Waarom zou u een hoge boete riskeren? Het kan u namelijk duizenden euro's kosten, wanneer tijdens een onverwachte audit blijkt dat u illegale software gebruikt. Is dat het u waard?

Inhoudsopgave

Hoe staat het met jouw boekhouding? Via De Zaak krijg je 15 maanden gratis boekhouden met e-Boekhouden.nl. Ook wanneer je al gebruikmaakt van een boekhoudpakket. Je zet de gegevens van je oude boekhouding in een handomdraai over en je hebt geen dubbele kosten.

Maak eens de balans van de door u gebruikte software op:

1. Aankoopbewijzen

Bewaar alle aankoopbewijzen van software overzichtelijk. Dit maakt een (verplichte) software-audit veel gemakkelijker en zorgt ervoor dat u inzicht heeft in de software die u in huis heeft. Veel softwareleveranciers eisen zelfs dat u de verpakking bewaart als licentiebewijs.

2. Fusie of overname

Zorg voor inzicht in softwaregebruik na een overname of fusie. Bent u in vorig jaar gefuseerd of heeft u een bedrijf overgenomen? Of zijn er plannen om dit volgend jaar te doen? Houd er dan rekening mee dat dit gevolgen kan hebben voor uw softwarelicenties. Breng in kaart welke software in gebruik is bij de andere organisatie en of de licenties hiervoor beschikbaar zijn.

3. Personeelsgroei

Heeft u vorig jaar mensen aangenomen of bent u van plan dat dit of volgend jaar te gaan doen? Realiseer u dan dat het noodzakelijk is om extra licenties voor besturingssystemen en bedrijfsapplicaties aan te schaffen.

4. Nieuwe klanten of diensten 

Als u overeenkomsten sluit met nieuwe klanten of nieuwe diensten wilt lanceren, is het wellicht nodig om nieuwe software aan te schaffen. Koop alleen legale kopieën van betrouwbare leveranciers.

5. Lettertypes

Veel bedrijven realiseren zich niet dat lettertypes ook onder intellectueel eigendom vallen waarvoor licenties verplicht zijn. Lettertypepiraterij is gemakkelijk over het hoofd te zien omdat fonts worden doorgegeven of bijgesloten bij elektronische documenten. Een goed beheer van de gebruikte lettertypes is dan ook essentieel.

6. Versiecontrole

Weet u zeker dat u de juiste versie van een licentie heeft aangeschaft? Als u bijvoorbeeld gebruikmaakt van een proef- of onderwijsversie van software voor commerciële doeleinden maakt u zich schuldig aan piraterij.

7. Let op met online aanschaf

Veel softwarepiraten hebben zeer professioneel uitziende websites. Het is daarom belangrijk om een paar controles uit te voeren voordat u online een bestelling plaatst, zeker als het een voor u onbekend bedrijf is.

Enkele zaken waar u op moet letten:

– Is de prijs vergelijkbaar met die van bekende(re) leveranciers? Als de prijs te mooi is om waar te zijn, is dat waarschijnlijk ook zo.
– Staan er contactgegevens op de site? Gemeenschappelijk kenmerk van verdachte resellers is dat ze liever geen contact willen na de verkoop.

8. Neem zelf de verantwoordelijkheid

U kunt niet verwachten dat degene die uw IT-systemen beheert ook verantwoordelijkheid neemt voor licentiebeheer. Als bedrijfseigenaar bent u verantwoordelijk en dus ook aansprakelijk. De reputatie van uw organisatie staat op het spel.

9. Voorkom illegaal downloaden en installeren

Zorg voor beleid of technologie om illegaal downloaden en ongeautoriseerde software-installatie tegen te gaan. Zo voorkomt u dat u zich schuldig maakt aan softwarepiraterij en zorgt u ervoor dat u het softwaregebruik binnen uw bedrijf gemakkelijker kunt identificeren.

Zeker nu mensen steeds vaker thuis of onderweg werken, is de kans groter dat medewerkers software downloaden en installeren op uw netwerk.

Deze checklist is geschreven door Jacco Brand, voorzitter van het BSA Benelux Comité.

Gebruik de risico calculator op de site van BSA om uit te rekenen hoeveel illegale software u kan kosten. 

Als ondernemer wil je ongetwijfeld je kosten laag houden. Daarom speciaal voor lezers van De Zaak 15 maanden gratis de boekhoudsoftware van e-Boekhouden.nl  uitproberen.

Lees ook…
Het zal jou vast ook wel eens overkomen: je maakt formules in Excel en wilt waarden voor je berekeningen gebruiken uit een ander werkblad. Dat kan…
Als je een online boekhoudpakket hebt, wil je deze waarschijnlijk zoveel mogelijk automatiseren. Hoe meer er automatisch gaat hoe makkelijker je leven…
Je hebt een opdracht aangenomen voor een paar maanden. Hard gewerkt. En nu is het tijd om betaald te worden. Je stuurt de factuur. En dan wordt het…
Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf…
De klus is geklaard. De factuur kan de deur uit. Maar dan… Hoe zorg je ervoor dat de factuur klopt en aan alle wettelijke eisen voldoet? Wat zet je…
Ieder kwartaal is het weer zover. Dan moet elke ondernemer de btw-aangifte (omzetbelasting) doen en betalen. Veel ondernemers zien er als een berg…