Inhoudsopgave
De Tweede Kamer heeft een wetsvoorstel aangenomen dat een vertrouwenspersoon verplicht maakt voor bedrijven met meer dan 10 werknemers. Maar wat is de rol van een vertrouwenspersoon precies? En hoe regel je dat op een goede manier?
Grensoverschrijdend gedrag is een term die landelijk bekend werd nadat de misstanden bij The Voice of Holland naar buiten kwamen. Tot dat moment werkte ongeveer de helft van de Nederlandse bedrijven met een vertrouwenspersoon. En dat aantal neemt al enkele jaren toe.
Nu heeft de Tweede Kamer een initiatiefwetsvoorstel aangenomen waardoor het wettelijk verplicht wordt dat iedere werknemer in elk bedrijf recht heeft op een veilige werkomgeving en toegang moet kunnen hebben tot een vertrouwenspersoon.
Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?
Het is goed om te weten dat een vertrouwenspersoon niet alleen een aanspreekpunt is voor grensoverschrijdend gedrag of discriminatie. Je werknemers kunnen ook aankloppen met privéproblemen, bepaalde zorgen of andere werkgerelateerde conflicten.
De belangrijkste taak van een vertrouwenspersoon is ervoor te zorgen dat medewerkers zich gehoord, begrepen en ondersteund voelen. Een vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en heeft een uitstekend empathisch vermogen.
Voorbeelden van taken van een vertrouwenspersoon:
1. Aanspreekpunt voor problemen
Een verhaal aanhoren kan soms al verlichting bieden. Daarnaast kan een vertrouwenspersoon je medewerkers helpen beter om te gaan met verschillende situaties waar iemand mee worstelt, zoals:
- Pesterijen
- Seksuele intimidatie, agressie en discriminatie
- Conflicten
- Persoonlijke problemen (bijv. mentale problemen)
- Andere kwesties die belemmerend kunnen werken
2. Starten van klachtenprocedure
Zo kan een vertrouwenspersoon adviseren en informatie verstrekken over mogelijke vervolgstappen en iemand daarbij begeleiden. Bijvoorbeeld het starten van een klachtenprocedure of het inschakelen van hulpverlenende instanties.
3. Conflictbemiddeling
Vertrouwenspersonen kunnen bemiddelen in conflicten. Bijvoorbeeld als een medewerker in de clinch ligt met een andere medewerker. Zo kan een vertrouwenspersoon de communicatie tussen betrokken partijen begeleiden, kijken of er verdere ondersteuning nodig is en – indien mogelijk – bijdragen aan een oplossing.
4. Registratie
Een vertrouwenspersoon houdt een anonieme registratie bij van alle meldingen van ongewenst gedrag en rapporteert daarover aan de werkgever.
5. Advies, ondersteuning en voorlichting
Een vertrouwenspersoon adviseert en ondersteunt leidinggevenden en management om ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen. Ook geeft een vertrouwenspersoon voorlichting aan alle medewerkers over de aanpak van ongewenst gedrag.
Is het aanwijzen van een vertrouwenspersoon verplicht?
Het is op dit moment nog niet verplicht een vertrouwenspersoon aan te wijzen. Vanuit de Arbowet ben je als werkgever wel verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving, maar een verplichte vertrouwenspersoon maakt op dit moment (nog) geen deel uit van de Arbowet.
Wetsvoorstel vertrouwenspersoon
GroenLinks-Kamerlid Senna Maatoug heeft een wetsvoorstel ingediend, waarin de sociale veiligheid voor iedere medewerker op de werkvloer centraal staat en dat iedereen toegang moet hebben tot een vertrouwenspersoon. Zowel het kabinet als de Tweede Kamer staat achter het voorstel. Verschillende rechtse partijen stemden tegen. Daardoor is niet zeker of het voorstel ook door de Eerste Kamer komt.
Grote bedrijven versus kleine bedrijven
Hoe de werkwijze voor bedrijven er in de praktijk gaat uitzien, is nog niet helemaal duidelijk. Voor grote organisaties is een verplichte vertrouwenspersoon een stuk makkelijker te organiseren dan voor kleine bedrijven met bijvoorbeeld 10 mensen in dienst. En ons land telt fors meer kleine dan grote bedrijven. Daardoor is er voorlopig een uitzondering voor bedrijven met maximaal 10 werknemers.
Verplichtingen werkgevers vanuit de Arbowet
Het is trouwens niet zo dat er op dit moment niets wettelijk is vastgelegd om je werknemers te beschermen. Volgens de Arbowet moet je een beleid voeren dat gericht is op het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting. Dat kan een gevolg zijn van ongewenst gedrag op de werkvloer. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is onderdeel van dit beleid.
Verplichtingen werkgevers vanuit de WOR
In de WOR (Wet op ondernemingsraden) is vastgelegd dat bedrijven met 50 of meer werknemers hoe dan ook een regeling moeten hebben voor het omgaan met klachten over ongewenst gedrag. Onder deze regeling valt meestal de aanstelling van een vertrouwenspersoon.
