Hoe maak je een goede factuur?
We weten het allemaal. Een goede factuur is het halve werk. Want pas na het sturen van een goede factuur volgt de beloning van je werk. Toch valt het niet altijd mee om een foutloze factuur de deur uit te doen. En dat is zonde van de tijd, maar ook niet goed voor je inkomsten en cashflow. En uiteindelijk heb je een gezonde cashflow nodig om je bedrijf te laten groeien en bloeien.
In 4 stappen naar een goede factuur
1. Zorg dat de factuur compleet is met vermelding van:
- Bedrijfsgegevens inclusief bedrijfsnaam en adres van zowel jou als de klant
- KvK-nummer (als je staat ingeschreven)
- Btw-identificatienummer
- Factuurdatum
- Factuurnummer: je bent verplicht facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren
- Hoeveelheid en omschrijving van geleverde goederen/diensten
- Leverdatum van de goederen/diensten
- Prijzen exclusief btw
- Btw tarief dat je hanteert
- Btw uitgesplitst naar verschillende tarieven (als dat van toepassing is)
- Betalingstermijn
Uitzonderingen
- Bij een factuur inclusief btw van € 100 of lager, kun je gebruik maken van een ‘eenvoudige factuur’ waarop alleen de volgende gegevens hoeven te staan: – factuurdatum, – je naam en adres, – omschrijving goederen/diensten, – btw-bedrag.
- Als je btw verlegt, dan zet je ook het btw-ID nummer van je klant op de factuur. Dit komt bijvoorbeeld voor als je zaken doet met het buitenland waar je te maken hebt met andere factuurregels en btw. Als je boekhoudsoftware gebruikt, onthoudt de software dit allemaal voor je.
- Als je een omzet hebt van minder dan € 20.000 per jaar, kun je je aanmelden voor de Kleine Ondernemingsregeling (KOR). Dan ben je vrijgesteld van btw en hoef je ook geen aangifte te doen.
2. Let erop dat je factuur er professioneel uitziet
Een factuur in eigen huisstijl, eventueel met een logo, een lettertype in je huisstijl, komt professioneel over bij de ontvanger en zorgt voor herkenbaarheid. Gebruik je boekhoudsoftware, dan kun je gebruik maken van een facturatiemodule, waarmee je ook makkelijk facturen kunt opmaken in je eigen huisstijl. Bovendien kan je opmaak opslaan voor de volgende keer
3. Vermeld je betaaltermijn, en plaats een betaalverzoek in je factuur
Hoe makkelijker je het je klanten maakt, hoe sneller ze betalen. Neem daarom in ieder geval een betalingstermijn op in je factuur. Dan voorkom je in de meeste gevallen dat je te lang op je geld moet wachten. De praktijk wijst uit dat klanten nog sneller betalen wanneer je een betaallink in je factuur zet.
4. Verstuur je factuur op tijd
Er zijn wettelijke eisen gesteld aan de uitreikingsdatum van je factuur, namelijk uiterlijk voor de 15e van de maand na het leveren van je product of dienst. Vind je het lastig om op tijd je facturen te versturen, dan kun je dit ook door speciale boekhoudsoftware laten doen. In zo’n programma heb je een makkelijk inzicht van openstaande en betaalde facturen en wordt het versturen van je facturen automatisch ingesteld. Zo bespaar je veel tijd met je administratie.
Bovendien zijn er opdrachtgevers, zoals de overheid, die een e-factuur verplicht hebben gesteld. Dit kan op 2 manieren: Met je eigen boekhoudsoftware of via het leveranciersportaal van de overheid.
