4 november 2011

Snel en gemakkelijk lijsten maken

Met Excel worden vaak lijsten gemaakt. Kenmerkend voor een lijst is het gebruik van nummering of maanden. Excel herkent deze gegevens, ook wel reeksen genoemd. Je hoeft dan ook niet steeds het nummer of de maand te typen: Excel kan dat automatisch voor je doen.

Voorbeeld bestand
•    Voorbeeldbestand: 10008 Excel training: Reeksen doortrekken »

Maanden in een reeks
Wanneer in een rij de maanden worden weergegeven hoeven niet alle maanden te worden ingevoerd. Voer 2 maanden in van het begin van een reeks. In onderstaand voorbeeld worden de maanden januari en februari ingevoerd.

Achtereenvolgens worden de volgende acties uitgevoerd:
•    Voer in 2 celen naast of onder elkaar “januari” en “februari” in
•    Selecteer de cellen waarin de reeks staat
•    Vergroot de reeks naar de gewenste inhoud door het zwarte blokje in de rechterhoek van de selectie te slepen
•    Excel geeft op het scherm aan welke maanden worden ingevoegd
•    Laat de muis los op het moment dat het gewenste aantal is bereikt

Getallen in een reeks
Wanneer bijvoorbeeld een lijst wordt gemaakt, waaraan een nummering verbonden, wordt dezelfde methode toegepast.

Een reeks van bijvoorbeeld helpdesk meldingen of actiepuntenlijst komt er dan als volgt uit te zien:

•    Zet de eerst 2 waarden van een lijst onder elkaar
•    In ons voorbeeld: “Actie 1” en “Actie 2”
•    Selecteer ook hier weer de cellen
•    Trek de lijst door naar beneden (Rechter onderhoek van de selectie) totdat het gewenste aantal is bereikt

LET OP: gebruik geen formules in nummering

Vaak wordt bij genummerde lijsten het nummer door middel van een formule in Excel gezet. In deze formule wordt dan de vorige cel met 1 opgehoogd. Wij raden dit af. Wanneer namelijk een lijst wordt gesorteerd en dat gebeurt veel met lijsten. Zal doordat de formule naar de cel erboven verwijst een hele andere nummering geven. Zeker bij actielijsten of deelnemerslijsten geeft dit enorme problemen.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning
Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken.

 

Deze tip is van toepassing op:
•    Microsoft Excel 2007
•    Microsoft Excel 2010
•    Microsoft Excel 2013

Share on print
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter

Lees ook…