Een zakelijke tankpas gebruiken? Zo werkt het en dit zijn de mogelijkheden

Wat is een tankpas?

Een tankpas is vergelijkbaar met een creditcard of pinpas. Je kunt er brandstof en vaak andere producten mee kopen bij een tankstation. Een tankpas werkt ook met een magneetstrip, die je moet gaan ‘swipen’. Bij een tankstation, dat volledig onbemand is, moet je er wel voor zorgen dat die magneetstrip aan de onderzijde van de tankkaart zit. Bij het overgrote deel van de tankpassen zijn de kaarten voorzien van een pijltje waardoor je altijd kunt kijken hoe je de kaart op de juiste manier in de automaat steekt. Bij het beëindigen van de tankbeurt wordt naar de kilometerstand gevraagd. Dat maakt je administratie makkelijker.

Waar werkt de zakelijke tankpas?

Tankpassen functioneren praktisch in alle tankstations in Nederland. Bij de meeste grote merken vormt dit geen enkel probleem, maar ook bij onbemande stations bewijst de tankpas zijn diensten. Dat biedt overigens het grote voordeel dat je in tankstations kunt tanken die de grootste korting aanbieden. Op deze manier kun je per uitgevoerde tankbeurt enkele euro’s besparen.

Wat zijn de mogelijkheden in het buitenland?

De meeste tankpassen kunnen worden uitgebreid naar andere Europese landen. Wanneer die mogelijkheid wordt geboden, ontvang je vaak een tankkaart met twee magneetstrippen. Pijltjes worden dan aangeduid met ‘NL’ of ‘EU’, zodat je makkelijk het verschil ziet. De tankpas ziet er ongeveer hetzelfde uit als de pas die je gewoonlijk gebruikt.

Wat zijn andere opties?

Naast tanken kan een tankpas ook voor andere doeleinden worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het betalen van een wasbeurt, onderhoud, pechhulp of parkeren. Het hangt af van de opties van de tankpas-aanbieders. Dit kan nog weleens verschillen. Meestal kunnen hier geen artikelen zoals eten en drinken mee worden gekocht.

Voor welke doelgroepen zijn tankpassen het meest geschikt?

Een voorwaarde om een tankkaart te gebruiken, is dat de aspirant-gebruiker btw verschuldigd is en daarnaast is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De doelgroep die hier gebruik van kan maken, bestaat uit:

Werknemers

Personeelsleden die rijden in een leasewagen ontvangen op kosten van de werkgever een tankkaart om te tanken.

Verenigingen of stichtingen

Gebruikers van organisaties of verenigingen hebben eveneens de mogelijkheid om te tanken en hun kosten via de kaart terugbetaald te krijgen.

Ondernemers 

Of je nu een zzp’er of mkb’er bent, de kosten van brandstof zijn in Nederland fiscaal aftrekbaar. Het abonnement van een tankkaart die je zakelijk gebruikt, is eveneens fiscaal volledig aftrekbaar.

Achteraf betalen

Elke week of elke vier weken ontvang je als zakelijke tankpas-abonnee een verzamelfactuur van de tankkaart-aanbieder. Het grote pluspunt voor jou is dat de administratieve rompslomp door de aanbieder uit handen wordt genomen. Het gedoe om bonnetjes te bewaren en het inboeken in de bedrijfsadministratie, is daarmee verleden tijd.

Alle gemaakte onkosten met de tankpas en de verschuldigde btw zijn in één en dezelfde factuur opgenomen. Naast de kosten voor brandstof is het ook mogelijk om via de tankkaart een beroep te doen op andere diensten. Die extra service hangt af van welk type tankkaart voor zakelijk gebruik je hebt aangeschaft. Een pas die gelinkt is aan een bepaald brandstofmerk of een universele brandstofpas.

Het voordeel van universele tankpassen

Een universele tankpas heeft het grote voordeel dat je bijna in alle stations in Europa kunt tanken. Het belangrijkste nadeel van deze multipastankkaart is echter dat het maandelijkse abonnementsgeld iets hoger is, maar vaak kan je dan wel gebruik maken van aanvullende diensten zoals parkeren en afrekenen van de wasstraat.

Je moet je hierbij afvragen of je een netwerk van meer dan 4000 stations in de praktijk ook  echt nodig hebt. Of heb je met 1000 stations in Nederland al voldoende mogelijkheden? En waar ligt je perimeter: binnen een straal van 40 kilometer of niet? En welke stations in de buurt zijn het meest vertegenwoordigd? Dat moet je je eerst afvragen, voordat je een universele tankpas aanschaft.