteiten te raadplegen.


Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Matt Timmermans

Matt Timmermans

Als gepassioneerd ondernemer met een interesse in vastgoed en financiën, combineer ik mijn expertise met mijn liefde voor schrijven. Zo deel ik inzichten en ervaringen die mede-ondernemers kunnen inspireren en ondersteunen.
Lees ook…
Een stevig fundament in zakendoen begint met een waterdicht contract? Of je nu onderhandelt met klanten, deals sluit met leveranciers of talent werft:…
Online reviews zijn essentieel voor het succes van je bedrijf. Het vragen van een klantbeoordeling is een kleine moeite en geeft veel plezier. Maar hoe…
Soms zitten je klanten om de hoek. Zeker voor kleinere bedrijven geldt dat ze zich vaak het beste kunnen richten op een lokale doelgroep. Door middel…
Ben jij op de hoogte van jouw verplichtingen rondom het UBO-register? Weet je wie jouw ‘uiteindelijke belanghebbenden’ zijn en waarom dit essentieel is…