Categorieën

Het versturen van commerciële e-mail naar consumenten en bedrijven is aan nogal wat regels gebonden. Hieronder een beknopte uitleg over waar je allemaal rekening mee moet houden.

Maximale omzet voor je webshop of e-commerce platform in 2024 met e-mailmarketing. Download nieuwe whitepaper >>

Inhoudsopgave

De regels voor het versturen van e-mail zijn vastgelegd in de Code E-mail. Deze code maakt deel uit van de Reclame Code. Doel van de Code E-mail; bedrijven transparanter laten communiceren over wat zij precies sturen aan de ontvanger.

Belangrijke bepaling in de Code: adverteerders zijn in hoge mate zelf verantwoordelijk voor het op coorecte wijze versturen van commerciël e-mail. Dit betekent dat wanneer een ondernemer  gebruik maakt van een verzendlijst die niet door hem zelf is opgesteld, hij er óók verantwoordelijk voor is dat de mailadressen aan de regels voldoen. Men mag tenslotte geen e-mails versturen zonder hier toestemming voor te hebben. Zowel de adverteerder als de eigenaar van de verzendlijst zijn sinds 1 januari 2012 verantwoordelijk voor de naleving van deze regel.

Waar moet je rekening mee houden als je e-mail inzet met een commercieel doel?

In Nederland geldt sinds 2009 een totaalverbod op spam. Dat komt er simpelweg op neer dat je geen commerciële e-mail mag sturen naar consumenten en zakelijke klanten als zij daarvoor geen toestemming hebben gegeven. Dit geldt overigens ook voor berichten die tot doel hebben geld in te zamelen voor een goed doel en e-mails met een ideëel karakter.

Let op! Het gaat hier om ondubbelzinnige toestemming. Dat betekent dat de ontvanger van berichten zelf aangeeft dat hij bijvoorbeeld je nieuwsbrief wil ontvangen door een vinkje bij een tekst als ‘Ja, stuur mij de nieuwsbrief over…’ aan te zetten of te activeren.

Dit vinkje mag dus niet al van tevoren zijn aangezet als iemand via je website informatie aanvraagt, iets koopt of een offerte aanvraagt. Ook mag je niet ergens in je algemene voorwaarden de bepaling hebben verstopt dat wie je algemene voorwaarden accepteert, zich automatisch voor een nieuwsbrief of e-mails van je bedrijf aanmeldt.

Bovendien moet het de ontvanger duidelijk zijn waarvoor hij toestemming geeft. Je moet dus bij een nieuwsbriefaanmelding duidelijk aangeven wat voor informatie daarin staat en hoe vaak de nieuwsbrief wordt verstuurd. De regel omtrent ondubbelzinnige toestemming gold al langer. Wat er vanaf 1 januari 2012 bijkomt, is de informatie die je bij een inschrijving moet verstrekken. De frequentie en de inhoud van je e-mailings moet voor de ontvanger duidelijk zijn en mag dus ook niet in je algemene voorwaarden verwerkt zijn. “Hierbij meld je je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief met informatie over onze nieuwste ontwikkelingen” is goed, “Hierbij meld je je aan voor onze nieuwsbrief” is niet langer voldoende.

De uitzondering: bestaande klanten

Aan bestaande klanten mag je ongevraagd berichten sturen, zolang die maar betrekking hebben op soortgelijke producten.

Voorbeeld: iemand die in je webshop een computer koopt, mag je via een e-mail ook verwijzen naar een nieuw model printer. Maar ook hier geldt: de ontvanger moet zich makkelijk kunnen afmelden voor de ongevraagde berichten.

Duidelijkheid over de afzender

Het moet de ontvanger van een e-mail direct duidelijk zijn wie het bericht stuurt. In het ‘Van’-veld staat dus je bedrijfsnaam, een merknaam of je eigen naam.  Als je e-mailadressen gebruikt die niet door jezelf zijn verzameld – je huurt ze bijvoorbeeld – dan moet dat voor de ontvanger ook duidelijk zijn. In het ‘Van’-veld staat dan nog wel steeds je bedrijfsnaam, maar in de mailing zelf moet dan een verwijzing staan naar de naam van het bedrijf dat de adressen aan je verhuurt (de bestandseigenaar). Dat kan met een tekst als ‘Je ontvangt deze mail omdat je je hebt aangemeld via…’.

Afmelden moet zo makkelijk mogelijk

Ontvangers van commerciële e-mail moeten zich eenvoudig kunnen afmelden als zij berichten niet langer willen ontvangen. De ontvanger moet zich kunnen afmelden op het niveau waarop hij zich heeft ingeschreven. Voorbeeld: een bedrijf verkoopt meerdere producten en per product worden afzonderlijke nieuwsbrieven verstuurd. Iemand die al deze nieuwsbrieven ontvangt, en zich voor een of meerdere wil afmelden, moet dat in een handeling kunnen regelen. De ontvanger hoeft dat dan dus niet meer per nieuwsbrief te doen.

No reply mag niet

E-mails moeten altijd een responsmogelijkheid hebben. Je mag dus geen e-mail versturen waarin staat dat reageren niet mogelijk is. Hoe persoonlijker het verzendende mailadres, hoe beter.
Uiteraard mag je een adres als communicatie@mijnbedrijf wel gebruiken, maar zorg er dan wel voor dat het een werkend adres is en dat er gehoor wordt gegeven aan e-mails die binnenkomen op dit adres.

Pas op met bijlagen

Geen regel, maar in de Code E-mail wordt geadviseerd om geen bijlagen met een e-mail mee te sturen. Reden: dergelijke berichten worden relatief vaak geweerd door antivirus-software. Mocht het toch nodig zijn voor de campagnes die je verstuurt, een bijlage toe te voegen, zorg dan dat deze nooit groter is dan 150kb.

Gevolgen als regels worden overtreden

Als je de regels voor het versturen van e-mail overtreedt, krijgt je een waarschuwing van de branchevereniging van de sector waarin je opereert. Telecomwaakhond Opta kan aan notoire spammers forse boetes opleggen. Daarnaast worden bedrijven die herhaaldelijk de fout ingaan ook uit de betreffende branchevereniging gezet.

Wist je dat e-mailmarketing steeds effectiever wordt door nieuwe regelgeving? Leer hoe jij maximaal deze kant benut met de whitepaper ‘maximale omzet e-mailmarketing’

Lees ook…
i.s.m.
E-mailmarketing heeft een enorme positieve impact op je business. Misschien zet je e-mail daarom ook al in om je (potentiële klanten) te bereiken en…
i.s.m.
Als ondernemer anticipeer en reageer je continu op een breed scala aan uitdagingen, trends en ontwikkelingen. Ook op het gebied van marketing, het…