Categorieën

Een goed gesprek voeren is - ongeacht het onderwerp en wie er tegenover u zit- een ware kunst. Hoe kunt u een standpunt duidelijk maken, voorstellen doen of vragen stellen en ook nog eens goed luisteren? Gebruik deze checklist om een gesprek effectief te laten verlopen.

Inhoudsopgave

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Voorbereiding

Besteed evenveel aandacht aan een gesprek met een medewerker als aan een verkoopgesprek met klanten. Zorg ervoor dat u ongestoord kunt praten en voorkom dat anderen kunnen meeluisteren. Stel zorgvuldig de punten op die besproken moeten worden en vraag uw gesprekspartner eventueel welke onderwerpen hij aan de orde wil laten komen.

Opening 

Stel uw gesprekspartner op zijn gemak. Begin met een luchtig onderwerp voor een ontspannende gespreksopening. Introduceer vervolgens de agenda en tijdens het gesprek elk afzonderlijk agendapunt.

Bewaak de structuur van het gesprek

Verdeel de tijd evenredig over de onderwerpen, sta niet toe dat onderwerpen onder tafel worden geschoven of dat er oeverloos gehakketak ontstaat over een bepaald onderwerp.

Stel geen suggestieve vragen

Als u goede antwoorden wilt, moet u vragen stellen die geen waarde-oordeel opdringen (‘vind je ook dat…?’). Het is beter open vragen te stellen, maar pas op voor te veel vragen waar een kort antwoord op mogelijk is (‘Hoe gaat het?’). Stel bij voorkeur vragen in de trant van: ‘Kun je in je eigen woorden eens aangeven hoe je denkt over…..’ Vraag door als u meer wilt weten of iets niet begrijpt.

Luister actief

Probeer uw gesprekspartner niet te onderbreken als hij spreekt: geef hem de vrijheid om zijn eigen verhaal te vertellen. Luister aandachtig en denk niet intussen aan het volgende agendapunt. Concentreer u op het gesprek, kijk uw gesprekspartner regelmatig, maar niet voortdurend aan. Vat af en toe de bijdragen van uw gesprekspartner samen om te controleren of u het goed begrepen hebt.

Non-verbale communicatie

Reageer niet alleen op verbale uitingen, maar ook op non-verbaal gedrag. Laat zelf ook visueel merken dat u geïnteresseerd bent in wat de ander te vertellen heeft. Hang niet ongeïnteresseerd in uw stoel en knik als het van toepassing is.

Neem de tijd

Iedereen heeft de tijd nodig om na te denken als hij spreekt. Soms kan het even stilvallen. Doorbreek de stilte niet, maar neem een afwachtende houding aan. Het gesprek mag tijd kosten, maar laat het ook weer niet oeverloos voortduren.

Wees alert op de mentale gesteldheid van uw gesprekspartner

Iemand met faalangst, privé-problemen, een autoriteitsconflict (dit is de neiging om overdreven volgzaam of juist super weerspannig op bazen en andere autoriteiten te reageren), weinig zelfvertrouwen of veel stress zal anders bij een gesprek zitten dan iemand die lekker in z’n vel zit. Praat daar niet om- of overheen. U hoeft er echter ook niet in detail op in te gaan; u bent immers geen therapeut. Laat merken dat u de persoon accepteert zoals hij tegenover u zit en stel hem zo veel mogelijk op zijn gemak.

Spreek duidelijke taal

Geef volmondig complimenten en wind er geen doekjes om als u kritiek heeft. Check regelmatig of uw medewerker u goed kan volgen. De beste manier om kritiek te uiten is door eerlijk en duidelijk te zijn. Zeg dus waar het op staat. Een  slecht nieuwsgesprek vereist een bijzondere aanpak.

Bied oplossingen

Bij gedrag dat u negatief evalueert, dient u een concreet alternatief of een gewenste oplossing aan te dragen. Als iemand bijvoorbeeld elke ochtend storend te laat komt, dan spreekt u een tijd af waarop hij of zij in het vervolg binnen moet zijn. Dat controleert u ook, of u laat dat iemand anders in de gaten houden. De medewerker krijgt elke week een overzicht van het aantal minuten dat hij te laat is en wordt daar ook op aangesproken.

Volg zo nodig een training in gespreksvaardigheden

Er zijn talloze managementadviesbureaus die dergelijke kortdurende cursussen aanbieden. Dat kan vaak bij een opleidingsinstituut of in-company.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
6 belangrijke tips voor ondernemers over taken, werktijden en roosters voor vastende medewerkers waarmee je hen tijdens de ramadan tegemoet…
Sinds 2022 is de wet met betrekking tot verplichte scholing voor werknemers veranderd. Als werkgever moet je scholing die wettelijk verplicht is…
In deze globaliserende markt is voor steeds meer ondernemers een vloeiende beheersing van Engels cruciaal. En hoewel Nederlanders over het algemeen…
In deze tijd van arbeidskrapte is investeren in opleidingen van je medewerkers een strategische zet om je bedrijf toekomstbestendig te maken. Benieuwd…
Wil jij je bedrijf klaarstomen voor de toekomst en ervoor zorgen dat je medewerkers blijven ontwikkelen en ontwikkelen? Ontdek hoe de SLIM-regeling…