Laat je een onbetaalde factuur innen door een incassobureau, dan mag je de incassokosten op je klant verhalen. De wet geeft een staffel: 15% over de eerste € 2.500, daarboven een lager percentage, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij een particulier is dat een hard plafond, bij een bedrijf geldt het als je niets anders hebt afgesproken. Sinds 1 oktober 2026 geldt er een voorwaarde bij: staat het bureau niet in het register van Justis en is je klant een particulier, eenmanszaak of vof, dan hoeft die klant geen incassokosten en geen oplopende rente te betalen.
Hoeveel incassokosten mag een incassobureau rekenen?
De maximale incassokosten staan in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Je rekent per schijf van de openstaande hoofdsom, net als bij een belastingtarief.
| Deel van de openstaande factuur | Maximale incassokosten |
|---|---|
| Over de eerste € 2.500 | 15% |
| Over de volgende € 2.500 | 10% |
| Over de volgende € 5.000 | 5% |
| Over de volgende € 190.000 | 1% |
| Over het bedrag boven € 200.000 | 0,5% |
| Minimum | € 40 |
| Maximum | € 6.775 |
Tot een factuur van € 266,67 kom je met 15% onder de € 40. Je mag dan toch € 40 vragen. Het maximum van € 6.775 bereik je pas bij een openstaand bedrag van € 1 miljoen.
Bij een particuliere klant is de staffel een plafond: het bureau mag minder vragen, niet meer. Wat het bureau jou als opdrachtgever rekent, staat niet in de wet: dat is een afspraak tussen jou en het bureau.
Rekenvoorbeeld: factuur van € 12.000
Een interieurbouwer stuurt een factuur van € 12.000 en wordt niet betaald. Staat er in de voorwaarden niets anders, dan zijn de maximale incassokosten:
- 15% over € 2.500 = € 375
- 10% over € 2.500 = € 250
- 5% over € 5.000 = € 250
- 1% over de laatste € 2.000 = € 20
Samen is dat € 895. Is de klant een bedrijf, dan loopt daarnaast de wettelijke handelsrente van 10,4%. Zestig dagen te laat kost de klant dan ongeveer € 205 aan rente. Bij kleinere bedragen gaat het om minder geld: een factuur van € 750 levert maximaal € 112,50 op, een factuur van € 180 de minimale € 40.
Particulier, eenmanszaak of bv: wat geldt voor wie?
Een eenmanszaak zit ertussenin. Voor de aanmaning en de rente is het een zakelijke klant, voor de registratieregel een persoon.
| Regel | Particulier | Eenmanszaak, vof of maatschap | Bv of nv |
|---|---|---|---|
| Eerst een gratis aanmaning met 14 dagen betaaltijd | Verplicht | Niet verplicht | Niet verplicht |
| Incassokosten | Nooit meer dan de staffel | Minimaal € 40; je voorwaarden mogen afwijken van de staffel | Minimaal € 40; je voorwaarden mogen afwijken van de staffel |
| Wettelijke rente | 4% (sinds 1 januari 2026) | 10,4% (sinds 1 juli 2026) | 10,4% (sinds 1 juli 2026) |
| Geen incassokosten als het bureau niet bij Justis geregistreerd is | Ja | Ja | Nee |
Particuliere klant: eerst de veertiendagenbrief
Bij een consument mag je pas incassokosten rekenen na één gratis aanmaning. Daarin geef je de klant 14 dagen om te betalen. Volgens de Hoge Raad begint die termijn pas op de dag nadat de klant de brief heeft ontvangen. Neem daarom de zin over die de Rechtspraak aanraadt: "binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd". Met een andere formulering loop je het risico dat de rechter de incassokosten afwijst. Je noemt in de brief ook welk bedrag aan incassokosten volgt als de klant niet betaalt. Een goede betalingsherinnering kan als deze aanmaning tellen.
Heeft dezelfde klant meer onbetaalde facturen, dan maan je ze in één brief aan. De incassokosten bereken je over het totaal. Herinneringskosten of administratiekosten bovenop de incassokosten zijn niet toegestaan.
Int je abonnementsgeld of andere kleine termijnen? Blijven er binnen zes maanden meer termijnen onbetaald, dan reken je voor de eerste termijn hoogstens € 40 en voor elke volgende termijn in die zes maanden hoogstens € 20.
Zakelijke klant: je eigen voorwaarden tellen
Een bedrijf is je vanaf de dag na de vervaldatum minimaal € 40 verschuldigd, ook zonder aanmaning. Daarnaast loopt automatisch de wettelijke handelsrente. In je algemene voorwaarden mag je andere incassokosten afspreken dan de staffel. Heb je niets afgesproken, dan geldt de staffel.
Sinds 1 oktober 2026: zonder registratie geen incassokosten
Volgens de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) moet een incassobureau dat schulden van personen int sinds 1 april 2024 in het register incassodienstverlening van Justis staan. Bureaus die al actief waren, kregen een jaar om zich te registreren. Medewerkers die contact hebben met schuldenaren moeten een VOG hebben en het bureau moet een klachtenregeling hebben en aangesloten zijn bij een geschillenregeling.
Op 1 oktober 2026 trad het laatste artikel van de Wki in werking. Schakel je een bureau in dat niet geregistreerd is, dan hoeft je klant aan dat bureau niets te betalen. Vanaf de eerste brief van het bureau loopt er geen wettelijke rente meer en de incassokosten zijn helemaal niet verschuldigd. Stap je daarna over naar een geregistreerd bureau voor dezelfde factuur, dan krijg je die kosten ook niet meer. De factuur zelf moet je klant wel betalen.
