Stap 1: Maak (veel) tijd vrij
Als je het goed aan wilt pakken, is de eerste stap genoeg tijd vrij maken. Reserveer een halve of hele dag om je werkplek aan te pakken. Probeer niet ontmoedigd te raken na anderhalf uur. De tijd die je nu investeert, win je later dubbel en dwars terug.
Stap 2: De onderste steen moet boven
Ruim niet alleen op wat in het zicht staat. Opruimexperts noemen dat opruimen totdat het nulpunt is bereikt. Van de ladekasten en de bakjes op je bureau tot uw werkplek thuis en je kofferbak: de inhoud ervan moet door je handen gaan.
Stap 3: Organiseer
Hang een bord met magneten op voor losse krabbels, kaarten en knipsels. Verzamel alle kantoorartikelen, behoud het noodzakelijke en geef alles één vaste plek. Ook alle kabeltjes en opladers krijgen één plek, in een bakje of doos.
Stap 4: Bepaal relevantie
Volle postbakjes, stapels papier: het zijn vaak uitgestelde beslissingen. Doorloop de stapels en vraag je het volgende af: “Is het belangrijk en relevant?”
Als het niet belangrijk of relevant meer is, mag het in de versnipperaar. Is dat het nog wel? Doe het in mappen en geef die een naam: ‘lezen’, ‘archiveren’ of ‘werkoverleg’ bijvoorbeeld.
Twijfel je over iets? Niet weggooien, maar in een map bewaren en er later een tweede keer naar kijken.
Stap 5: Koppel er actie aan
Aan het werk in de overgebleven mappen, koppel je actie. Vraag je af wat je er mee moet doen en benoem die actie. Moet je het aan een ander geven? Zelf oppakken? Of archiveren?
Hanteer daarbij de 3-minutenregel. Kost het je minder dan 3 minuten? Doe het dan nu. Kost het je meer tijd? Plan er dan gelijk tijd voor in je agenda of digitale takenlijst. Zet erbij wat je er mee doet en wanneer. Zo heb je een overzicht van alle taken die je nog moet doen.
Stap 6: Voorkom ‘faalkosten’ en maak beleid
Je hebt nu alles op en om je bureau in kaart gebracht. Probeer de orde en het overzicht van je eigen werkplek door te trekken naar het hele bedrijf.
Met meer structuur voorkomt je ‘faalkosten’ – de kosten voor de tijd die je niet besteedt aan het maken van winst, maar aan het (op)zoeken van spullen. Denk bijvoorbeeld aan papieren van uitgeleverde producten, die tussen de stapels verdwijnen. Of twee collega’s die aan hetzelfde werken, omdat er geen centraal punt is voor het opslaan van hun werk.
Stap 7: Doe hetzelfde bij je digitale omgeving
Is je werkplek op orde? Dan is nu je digitale werkomgeving aan de (opruim)beurt. Start met het oudste mailtje in je inbox. Hanteer hetzelfde systeem als bij het opruimen van uw bureau: bepaal relevantie en koppel er eventueel actie aan. Archiveer relevante mail (de rest gooi je weg).
Een goede manier is de boomstructuur. De hoofdmappen vormen de stam en de submappen zijn de takken met daarin taken. Handig: hanteer deze structuur ook bij de mappen op je computer of bedrijfsnetwerk.
Het opruimen van een werkplek is in de meeste gevallen het plukken van laaghangend fruit. En als je nu je zaken beter organiseert, hoef je dit de volgende vakantieperiode niet meer te doen.
Met dank aan professional organizer Germo Bekendam van Organizing Works.
Lees ook:
– Neem je businessplan onder de loep. Vaar je nog de goede koers of is het tijd om bij te sturen? »
– Is je administratie en boekhouding op orde? Zo ziet een goed ordnersysteem eruit »
