Tips tegen e-mail stress

• Niet alleen maar makkelijk
• Information overload
• Leren selecteren
• Beperk de informatiestroom

Niet alleen maar makkelijk

De computer neemt ons een hoop werk uit handen. Dat is mooi, maar helaas maakt de technologie het ons niet alleen maar makkelijk. Helpdesks krijgen veel klachten die te maken hebben met e-mailprogramma’s, het resetten van wachtwoorden en netwerksoftwarefouten. Vaak gaat het om eenvoudige storingen, maar de stress wordt er niet minder op.

Niet alleen het systeem, dat het wel eens laat afweten, veroorzaakt stress. De computer en e-mail brengen daarnaast ook extra taken met zich mee. Dossiers opzoeken en aanvullen in de computer, brieven uitprinten of versturen: iedereen kan het eenvoudig zelf, dus worden secretaresses wegbezuinigd. Maar tijd winnen we er dus niet mee.

Information overload

E-mail is een snelle, goedkope vorm van communicatie. Dit laatste maakt het medium ook voor adverteerders erg aantrekkelijk. Over de digitale snelweg wordt enorm veel ongewenste reclame verspreid, ook wel spam genoemd. Er dreigt een ‘information-overload’.

Informatie wordt immers ook zo gemakkelijk naar veel adressen tegelijk verstuurd, dat mailtjes ook terecht kunnen komen bij mensen voor wie ze niet zijn bedoeld. Bovendien kunt u zich, om op de hoogte te blijven, abonneren op diverse e-mail mailing lists. Maar u kunt niet álles lezen. Sterker nog, wie alles wil lezen wordt gek. E-mail is niet voor niets een van de grootste stressveroorzakers in het bedrijfsleven.

Leren selecteren

Hoe ga je om met de enorme stroom informatie? Niet voor iedereen is het makkelijk het kaf van het koren te scheiden. Maar waarom lijkt het selecteren van ditigale informatie zo moeilijk? U leest toch ook niet alle berichten in de krant van a tot z? Dat gaat gewoon niet. En ook bij tv kijken of radio luisteren moeten we selecteren. Leren selecteren kan u en uw werknemers veel tijdwinst opleveren. En in elk geval: minder stress.

Tips voor het selecteren van informatie, voor u en uw personeel:

1. Kijk naar de afzender: is deze bekend, is het waarschijnlijk dat deze u iets belangrijks heeft te melden? In een mailtje van een collega aan de hele afdeling staat waarschijnlijk een belangrijke mededeling: lees deze eerst, een dagelijkse nieuwsbrief kan wel even wachten.
2. Kijk naar het onderwerp: de voor u belangrijkste informatie herkent u direct (zo niet, dan ligt de fout bij de afzender). Veel reclameberichten of persmededelingen kunnen linea recta worden doorgestuurd naar de prullenbak.
3. Accepteer dat u niet alles kunt volgen; niet elk bericht is interessant voor u. En u hoeft zich echt niet schuldig te voelen zoveel ‘weg te gooien’. Papierverspilling is het in ieder geval niet!
4. Als u moeite hebt met weggooien, kunt u ongelezen berichten altijd nog even in ‘archief’ houden. Maar niet te lang, anders raakt u al gauw het overzicht kwijt.
5. Zeg abonnementen en overbodige nieuwsbrieven op als blijkt dat zij voor u weinig toegevoegde waarde hebben of u er niet aan toe komt ze te lezen.
6. Laat de computer een deel van de selectie automatisch doen: maak extra mappen of directories en gebruik de ‘mail filters’ om e-mailtjes te sorteren. E-mail van bepaalde afzenders kunt u automatisch laten wissen.
7. Bouw routine in: handel uw e-mail bijvoorbeeld twee keer per dag af, op vaste tijden. Hoe langer u wacht, des te moeilijker en onoverzichtelijker het wordt.
8. Mailtjes waar u even voor moet gaan zitten, kunt u misschien beter uitprinten en op uw bureau leggen. Kijk ernaar wanneer u tijd heeft: maar de kans dat u ze vergeet of over het hoofd ziet, is kleiner.
9. Als u mailtjes kort en snel kunt beantwoorden, doe dit dan direct, dan kunt u het bericht daarna direct verwijderen.

Met dank aan: Theo Wijlhuizen, bedrijfsarts.