Kunnen zzp’ers ook terecht bij een vertrouwenspersoon?
Het aantal zzp’ers in Nederland neemt al jaren toe. Volgens Tweede Kamerlid Tom van der Lee (GroenLinks) zou ook voor deze groep zou een externe vertrouwenspersoon uitkomst bieden. Hij wil daarom laten onderzoeken of zzp’ers ook onder de aangepaste Arbowet kunnen vallen.
Hoe zit het met de geheimhoudingsplicht van vertrouwenspersonen?
Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en waarborgt de anonimiteit van de betrokken medewerker. Alles wordt vertrouwelijk behandeld.
Stel je een externe of interne vertrouwenspersoon aan?
Heb je nog geen niemand aangewezen en twijfel je tussen een interne en externe vertrouwenspersoon? Of iemand binnen je onderneming of juist iemand van buiten beter past, hangt af van verschillende factoren. Zo speelt de omvang van je organisatie een rol, de voorkeur van je medewerkers en de aard van eventuele klachten en zorgen.
Interne vertrouwenspersoon
Een interne vertrouwenspersoon is iemand van binnen de organisatie die de functie erbij doet (als nevenfunctie). Een voordeel van een interne vertrouwenspersoon is dat diegene bekend is met de organisatie en de interne structuren en bedrijfscultuur begrijpt.
Een nadeel is dat het belemmerend kan werken om gevoelige informatie te delen met een vertrouwenspersoon die daarnaast een directe collega of manager is. Voor bedrijven met weinig personeel is een interne vertrouwenspersoon dan ook minder geschikt.
Ben je eigenaar van een wat groter mkb-bedrijf met meer dan 10 werknemers in dienst? Dan kan een interne vertrouwenspersoon wel heel geschikt zijn. Vergeet alleen niet dat je iemand wel de tijd, opleiding en budget gunt om deze extra rol zo goed mogelijk in te vullen.
Externe vertrouwenspersonen
Een extern vertrouwenspersoon is iemand van buiten de organisatie die je inhuurt om vertrouwenspersoonstaken uit te voeren. Zo’n externe vertrouwenspersoon heeft vaak veel ervaring met het omgaan van uiteenlopende klachten van werknemers en excelleren in het bieden van een objectieve en neutrale benadering. Ze zijn tenslotte geen directe collega van werknemers die aankloppen. Groot voordeel hiervan is dat werknemers met problemen zich makkelijker openstellen.
Bij kleine bedrijven past een externe vertrouwenspersoon vaak beter. Met een handjevol werknemers kan het zomaar voorkomen dat een werknemer een conflict heeft met de collega die als vertrouwenspersoon is aangewezen. Ook kan belangenverstrengeling in kleine teams sneller blokkades opwerpen voor mensen die ergens mee zitten.
Nadeel van een externe vertrouwenspersoon is het gebrek aan kennis van de interne dynamiek en bedrijfscultuur van je organisatie. Een probleem in de juiste context plaatsen, kan daarom wat langer duren.
Het een hoeft het ander trouwens niet uit te sluiten: sommige organisaties werken met zowel een interne als externe vertrouwenspersoon. Op die manier kunnen werknemers zelf kiezen bij wie ze hun verhaal doen.
Hoe vind je een vertrouwenspersoon?
Je kunt zelf een vertrouwenspersoon zoeken en hiervoor intern een vacature uitzetten. Vraag je ondernemingsraad om advies.
Ook kun je (aanvullend) een externe vertrouwenspersoon zoeken en aanstellen. Huur een professionele vertrouwenspersoon in via je arbodienstverlener of brancheorganisatie of zoek zelf een externe vertrouwenspersoon met een specifiek kenmerk, zoals locatie of specialistische kennis op een bepaald gebied.
Whitepaper Controle Belastingdienst
Hoe duur is een vertrouwenspersoon?
De meeste externe vertrouwenspersonen werken met jaarabonnementen. Een gemiddeld jaarabonnement kost tussen de 300 en 1700 euro. De prijs van het jaarabonnement is in sommige gevallen afhankelijk van het aantal werknemers. Het verschil in kosten hangt ook af van de taken die in een abonnement zitten zoals:
- gesprekken met werknemers
- administratie
- klachtafhandeling en voorlichting
Wel of geen vertrouwenspersoon aanstellen?
Als je mensen in dienst hebt, is het aanstellen van een vertrouwenspersoon nooit een slecht idee. Bovendien is de kans groot dat een vertrouwenspersoon binnen afzienbare tijd verplicht wordt gesteld. Je zou dus alvast kunnen onderzoeken welk type vertrouwenspersoon het beste past in jouw organisatie.
En, als je dan eenmaal een vertrouwenspersoon hebt aangesteld, zorg er dan voor dat iedereen in de organisatie weet dat deze er is én hoe je medewerkers deze persoon kunnen benaderen.