Wat is hybride werken?
Hybride werken houdt in dat je medewerkers deels op kantoor en deels thuiswerken. Het hybride werken heeft een vlucht genomen in de coronapandemie toen bijna iedereen noodgedwongen vanuit huis moest gaan werken. Toen was het voor veel medewerkers 100 procent vanuit huis, nu is het een hybride werkvorm geworden: een paar dagen op kantoor werken en een paar dagen vanuit huis.
Waarom we hybride werken omarmen
Natuurlijk vond bijna niemand het leuk om maandenlang alleen thuis te werken. Maar thuiswerken bleek veel voordelen te hebben, zeker als het gecombineerd kan worden met werken op kantoor. Al gauw werd hybride werken het ‘nieuwe werken’ genoemd.
Voordelen hybride werken
- Komt de productiviteit en efficiëntie ten goede
- Stimuleert het vinden van een goede werk-privé balans
- Is meestal kostenbesparend
- Je werknemer kan overal werken
- Wordt gezien als een goede arbeidsvoorwaarde
Hybride werkomgeving
Iets wat je goed moet regelen bij het hybride werken is een hybride werkomgeving. Je moet daarbij zorgen voor een veilige digitale werkplek.
Overal toegankelijk
De hybride werkplek is een werkplek die op elk moment en vanaf elke locatie toegankelijk is. Dus waar je medewerkers ook hun laptop openslaan, ze moeten direct aan de slag kunnen. Natuurlijk zul je met je medewerkers afspraken maken over waar ze werken, want als werkgever heb je de verantwoordelijkheid om te voorzien in een veilige werkomgeving – op kantoor of op een andere werkplek. Net zo belangrijk als de bureaustoel en het bureau zijn de digitale voorzieningen.
Goede afspraken
Omdat het hybride werken een blijvertje is, is het belangrijk dat werkgevers hier een duidelijk beleid over hebben. Denk er van tevoren goed over na hoe je het digitale werken in jouw organisatie gaat integreren. Maak ook afspraken over hoe je gaat samenwerken, wanneer je medewerkers naar kantoor komen en over bijvoorbeeld de inrichting van een thuiswerkplek. Goede afspraken zijn de basis van succes.
De digitale werkplek inrichten
Waar moet je allemaal aan denken? Hier volgen een aantal praktische tips die je in gedachten kunt houden bij het inrichten van de moderne werkplek:
Beveiliging
Begin niet met hybride werken als je niet zeker bent over de veiligheid. Heel wat bedrijven worden het slachtoffer van cybercrime omdat ze geen beveiligde verbinding hebben.
Zorg daarom dat je IT-manager de veiligheid in goede banen leidt en kan ondersteunen als er problemen zijn. Werk je al wel hybride maar heeft de beveiliging nog niet zoveel aandacht gekregen? Ga daar dan direct mee aan de slag.
Tools voor hybride werken
Zonder online tools is hybride werken ook niet mogelijk. Zorg daarom voor alle benodigde accounts voor je medewerkers. Veel bedrijven maken gebruik van SharePoint of een andere opslag- of samenwerkingsdienst om documenten overal beschikbaar te maken. Daarnaast hebben veel bedrijven een bedrijfsnetwerk met een sociaal intranet, waardoor iedereen makkelijk op de hoogte blijft van nieuws en andere updates.
Cloud
Cloud-diensten zijn een onmisbaar onderdeel van het hybride werken. Je kunt in de cloud makkelijk bestanden delen, maar er kleven ook gevaren aan. Leer je medewerkers veilig te werken in de cloud, zodat je geen datalekken krijgt. Natuurlijk moet de cloud van je bedrijf ook veilig zijn, dus vergeet niet te investeren in informatiebeveiliging.
Communicatie
Blijf je verdiepen in nieuwe tools en technologieën die het hybride werken makkelijker kunnen maken. Denk hierbij aan applicaties die communicatie makkelijker maken. Een paar van dit soort applicaties die het samenwerken en communiceren stimuleren zijn:
- Microsoft Teams
- Slack
- Zoom
Waar het om gaat, is dat je applicaties gebruikt waarmee je medewerkers makkelijk kunnen communiceren en waarmee je makkelijk hybride vergaderen mogelijk maakt. De kans is namelijk groot dat je werknemers niet altijd op één plek bij elkaar zullen zijn om te vergaderen.
Bedrijfsprocessen
Nu je elkaar niet elke dag meer op kantoor ziet, is het nog belangrijker om bedrijfsprocessen vast te leggen. Zorg dat je medewerkers goed op de hoogte zijn van het beleid, de richtlijnen en wat er van ze verwacht wordt. Ook al zijn je medewerkers niet altijd op de werkvloer, je wilt wel dat iedereen blijft bijdragen aan een prettige organisatiecultuur.
Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!
Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.
Uitdagingen hybride werken
Hybride werken is een stap vooruit, maar natuurlijk zijn er ook dingen waar je op moet letten. Bijvoorbeeld de volgende punten:
Betrokkenheid van je medewerkers. Als je medewerkers meer thuiswerkers worden, kan het zijn dat ze meer afstand krijgen van je bedrijf. Bevorder daarom een goede onderlinge samenwerking en creëer regelmatig gelegenheden waarbij iedereen aanwezig is. Benut de tijd op kantoor optimaal, zodat je medewerkers zich verbonden blijven voelen.
Technologie en veranderingen kunnen moeilijk zijn. Niet alle applicaties zijn gebruiksvriendelijk. En niet al je medewerkers vinden het eenvoudig om met die technologie om te gaan. Voor de een is Microsoft Teams een geweldige oplossing, voor de ander levert het programma juist veel stress op. Je kunt dat beter faciliteren, bijvoorbeeld door bepaalde cursussen te organiseren.
Te veel focus op productiviteit. Productiviteit is een mooi bijeffect van hybride werken, maar voorkom dat dit te veel nadruk krijgt in je organisatie. Maak duidelijk dat er ook tijd is om te socializen. Aan de andere kant kun je niet non-stop de hele dag vergaderen. Dat doe je op kantoor ook niet. Creëer inzicht dat iedereen hierin evenwichtig moet zijn.
Goede uitvoering: tevreden medewerkers
Heb je het hybride werken goed in je organisatie ingevoerd? Dan is de kans groot dat dit tot tevredenheid zal leiden. Het is niet voor niets dat de mogelijkheid om thuis te werken wordt gezien als een gunstige secundaire arbeidsvoorwaarde. Gebruik deze manier van werken dus in je voordeel door rekening te houden met de randvoorwaarden van succesvol hybride werken.
