Samenwerken gaat online net zo goed - en misschien wel beter - als 'gewoon' op kantoor. Maar welke programma's gebruikt u voor die samenwerking? Programma's die betrouwbaar en veilig zijn en als het even kan ook nog Nederlands. De Zaak maakte een selectie van de beste tools om online samen te werken, en brengt deze in een serie van 3 afleveringen. Deel 1: Office-suites.

Inhoudsopgave

Hoe staat het met jouw boekhouding? Via De Zaak krijg je 15 maanden gratis boekhouden met e-Boekhouden.nl. Ook wanneer je al gebruikmaakt van een boekhoudpakket. Je zet de gegevens van je oude boekhouding in een handomdraai over en je hebt geen dubbele kosten.

Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 1: Office-suites

Google Apps voor bedrijven

Voor een zelfstandige met weinig werkkapitaal is Google Docs een voor de hand liggende keuze. U beschikt dan gratis over een standaarduitrusting voor uw werk, die vergelijkbaar is met Microsoft’s Office: mail (7 Gb mailbox), tekstverwerker en spreadsheet.

Wilt u echt samenwerken met een team, dan is Google Apps voor bedrijven een redelijk betaalbare optie. Inclusief de drie hiervoor genoemde programma’s heeft u dan:

  • Gmail (uw bedrijfsnaam als e-mail adres, bijv. uwnaam@uwbedrijf.nl)
  • Agenda (versleutelde verbinding, ingebouwd gegevensherstel)
  • Drive (5 Gb gratis opslag )
  • Google Documenten, Spreadsheets & Presentaties
  • Sites (portal om info te delen met klanten)
  • Google+ (sociaal netwerk, inclusief videogesprekken met Google Hangout)

Deze uitgebreide versie van Google Apps biedt een aantal praktische voordelen, zoals: integratie met de Agenda (een e-mail over een afspraak staat er zo in) en 25 Gb opslagruimte voor uw e-mail.
Bovendien kunt u zowel uw mailbox als uw agenda synchroniseren met uw smartphone of tablet, zodat u ook offline berichten kunt lezen en schrijven.

Google Drive is in principe bedoeld voor bestandsdeling en/of opslag (standaard 5 Gb opslagruimte, maar is tegen betaling uit te breiden). U kunt er zowel individuele bestanden als complete mappen delen met projectteams of klanten, leveranciers en partners.

Maar het is meer: in feite is het een digitale werkruimte, waarbinnen u tegelijkertijd met meerderen aan een en hetzelfde document kunt werken. En sinds eind 2012 is het mogelijk om rechtstreeks vanuit het vernieuwde Gmail een bestand vanuit Drive aan een bericht te koppelen.

Zoeken naar het juiste bestand in Drive is een fluitje van een cent, omdat u kunt filteren op zoekwoord, bestandstype en zelfs eigenaar.

Qua beveiliging kunt u gebruik maken van zogenaamde ‘two-factor authenticatie’, wat inhoudt dat naast een wachtwoord ook een bevestiging per SMS benodigd is.

Werkte u tot volle tevredenheid met Microsoft Outlook, Apple Mail of Mozilla’s Thunderbird, dan kunt u deze blijven gebruiken in combinatie met Gmail. Gmail biedt ondersteuning voor POP en IMAP en Google Apps Sync voor Microsoft Outlook.

Prijs:

Google Apps voor bedrijven kost € 40,- per jaar per gebruiker. Meer opslagruimte in Google Drive is tegen betaling mogelijk tot maximaal 16 TB (terabyte = 16.000 Gb!). Zo betaalt u voor 200 Gb opslagruimte € 13,50 per maand, voor 1 TB € 67,- enzovoort.
Voor dat geld heeft u recht op 24 uur per dag ondersteuning.

Website: Google Apps voor bedrijven

Microsoft Office 365
Het succes van Google Apps dwong Microsoft om ook online met iets vergelijkbaars te komen. Dat is Office 365 geworden. U kunt – tot maximaal 25 gebruikers – met Office Web Apps online gebruikmaken van de bekende Microsoft-software: Word, Excel, PowerPoint en Outlook (mailbox van 25 Gb per gebruiker).

Bovendien kunt u:

  • chatten (via Lync)
  • koppelen met sociale media (LinkedIn, Facebook, Twitter)
  • bestanden opslaan (SkyDrive opslagruimte met 10 Gb collectief)
  • SharePoint: een website inrichten (inclusief domeinnaam; geen extra kosten voor webhosting)
  • Lync: videoconferencing

Wanneer u kiest voor Office 365 voor professionals en Kleine Bedrijven Premium heeft u bovendien de beschikking over de desktopversies van voornoemde programma’s  – in dit geval Office 2013.

Premium is ook het meest geschikt voor Apple Mac-gebruikers: voor hen is de 2011-versie van Word, Excel, PowerPoint en Outlook beschikbaar.

Verder kunt u met Premium ook op sommige mobiele telefoons en tablets met Word, Excel en PowerPoint werken.

Gebruikers van Office 365 zijn verzekerd van beveiliging tegen spam en malware. Voor ondersteuning kunt u 24/7 een beroep doen op Microsoft support.

Prijs:

Vanaf € 49,20 per jaar per gebruiker.

Website: Office 365

Lees ook:

Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 2: Online projectmanagement »
Online tools voor goed en veilig samenwerken, deel 3: Bestandsuitwisseling »

Als ondernemer wil je ongetwijfeld je kosten laag houden. Daarom speciaal voor lezers van De Zaak 15 maanden gratis de boekhoudsoftware van e-Boekhouden.nl  uitproberen.

Lees ook…
De klus is geklaard. De factuur kan de deur uit. Maar dan… Hoe zorg je ervoor dat de factuur klopt en aan alle wettelijke eisen voldoet? Wat zet je…
Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf…
60% van de zzp’ers maakt al gebruik van online boekhoudprogramma’s. En dat is niet voor niets. Handmatige boekhouding kost niet alleen veel tijd, maar…
Je hebt een opdracht aangenomen voor een paar maanden. Hard gewerkt. En nu is het tijd om betaald te worden. Je stuurt de factuur. En dan wordt het…
Klaar voor een upgrade in je administratie? Ontdek hoe je met een slimme switch naar een nieuw boekhoudpakket niet alleen tijd en geld bespaart, maar…
Heb jij een eigen bedrijf en ben je verantwoordelijk voor de boekhouding? Dan is het cruciaal om deze veelvoorkomende boekhoudfouten te vermijden….