Inhoudsopgave
Wat is een factuur?
Een factuur is een schriftelijke rekening of nota voor geleverde goederen of diensten. Het is een van de belangrijkste documenten van je bedrijf. Het bewijst dat je een dienst of product geleverd hebt en zorgt ervoor dat je daarvoor betaald wordt.
Maak je zelf de facturen voor jouw zaak? Dan is het belangrijk dat ze aan bepaalde eisen voldoen. We leggen uit welke gegevens er sowieso op moeten staan.
Stap 1: volledige (adres)gegevens
Het begint ermee dat de juiste gegevens van je klant op iedere factuur vermeld worden. Op een factuur moet de (bedrijfs)naam en het complete adres van je klant of opdrachtgever komen. Tip: spreek duidelijk af welk adres je daarvoor kunt gebruiken
Ook het adres waar j0uw onderneming feitelijk gevestigd is, moet op de factuur staan. Dat is het adres waarmee je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven. Let erop dat je niet alleen een postbusnummer op je factuur zet.
Stap 2: KvK-nummer
Naast je bedrijfsnaam en je adresgegevens is het verplicht om het KvK-nummer op de factuur te zetten. Ben je je KvK-nummer kwijt? Dan kun je het opzoeken op de site van de Kamer van Koophandel.
Stap 3: unieke volgnummers
Naast de naam en adresgegevens van je klant en je eigen bedrijf, dient een factuur voorzien te zijn van een volgnummer. Factuurnummers in je administratie zijn opeenvolgend, bijvoorbeeld 100, 101, 102 en verder.
Stap 4: Factuurdatum en betalingstermijn
Vermeld op elke factuur de datum waarop de factuur verstuurt. Heb je ergens vastgelegd wat de betalingstermijn is? Bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden? Dan zet je deze betalingstermijn op je factuur. Zorg ervoor dat het voor je klanten duidelijk is wanneer de factuur betaald dient te zijn. Duidelijke afspraken zullen er vaak voor zorgen dat er sneller betaald wordt.
Liggen er geen afspraken over de betalingstermijn vast? Dan is een standaard wettelijke betalingstermijn van uiterlijk 30 dagen verplicht.
Stap 5: geleverde goederen of diensten
Op je factuur zet je een duidelijke omschrijving van de diensten of producten die je hebt geleverd op een specifieke datum of in een afgesproken periode. Vergeet niet de prijs per dienst of product te vermelden.
Zzp’ers factureren vaak in de vorm van declarabele uren. Daarbij volg je uiteraard het uurtarief dat je eerder met je klant hebt afgesproken.
Stap 6: het btw-bedrag
Bij alle geleverde goederen of diensten vermeld je het bedrag exclusief btw, het te betalen btw-bedrag en het bedrag inclusief btw.
Het btw-tarief hangt af van de diensten of de producten van jouw zaak. Nederland kent drie verschillende btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Het standaardtarief is 21% en wordt het hoge tarief genoemd. Het geldt voor vrijwel alle diensten of producten.
9% is het lage btw-tarief. Hierin vallen voedingsmiddelen, water, agrarische goederen, bepaalde werkzaamheden aan woningen, geneesmiddelen, hulpmiddelen, kunst, verzamelvoorwerpen, antiek, boeken en periodieken.
In Nederland kennen we een btw-tarief van 0%. Dit tarief geldt voor ondernemers die zakendoen met het buitenland en is van toepassing op bepaalde grensoverschrijdende transacties.
Tot slot kennen we de kleine ondernemersregeling. Daarbij kun je worden vrijgesteld van btw.Wil je meer weten over de verschillende tarieven ? Hier lees je alles over de btw-tarieven in Europa in 2022.
Stap 7: btw-nummer
Ben je voor de Belastingdienst btw-plichtig? Dan krijg je een uniek nummer. Dit nummer – het btw-nummer – gebruik je voor al je contacten met je klanten en leveranciers. Al je verkoop facturen moeten voorzien zijn van het btw-nummer. Dit unieke nummer op je website vermelden is overigens alleen verplicht als je ook verkoopt via je site.
Tip: factureer online met een boekprogramma
Vind je het lastig om helemaal zelf facturen te maken? Dan kun je gebruikmaken van een online boekhoudprogramma. Met een online factuur programma zet je in een paar klikken een professionele factuur template op en beheer én verstuur je vrij snel en gemakkelijk je facturen. Maar er zitten zeker nog meer voordelen van aan het gebruik van een online factuurprogramma:
- meestal heb je de beschikking over een uitstekende helpdesk
- je maakt vrij eenvoudig je facturen in eigen huisstijl
- factureren gaat – als alles goed is ingericht – een stuk eenvoudiger en je facturen worden sneller betaald
- je facturen worden automatisch via e-mail verstuurd
- je kunt gebruikmaken van een gratis factuur voorbeeld
- btw-aangifte doen kan meestal volledig worden geautomatiseerd
- je boekhouding kun je gemakkelijker uitbesteden door je boekhouder ook toegang te geven
- je houdt vrij snel en simpel bij of je facturen betaald zijn of niet
Met het gebruik van een factuurprogramma bespaar je op termijn tijd en geld. Het is dus zeker de moeite waard om een aantal boekhoudprogramma’s eens wat beter te onderzoeken.
Zorg er wel voor dat de opdrachtgever akkoord gaat met digitale facturatie. Er zullen waarschijnlijk geen bezwaren zijn, maar je kunt het maar beter even afstemmen.
Factureren met factuur template in Word
Wil je nog niet investeren in een factuurprogramma? Dan kan je natuurlijk ook een standaard factuur template in een programma als Word opzetten en gebruiken als voorbeeld factuur. Vaak kun je deze gratis downloaden. Heb je eenmaal een voorbeeld factuur? Dan kun je vrij snel een gemakkelijk je nieuwe facturen maken
Samenvatting factuur voorbeeld
Of je nu een aantal jaren enthousiast zzp’er bent of net met je eigen bedrijf begint en je eerste factuur nog moet versturen. Het is belangrijk om goede en professionele facturen te maken. We zetten de eisen die eraan verbonden nogmaals op een trij.
• De volledige naam en het adres van je klant
• Het volledige vestigingsadres van jouw bedrijf (geen postbus).
• Gebruik een volgnummer op je facturen
• Vermeld je KvK-nummer en btw-nummer op je facturen
• Zorg voor een duidelijke beschrijving van de zaken die jij hebt geleverd
• Zorg ervoor dat bedragen altijd exclusief en inclusief btw op de factuur staan.
• Overweeg gebruik te maken van een online boekhoudprogramma.
Zakt de moed je na het lezen van dit artikel je toch in de schoenen? Dan is het misschien tijd om op zoek te gaan naar een goede boekhouder. De Zaak helpt je graag bij het vinden van een professionele en voordelige boekhouder in de buurt.
