Hoe zet ik een boekhouding op?

Het woord dat bij iedere beginnende ondernemer door het hoofd spookt: 'boekhouding'. Visioenen van grote stapels papier en talloze mappen doemen op. U weet dat het moet, maar hoe te beginnen? In dit artikel leggen we uit hoe u een goede boekhouding kunt opzetten en wat hier allemaal bij hoort.
Hoe zet ik een boekhouding op?

Wat moet ik bewaren?
De Belastingdienst verplicht het u om bepaalde zaken te bewaren. U moet daarmee kunnen bewijzen dat u heeft verdiend wat u volgens uw belastingaangifte verdient. Denk aan de volgende documenten:

  • Verzonden en ontvangen facturen;
  • contracten;
  • opdrachtbevestigingen;
  • offertes;
  • bankafschriften;
  • correspondentie met klanten;
  • urenadministratie;
  • kasadministratie;
  • privégebruik van goederen en diensten voor de btw;
  • agenda's.

Dit hoeft niet op papier, boekhouding mag ook online. U moet de gegevens ten minste 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerend goed moet u zelfs 10 jaar bewaren.

Als u personeel heeft, komt daar nog een hele aanvullende administratie bij kijken. Hier leest u daar meer over. 

Waarom moet ik dit bewaren?
De bewijslast rond uw inkomsten ligt bij u. Als u niet kunt bewijzen wat u heeft verdiend en uitgegeven, gaat de Belastingdienst dit voor u verzinnen. Dit is doorgaans niet gunstig. Ook kunt u zonder administratie geen aanspraak maken op ondernemersvoorzieningen, zoals de zelfstandigenaftrek. De bank vraagt eveneens soms om uw cijfers.

Maar: administratie bijhouden doet u niet alleen voor de bank en de fiscus. Uw cijfers geven u ook inzicht in hoe het gaat met het bedrijf, wanneer u geld kunt verwachten en herinneringen moet sturen, waar u (te veel) geld aan uitgeeft en hoe u kunt besparen. Dankzij uw administratie kunt u bijsturen zodra het de verkeerde kant op gaat.

Hoe deel ik het in?
Alle uitgaven en inkomsten moeten als debet en credit in een grootboek terechtkomen. Dit geeft overzicht in de financiële stromen in uw bedrijf.

Begin met een beginbalans. Links zet u uw activa, oftewel al uw bezittingen. Hier onder vallen ook uitstaande leningen en debiteuren. Rechts zet u uw passiva, al uw schulden en betalingsverplichtingen, ook bijvoorbeeld afschrijvingen, onderhoudskosten en eigen risico bij schade. Dit geeft een overzicht in uw financiën.

Houd al uw inkomsten en zakelijke uitgaven bij in een kasboek (met btw-specificatie). Dit kan soms ook met internetbankieren. Als u voorraden heeft, moet u hier ook een specifieke boekhouding van bijhouden.

Aan het einde van het kalenderjaar moet u een winst- en verliesrekening kunnen maken. Hier zet u al uw inkomsten en uitgaven in, aangevuld met afschrijvingen, toekomstige kosten, openstaande facturen en nog onbetaalde leveranciers.

De balans en de winst- en verliesrekening vormen samen met een toelichting de jaarrekening.

Hoe kan ik dit bewaren?
Alles kan op papier. Maar dat is nogal ouderwets, ruimte- en tijdrovend en niet milieuvriendelijk. Digitaal is makkelijker. Met een redelijk overzichtelijk bedrijf kunt u prima toe met een paar overzichten in Excel (inkomsten, uitgaven, uren, ontvangen en betaalde btw) en een paar overzichtelijke mappen op uw computer. Bonnetjes van zakelijke uitgaven moet u dan even inscannen of fotograferen en naar uzelf mailen. Een aparte bankrekening en een zakelijk emailadres doen de rest.

Als u echter veel transacties moet verwerken, is het handiger een (online) boekhoudprogramma of een app te installeren. Dit neemt u veel werk uit handen. Met deze programma's kunt u automatisch een factuur sturen, heeft u overzicht over wanneer uw klanten moeten betalen en kunt u vaak snel een paar uur, een nieuwe klant of een nieuwe opdracht inboeken. Uw boekhouding voldoet dankzij zo'n programma automatisch aan de wettelijke eisen.

De onafhankelijke vergelijkingswebsite boekhoudreview.nl is het meest enthousiast over Acumulus, Fisc Book en Audiss. Gnu Cash is een goed gratis boekhoudprogramma. Moneybird is handig voor het maken en bijhouden van facturen, maar met dit programma kun je geen belastingaangifte doen. Davilex online is gebruikersvriendelijk en heeft een goede supportafdeling. ZZP Nederland biedt ook een speciaal boekhoudprogramma aan aan haar leden.

Let op: doet u vanuit uw boekhoudprogramma automatisch aangifte bij de belasting? Dit moet sinds dit jaar volgens Standard Business Reporting (SBR). Zorg dat uw software hier klaar voor is. Hier leest u meer over SBR.

 

Dit kennisartikel is tot stand gekomen in samenwerking met onze kennispartner SNS Bank.

Ga nu naar je mailbox

Je ontvangt een e-mailbericht met instructies om je registratie te bevestigen. Zonder de bevestiging wordt je registratie niet verwerkt.

Ook praktische tips in je mailbox?

Denk na over de toekomst van je bedrijf. Schrijf je in voor onze gratis nieuwsbrieven!

1
0

De Zaak website maakt gebruik van cookies.

We zijn verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies.

/disclaimer
Meer informatie
Ja, ik geef toestemming