De personeelsgids: dit zet je erin

Waarom een personeelsgids?

Een werkgever is niet wettelijk verplicht om een personeelsgids op te stellen. Toch beschikken de meeste bedrijven hier wel over. In een personeelsgids worden arbeidsvoorwaarden, onkostenregelingen en gedragsregels opgenomen die van toepassing zijn op alle medewerkers. Zou u dit via de arbeidsovereenkomst regelen, dan zou u met iedere werknemer afzonderlijk over deze onderwerpen in onderhandeling moeten treden. Door gebruik te maken van een personeelsgids zijn alle werknemers in één klap gebonden aan de hierin opgenomen voorschriften.

Ook als op uw bedrijf een cao van toepassing is, is het handig om onderwerpen die in de cao zijn geregeld over te nemen in de personeelsgids. Veel werknemers nemen niet de moeite om de cao te lezen. Vaak is de taal van de cao ook te ingewikkeld om door iedereen begrepen te kunnen worden. U kunt dit probleem verhelpen door de moeilijke cao-tekst in een sterk vereenvoudigde vorm in de personeelsgids over te nemen.

In de personeelsgids staan vaak regelingen die regelmatig geactualiseerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan onkostenvergoedingen en andere financiële regelingen, die als gevolg van de steeds veranderende fiscale wetgeving elk jaar aangepast moeten worden. Zou er geen personeelsgids zijn, zou u met elke werknemer afzonderlijk over de aanpassing moeten onderhandelen. Als het in de personeelsgids staat, kunt u deze aanpassen en met één druk op de knop alle werknemers eraan binden.

Soms is instemming OR nodig

Als er in uw bedrijf een ondernemingsraad (OR) is, moet u er mee rekening houden dat een aantal onderwerpen die in de personeelsgids worden opgenomen, eerst door de OR moet worden goedgekeurd. Ook als u zo’n regeling wilt wijzigen of intrekken, heeft u de toestemming van de OR nodig.
Het gaat om de volgende regelingen:

Bij dat laatste (personeelscontrolesystemen) gaat het bijvoorbeeld over het gebruik van een prikklok, controlecamera’s en piepers, of over de spelregels bij het privé-gebruik van telefoon, e-mail en internet op het werk.

Als één van deze onderwerpen al is geregeld in de voor u geldende cao, is de instemming van de OR overigens niet nodig.
Wanneer er in het bedrijf geen OR is, maar wel een Personeelsvertegenwoordiging (PVT), moet u voor de volgende regelingen eerst toestemming vragen aan de PVT:

• een arbeids- en rusttijdenregeling,
• een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden,
• een ziekteverzuimregeling en een regeling over re-integratiebeleid.

Ook hier geldt dat de instemming niet nodig is als één van deze onderwerpen al in de cao is geregeld.

Zijn alle werknemers automatisch aan de personeelsgids gebonden?

De werknemers zijn alleen aan de personeelsgids gebonden als u dit nadrukkelijk in de arbeidsovereenkomst heeft bedongen. Zorg er dus voor dat u een dergelijke clausule in de standaard arbeidsovereenkomst opneemt!

Op grond van deze clausule wordt de personeelsregeling een onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Dus als de werknemer akkoord gaat met de inhoud van de arbeidsovereenkomst, gaat hij tegelijkertijd akkoord met de inhoud van de personeelsregeling.

Wijzigingen: hoe gaat dat in zijn werk?

Als u een regeling in de personeelsgids wilt wijzigen, moet u eerst nagaan of het gaat om een onderwerp waarvoor de instemming van de OR of PVT vereist is (zie hierboven). Is dit het geval én is er in uw bedrijf een OR of PVT werkzaam, leg de zaak dan schriftelijk aan hen voor. Gaan zij met de wijziging akkoord, dan is de gewijzigde regeling in ieder geval rechtsgeldig. Gaan zij er niet mee akkoord, en zet u de wijziging toch door, dan is de gewijzigde regeling nietig. Nietig wil zeggen: het heeft geen rechtsgevolgen, de werknemers zijn er niet aan gebonden.

Deze nietigheid geldt echter alleen, als de OR of PVT binnen een maand een beroep doen op de nietigheid. Doen ze dat niet, of zijn ze te laat, dan vervalt de nietigheid.

Stappenplan: hoe verkoop ik het aan mijn personeel? Vervolgens moet de wijziging worden uitgelegd aan het personeel. Vooral wanneer het personeel er door de wijziging op achteruit gaat (bijvoorbeeld als een onkostenvergoeding wordt ingetrokken), is een heldere communicatie van groot belang:

• Geef een goede onderbouwing van de financiële, organisatorische of bedrijfseconomische noodzaak van de wijziging.
• Als de wijziging nodig is in verband met een wetswijziging, geef dit dan aan.
• Maak duidelijk dat er geen andere, minder nadelige, mogelijkheid is om de problemen op  te lossen en toon aan dat de voorgestelde wijziging leidt tot de oplossing van het probleem.
• Gaat het personeel er erg op achteruit, zorg dan voor een overgangsregeling of een afbouwregeling.

Eenzijdig wijzigingsbeding

In beginsel zijn de werknemers niet automatisch gebonden aan de gewijzigde regeling. Om te voorkomen dat u met elke werknemer afzonderlijk moet onderhandelen over de aanvaarding van de nieuwe regeling, kunt u in de arbeidsovereenkomst het zogenaamde eenzijdige wijzigingsbeding opnemen.

Voorbeeld: De werkgever behoudt zich het recht voor de arbeidsovereenkomst eenzijdig te wijzigen, indien hij daarbij een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer dat door de wijziging wordt geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.

Omdat de personeelsregeling onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst, is het wijzigingsbeding ook van toepassing op de eenzijdige wijziging van de personeelsregeling. Met een beroep op dit beding kunt u het personeel voorhouden dat zij automatisch gebonden zijn aan de wijziging van de personeelsregeling.

Het kan voorkomen dat een werknemer het er toch niet mee eens is en naar de kantonrechter gaat om nakoming van de oude regeling te eisen. In dat geval moet u kunnen aantonen dat uw belang bij wijziging van de personeelsregeling zwaarder weegt dan het individuele belang van deze werknemer. Als u het hierboven gegeven stappenplan volgt, heeft u goede kans dat de kantonrechter u in het gelijk stelt. Het gaat er maar om dat u de noodzaak van de wijziging goed kunt onderbouwen.