In de top 10 van ergernissen met e-mail staat zeer zeker de melding voor het versturen van een leesbevestiging. Met één instelling ben je hier voor altijd van verlost. Je kunt trouwens de instellingen volledig aanpassen aan je voorkeuren. Houd daarbij rekening met het lezen op mobiele telefoons.

Deze tip is van toepassing op:

  • Microsoft Outlook 2013-2016

Doel is niet duidelijk

De vraag is wat een afzender met het vragen van een leesbevestiging wil bereiken. Het is namelijk helemaal geen bewijs dat het bericht gelezen is. En eerlijk gezegd vind ik dat ook meer een verantwoordelijkheid van de ontvanger.

Van bepaalde e-mailberichten wil de verzender graag weten of de ontvanger het ook inderdaad tijdig heeft gelezen. Standaard krijg je dan in Microsoft Outlook het verzoek om een leesbevestiging te versturen. Misschien wil je dat helemaal niet of is het een bron van ergernis. De leesbevestiging is makkelijk uit te schakelen.

Leesbevestiging heeft geen nut

Wanneer je je mail op ‘autovoorbeeld’ hebt staan, wordt een bericht als gelezen gemarkeerd. De kans is groot dat je er nog geen letter van gelezen hebt. En je kunt instellen dat je nooit de vraag van de leesbevestiging wilt krijgen.

Wanneer het werkelijk noodzakelijk is dat de verzender van een e-mail bericht een ontvangstbevestiging van je krijgt, dan kan je dat natuurlijk in een handomdraai doen.

“Ik heb uw e-mail van [datum] inzake [onderwerp] in goede orde ontvangen.”

Maar voor al die andere keren dat je e-mailberichten krijgt met het geautomatiseerde verzoek om een leesbevestiging, zijn die eenvoudig uit te schakelen.

Uitschakelen ‘Vraag om leesbevestiging’

Wanneer je een vinkje zet bij de vraag voor een leesbevestiging, kun je een vinkje zetten bij >> Vraag niet nogmaals naar het verzenden van meldingen.

Instellingen van leesbevestiging

De instelling van de leesbevestiging bestaan uit de volgende onderdelen:

  • Instelling hoe om te gaan met ontvangen verzoeken
  • Instellingen voor berichten die je zelf verstuurd

Werkwijze

  • Open >> Microsoft Outlook
  • Ga naar >> Bestand
  • Kies voor >> Opties
  • Kies >> E-mail
  • Scroll naar het onderdeel >> Controleren
  • Zet een vinkje bij >> Nooit een leesbevestiging verzenden
  • Stel de gewenste opties in en druk op >> OK

Altijd een leesbevestiging verzenden

Wanneer deze instelling wordt gekozen, moet wel worden beseft dat dit bij de ontvanger verkeerd kan overkomen.

Nooit een leesbevestiging versturen

Door deze optie te selecteren, wordt er nooit een bevestiging verzonden. Welke instelling de verzender ook meegeeft, er zal vanuit Outlook geen reactie plaatsvinden.

Vragen of er een leesbevestiging moet worden verzonden

Deze optie biedt de meeste flexibiliteit. Wanneer er veel mail wordt verzonden, kan dit ook vervelend werken. Bij het verzenden van elk e-mailbericht wordt gevraagd of een leesbevestiging van de ontvanger gewenst is.

Zelf een leesbevestiging verzenden

Hoewel wij om een leesbevestiging vragen voor verzonden berichten afraden, vermelden wij voor de volledigheid toch deze optie. Het voegt volgens ons niets toe. Het is immers een bevestiging dat het bericht is geopend en niet dat het is gelezen.

Gevaar van voorbeeld venster Outlook

Wanneer je werkt met een voorbeeldvenster voor de e-mailberichten worden de berichten als geopend weergegeven. In dat geval is het bericht niet eens echt geopend en krijgt de afzender ook een verkeerd beeld.
Let op: ook met de mobiele telefoon, waarop de mail even wordt bekeken, is het bericht nog niet gelezen.

Werkinstructie met schermafdrukken bij Easy Learning

Op de website van Easy Learning is deze Microsoft Office tip uitgewerkt met duidelijke schermafdrukken. Bekijk deze Office tip op >> Leesbevestiging verwijderen in Outlook

Nieuw personeel werven?
Talent is schaarser dan ooit, het aanbod in vacatures verschuift en werving en selectie vindt steeds vaker op afstand plaats. Lees deze 5 redenen waarom werkgevers waardevolle kandidaten verliezen tijdens het recruitmentproces én tips hoe je dit kunt voorkomen.
Tip: Werknemers door laten werken na hun pensioen
Met deze krappe arbeidsmarkt wil je jouw ervaren werknemer misschien door laten werken na zijn pensioen. Dan kan via de de populaire Doorwerkregeling. Dit en meer op Ideale later.
Lees ook…
Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Is jouw team helemaal klaar voor de toekomst? Als ondernemer is het een flinke…
Wanneer je in Excel gegevens gebruikt die worden aangeleverd, zijn deze niet altijd in het formaat wat je zelf zou willen. Een voorbeeld is tekst die…
Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of…