Eisen voor buitenlandse facturen
Een factuur voor buitenlandse klanten moet aan bepaalde eisen voldoen. Deze eisen variëren afhankelijk van het land en de aard van de transactie. Volgens de Belastingdienst moeten de volgende basisgegevens altijd op de factuur vermeld staan:
- Volledige naam en adres van jouw bedrijf
- Volledige naam en adres van de afnemer
- Btw-nummer van jouw bedrijf
- KvK-nummer van jouw bedrijf
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer
- Beschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Leveringsdatum
- Bedrag exclusief btw
- Btw-tarief
- Btw-bedrag
Hoe vermeld je de btw op een factuur voor buitenlandse klanten?
De btw-vermelding op facturen voor buitenlandse klanten hangt af van verschillende factoren. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een particuliere klant of onderneming binnen de EU, en een particuliere klant of onderneming buiten de EU.
Particuliere klant binnen de EU
Voor particuliere klanten binnen de EU geldt het btw-tarief van je eigen land. Dit betekent dat je als btw-plichtige onderneming gewoon het Nederlandse btw-tarief van 9% of 21% in rekening brengt. Er zijn verder geen aanvullende eisen.
Wanneer je een factuur maakt voor een klant binnen de EU, is het belangrijk om te letten op de verschillende drempelbedragen die per jaar gelden. Is het totale bedrag van alle geleverde goederen of diensten aan een specifiek EU-land hoger dan het lokale drempelbedrag, ben je verplicht om jouw bedrijf in dat land te registeren en het lokale btw-tarief te heffen.
Onderneming binnen de EU
Bij zakendoen met een onderneming binnen de EU moet je de btw-verleggingsregeling toepassen. Dit betekent dat je de btw verlegd en de afnemer de btw afdraagt in plaats van dat jij dit doet.
Op de factuur reken je geen btw en vermeld je een btw-tarief van 0%. Je vermeldt duidelijk ‘btw verlegd’ en het btw-nummer van de buitenlandse klant op de factuur. Je betaalt hierna geen btw over de omzet van deze factuur aan de Nederlandse Belastingdienst.
Particulier of onderneming buiten de EU
Voor klanten buiten de EU breng je geen btw in rekening. Deze transacties worden beschouwd als export en zijn btw-vrij. Wel moet je kunnen aantonen dat de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd zijn. Het maakt hier niet uit of het om een particuliere of zakelijke klant buiten de EU gaat.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Voorbeeld van een buitenlandse factuur
Hieronder vind je een voorbeeldfactuur voor een buitenlandse klant die de eerder genoemde basisgegevens bevat. Zoals je in de voorbeeldfactuur ziet staan, is het belangrijk om duidelijk de aard van de transactie en de toepassing van de btw-regels te vermelden.
Opgaaf intracommunautaire prestaties
Bij diensten of leveringen aan ondernemers binnen de EU moet je een Opgaaf van Intracommunautaire Prestaties (ICP) doen. Dit is een overzicht van alle goederen en diensten die je aan andere EU-landen hebt geleverd. De ICP-opgaaf lever je in tijdens de btw-aangifte van de omzet.
Tips voor internationaal factureren
Naar het buitenland factureren vereist aandacht voor detail en kennis van de regelgeving. Hier zijn enkele tips om internationaal factureren makkelijker te maken:
- Ken de lokale btw-regels: Elk land heeft zijn eigen specifieke regels omtrent btw. Zorg ervoor dat je hiervan op de hoogte bent.
- Controleer het btw-nummer: Het is belangrijk dat je een geldig btw-nummer op de factuur vermeld. Je kunt het btw-identificatienummer controleren in VIES-systeem van de Europese Unie.
- Valuta: Overweeg om facturen in de valuta van je klant in het buitenland uit te geven. Een buitenlandse betaling is voor veel mensen al ingewikkeld, en dit kan het ze makkelijker maken.
- Taal: Het uitgeven van een factuur in de taal van de klant kan misverstanden voorkomen en wordt vaak gewaardeerd. Wil je een factuur voor zakelijke klanten binnen de EU maken en de btw verleggen? Zorg er dan voor dat je er ‘VAT reversed charge’ op de factuur staat.
- Boekhoudprogramma: Gebruik een boekhoudprogramma om het proces te versnellen en fouten te verminderen.
- Blijf op de hoogte van veranderingen: Regels kunnen veranderen, dus blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen door de websites van lokale belastingautoriteiten te raadplegen.