De registratieplicht geldt als je klant een persoon is die in Nederland woont. Dat is een particulier, maar ook een eenmanszaak of de vennoten van een vof of maatschap. Gerechtsdeurwaarders en advocaten hoeven niet in dit register, want zij staan al in hun eigen register.
Incassobureau of deurwaarder: wie mag wat?
Een incassobureau stuurt je klant aanmaningen met een verzoek om te betalen. Dwingen mag het bureau niet: het mag geen dagvaarding uitbrengen en geen beslag leggen op loon of spullen.
Een gerechtsdeurwaarder kan ook eerst zonder rechter proberen te innen of een betalingsregeling afspreken. Betaalt je klant dan nog steeds niet, dan dagvaardt de deurwaarder hem. Na een vonnis kan de deurwaarder beslag leggen. Wat dat traject kost en wie de rekening betaalt, lees je in wat een deurwaarder kost. Een incasso-advocaat kan ook dagvaarden en het faillissement van je klant aanvragen.
Zo kies je een betrouwbaar incassobureau
- Zoek het bureau op in het register van Justis. Controleer of de naam en het registratiekenmerk op de brieven precies overeenkomen met het register.
- Vraag wat jij betaalt in drie situaties: je klant betaalt alles, je klant betaalt alleen de factuur, je klant betaalt niets. Laat het antwoord op papier zetten.
- Spreek af binnen hoeveel dagen het geïnde geld op jouw rekening staat.
- Check bij welke geschillenregeling het bureau is aangesloten. Dat is verplicht, dus een bureau dat het antwoord niet weet, valt af.
- Reageert je klant niet en wil je naar de rechter, dan heb je een deurwaarder of advocaat nodig. Laat je vooraf vertellen wie dat doet en wat het jou kost.
- Lever je factuur, je herinneringen, bewijs van levering en je algemene voorwaarden aan. Met die stukken kan het bureau laten zien waar de vordering op rust.
KVK noemt ook keurmerken, zoals het Incasso Keurmerk van de NVI en het keurmerk Sociaal Verantwoord Incasseren. Die zijn vrijwillig. Het register van Justis is de wettelijke ondergrens.
Advies van De Zaak: Stuur de veertiendagenbrief zelf, met het bedrag aan incassokosten erin. Het kost je alleen een brief, en de termijn loopt dan al. Betaalt je klant na die veertien dagen niet, geef de factuur dan pas uit handen, en alleen aan een bureau dat in het register van Justis staat. Kies tussen die bureaus op wat jij betaalt als je klant alleen de factuur betaalt of helemaal niets, en niet op de belofte dat het gratis is.
Wijzigingen in de regels voor incasso en betalingstermijnen staan in onze nieuwsbrief.
Veelgestelde vragen
Wat kost een incassobureau mij als ondernemer?
Dat staat niet in de wet, maar in je afspraak met het bureau. De wet regelt alleen wat je klant maximaal betaalt: 15% over de eerste € 2.500, minimaal € 40 en maximaal € 6.775. Volgens KVK rekenen de meeste bureaus pas kosten als de incasso gelukt is. Leg vast wat je betaalt als je klant niets of alleen de factuur betaalt.
Mag ik btw rekenen over de incassokosten?
Alleen als je de btw op de rekening van het incassobureau zelf niet kunt terugvragen, bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent van btw. Je moet dan uitdrukkelijk verklaren dat je de btw niet kunt verrekenen. Ben je gewoon btw-plichtig, dan reken je geen btw bovenop de incassokosten. Wordt de factuur nooit betaald, dan kun je wel de btw over een onbetaalde factuur terugvragen.
Hoeveel aanmaningen moet ik sturen voor ik een incassobureau inschakel?
Bij een particuliere klant één: een gratis aanmaning met 14 dagen betaaltijd, gerekend vanaf de dag na ontvangst. Pas daarna mogen er incassokosten bij. Bij een zakelijke klant ben je geen aanmaning verplicht, maar een herinnering is wel verstandig.
Wat mag een incassobureau niet doen?
Een incassobureau mag geen beslag leggen en geen dagvaarding uitbrengen. Dat kan alleen een gerechtsdeurwaarder, en voor beslag is meestal eerst een vonnis nodig. Bij een particulier mag het bureau geen herinnerings- of administratiekosten rekenen bovenop de wettelijke incassokosten.
Vanaf welk bedrag kan ik een incassobureau inschakelen?
De wet kent geen minimumbedrag voor een factuur die je uit handen geeft. Bij een factuur tot € 266,67 betaalt een particuliere klant hoogstens € 40 aan incassokosten. Vraag bij kleine bedragen dus eerst wat het bureau jou kost als de incasso mislukt.
Bronnen
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (geldend sinds 1 oktober 2024)
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, artikel 96
- Wet kwaliteit incassodienstverlening
- Rijksoverheid: hoogte incassokosten
- Rijksoverheid: hoogte wettelijke rente
- Staatsblad 2024, 44: inwerkingtreding Wki (art. 18 per 1 oktober 2026)
- Ondernemersplein: deurwaarder of incassobureau inschakelen
- KVK: incassobureau inschakelen
