Wat is resource planning?
De naam zegt het eigenlijk al. Resource planning is het optimaal inplannen van de beschikbare middelen (mensen, tijd, budget) om een project of activiteit goed uit te kunnen voeren. Als de nadruk van resource planning ligt op de inzet van personeel, wordt het ook wel ‘capaciteitsplanning’ genoemd.
Je kan het zien als een puzzel: de mensen en middelen zijn de puzzelstukken die je nodig hebt om je project succesvol te maken. Je begint vaak bij je team: wie is er beschikbaar, wie heeft welke vaardigheden en hoe zet je deze in? Daarbij moet je natuurlijk rekening houden met geplande vakanties, verlofregelingen en de verschillende werkroosters van je personeel. Bij korte projecten of een klein team is dit allemaal nog prima te regelen. Maar zodra je team groter wordt en veel verschillende profielen bevat, of als je uitgebreidere projecten gaat uitvoeren, wordt het noodzakelijk dat je een goede resource planning maakt.
Waarom is resource planning belangrijk?
Misschien heb je het tot nu toe wel gered met ad-hoc werken en het ter plekke verzinnen van de dag- of weekplanning. Maar als je wilt groeien met je bedrijf, kan je dat niet blijven doen. Resource planning maakt voor zowel bureaus en andere dienstverleners als voor het mkb een enorm verschil in efficiëntie. Je team wint er ook bij.
Waarom? Als je niet de volledige capaciteit van je personeel inzet, laat je geld liggen. Tenslotte kan er op dat moment meer geld omgezet worden met dezelfde personeelskosten. Tegelijkertijd wil je je personeel ook niet te vol plannen. Je raakt dan mensen kwijt doordat zij uitgebrand zijn of het bedrijf verlaten door de hoge werkdruk. Het vinden van een balans is cruciaal voor de gezondheid en de groei van je bedrijf. Goede resource planning kan hiervoor de sleutel zijn.
De voordelen van resource planning
Dat resource planning helpt met het vinden van een werkbalans voor je team is wel duidelijk. Maar er zijn nog meer voordelen. Resource planning zorgt voor:
Je werkt efficiënter
Stel: je verkoopt een project. Je resource planning start dan met het definiëren van de taken en het toewijzen van de medewerkers daarvoor. Tijdens je resource planning zie je direct of dat ene teamlid met de benodigde specifieke vaardigheden beschikbaar is. Staat er een vakantie gepland voor dit teamlid? Dan kan je de start van het project plannen na deze vakantie. Zo deel je verschillende projecten efficiënt in en verspil je geen tijd.
Je bent productiever
Resource planning helpt je om teamleden in hun kracht te zetten en de taakverdeling op zo’n manier in te delen dat het project op de meest efficiënte wijze wordt uitgevoerd. Deadlines en taken zijn niet alleen realistisch, maar ook helder uiteengezet, waardoor alle teamleden weten wat er wanneer van ze verwacht wordt. Gebruik je een planning tool? Dan zie je in één oogopslag welke mensen nog beschikbaar zijn zodat je ze kan inzetten. Door eventuele ongebruikte uren in te vullen, benut je de tijd beter.
Je bent beter voorbereid op nieuwe projecten
Resource planning stelt je in staat om projecten ver van tevoren te plannen. Doordat je zicht hebt op de huidige projecten en de bijbehorende capaciteitsplanning, kan je nauwkeurig inschatten wanneer je een volgend project kan starten. Zo hoef je je nooit meer af te vragen wat je na dit project gaat doen… Het volgende staat al klaar. Ook zie je al voor de start van het nieuwe project of je voldoende mensen met de juiste vaardigheden in huis hebt. Als dat niet zo is, ben je ruim op tijd om extra personeel aan te nemen. Zo heb je altijd voldoende mankracht om je projecten soepel te laten verlopen.
