Voorbeeld factuur zzp. Een goede factuur in 7 stappen

Wat is een factuur?

Een factuur is een schriftelijke rekening of nota voor geleverde goederen of diensten. Het is een van de belangrijkste documenten van je bedrijf. Het bewijst dat je een dienst of product geleverd hebt en zorgt ervoor dat je daarvoor betaald wordt.

Maak je zelf de facturen voor jouw zaak? Dan moeten ze voldoen aan de wettelijke factuureisen. Een factuur opstellen, doe je zo:

Stap 1: Volledige (adres)gegevens

Een factuur opstellen begint met de juiste gegevens van je klant. Zet de volledige (bedrijfs)naam en het complete adres van je klant of opdrachtgever op de factuur.

Tip: spreek duidelijk af welk adres je daarvoor kunt gebruiken.

Ook je eigen naam en adres moeten op de factuur. Gebruik het adres waar je onderneming echt gevestigd is. Alleen een postbusnummer is niet genoeg.

Stap 2: KvK-nummer

Sta je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel? Dan ben je verplicht je KVK-nummer op de factuur te vermelden. Ben je je KVK-nummer kwijt? Dan kun je het opzoeken op de site van de KVK.

Stap 3: Unieke volgnummers

Elke factuur krijgt een uniek factuurnummer dat aansluit op het vorige, bijvoorbeeld 100, 101, 102. Je mag ook met meerdere reeksen werken, zoals 2026-001, 2026-002. Een nummer mag maar één keer voorkomen.

Stap 4: Factuurdatum en betalingstermijn

Vermeld op elke factuur de datum waarop je de factuur uitreikt: de factuurdatum. Lever je aan een andere ondernemer? Dan stuur je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Voor werk dat je in september levert, is dat dus uiterlijk 15 oktober.

Heb je een betalingstermijn afgesproken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden of in het contract? Zet die termijn dan op je factuur. Heb je met een zakelijke klant niets afgesproken? Dan geldt een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Maak het de klant makkelijk: zet de uiterste betaaldatum en je IBAN duidelijk op de factuur. Een betaallink of QR-code kan ook helpen.

Stap 5: Geleverde diensten

Zet op je factuur wat je hebt geleverd en hoeveel. Bij goederen is dat bijvoorbeeld 25 spijkerbroeken, bij diensten de omvang, zoals 12 uur webdesign. Vermeld ook de datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd. Dat is niet altijd dezelfde datum als de factuurdatum.

Vermeld de prijs per stuk of per uur en het bedrag exclusief btw. Een zzp-factuur vermeldt vaak declarabele uren. Daarbij gebruik je het uurtarief dat je met je klant hebt afgesproken.

Stap 6: Het btw-bedrag

Vermeld eerst het bedrag exclusief btw, dan het btw-tarief en het btw-bedrag, en tot slot het totaalbedrag inclusief btw. Lever je dingen met verschillende btw-tarieven? Zet de bedragen dan per tarief apart.

Welk tarief je rekent, hangt af van wat je levert. Nederland kent drie btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Het algemene tarief is 21%. Dat geldt voor de meeste goederen en diensten.

9% is het verlaagde tarief. Dat geldt onder meer voor voedingsmiddelen, water, geneesmiddelen, boeken, kranten en tijdschriften, en toegang tot culturele en recreatieve evenementen. Op de site van de Belastingdienst zie je welk tarief voor jouw product of dienst geldt.

In Nederland kennen we ook een btw-tarief van 0%. Dit tarief geldt voor bepaalde grensoverschrijdende leveringen en diensten, zoals uitvoer naar landen buiten de EU en internationaal personenvervoer.

Een aantal diensten is vrijgesteld van btw, waaronder:

• Componisten, schrijvers, cartoonisten en journalisten
• Financiële diensten en verzekeringen
• Fondsenwervende activiteiten
• Gezondheidszorg
• Jeugd- en jongerenwerk

Tot slot is er de kleineondernemersregeling (KOR). Doe je daaraan mee, dan reken je geen btw. Voor je facturen gelden dan aangepaste regels. Wil je meer weten over de verschillende tarieven? Hier lees je meer over de btw-tarieven in Europa.

Stap 7: Btw identificatienummer

Ben je ondernemer voor de btw? Dan krijg je van de Belastingdienst twee nummers: een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer (btw-id). Op je facturen zet je het btw-id, het nummer dat begint met NL. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst. Heb je een eenmanszaak, dan ziet je btw-id er sinds 1 januari 2020 zo uit: NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers.

Verkoop je producten via je website of bied je daar diensten aan? Dan zet je je btw-id ook op je website.

Zo ziet een factuur eruit die aan alle eisen voldoet. De gegevens zijn verzonnen.

Daarnaast staan deze gegevens op de factuur:

• Jouw naam en adres: Studio Voorbeeld, Voorbeeldstraat 1, 1234 AB Voorbeeldstad
• Jouw KVK-nummer: 12345678
• Jouw btw-identificatienummer: NL000000000B01
• Gegevens van de klant: Bakkerij De Korrel, Dorpsstraat 10, 9999 ZZ Voorbeelddorp
• Uniek factuurnummer: 2026-014
• Factuurdatum: 1 oktober 2026
• Leverdatum: 26 september 2026
• Omschrijving van wat je hebt geleverd, met aantal en prijs per stuk (zie de tabel)
• Btw-tarief en btw-bedrag: 21%, € 214,20
• Betalingstermijn: 30 dagen, dus uiterlijk 31 oktober 2026
• IBAN: NL00 BANK 0123 4567 89 ten name van Studio Voorbeeld

Twee regels om te onthouden. Is het totaalbedrag € 100 of lager (inclusief btw)? Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen met minder gegevens. En je bewaart je facturen, net als de rest van je administratie, 7 jaar.

Tip: Factureer met een online boekhoudprogramma

Vind je het lastig om helemaal zelf facturen te maken? Dan kun je een online boekhoudprogramma gebruiken. Daarmee maak je in een paar klikken een factuursjabloon, bijvoorbeeld in je eigen huisstijl. Zo maak en verstuur je je facturen snel. Andere voordelen van een online factuurprogramma:

• Meestal kun je terecht bij een helpdesk.
• Je maakt eenvoudig facturen in je eigen huisstijl.
• Het programma nummert je facturen automatisch door.
• Je verstuurt facturen direct per e-mail.
• Heb je een klant eenmaal gefactureerd, dan staan zijn gegevens opgeslagen voor de volgende keer.
• Je begint met een kant-en-klaar factuursjabloon.
• Veel programma's bereiden je btw-aangifte voor op basis van je facturen.
• Je kunt je boekhouder toegang geven, zodat je de boekhouding makkelijker uitbesteedt.
• Je ziet snel welke facturen betaald zijn en welke nog niet.

Met een factuurprogramma bespaar je op termijn tijd en geld. Het is dus de moeite waard om een aantal boekhoudprogramma’s te vergelijken.

Stuur je je facturen digitaal? Dan moet je klant daarmee akkoord gaan. Meestal is dat geen probleem, maar stem het wel even af.

Factureren met factuur template in Word

Wil je nog niet investeren in een factuurprogramma? Dan kun je ook een factuursjabloon in een programma als Word maken en dat als voorbeeldfactuur gebruiken. Vaak kun je zo'n sjabloon gratis downloaden. Let er wel op dat je zelf de factuurnummers bijhoudt en dat elk nummer maar één keer voorkomt.

Samenvatting factuur voorbeeld

Ben je al jaren zzp'er of stuur je binnenkort je eerste factuur? Dit moet er in elk geval op staan en hier moet je op letten:

• De volledige naam en het adres van je klant.
• Je eigen naam en het adres waar je bedrijf gevestigd is (geen postbus).
• Je KVK-nummer en je btw-identificatienummer (niet je omzetbelastingnummer).
• Een uniek, doorlopend factuurnummer.
• De factuurdatum en de datum van levering.
• Een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd, met aantal en prijs per stuk.
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
• De betalingstermijn.
• Verstuur de factuur aan een zakelijke klant uiterlijk op de 15e van de maand na levering.
• Bewaar je facturen 7 jaar.

Zakt de moed je na het lezen van dit artikel toch in de schoenen? Dan is het misschien tijd om een goede boekhouder te zoeken. De Zaak helpt je graag bij het vinden van een professionele en voordelige boekhouder in de buurt.