Voorkom onnodige misverstanden over verzonden mail

Outlook stelt tijdens het typen automatisch mailadressen voor. Vaak erg handig, maar niet als het om een e-mailadres gaat dat je niet meer nodig hebt. En helaas heeft Outlook de neiging om de oudste mailadressen als eerste te suggereren. Lees hier hoe je zo'n adres verwijdert.

Snel inzicht in de belangrijkste ondernemerszaken: met de Top 3 Scans van De Zaak: de AOV Scan, de Aftrekposten Scan en de Pensioen Scan

Inhoudsopgave

Outlook heeft een handige functie waarbij het e-mailadressen voorstelt zodra je een naam in het adresveld toetst. Het probleem is dat deze e-mailadressen ook worden voorgesteld wanneer een adres niet meer wordt gebruikt. Het oud e-mailadres uit het automatisch geheugen blijft dus staan.

Hieronder legt De Zaak uit hoe je een dergelijk oud e-mailadres uit het automatisch geheugen verwijderd. (Deze tip is van toepassing op Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010)

Werkwijze

  • Maak een nieuw >> e-mailbericht
  • Klik op het witte vlak naast de knop >> Aan
  • Type de eerste letter van het e-mailadres
  • In ons voorbeeld zijn er twee e-mailadressen die met een e beginnen. Erik heeft een nieuwe baan en werkt nu bij Easy Learning. Het oude adres kan dus eruit, want je wilt niet per ongeluk een mail naar zijn oude werkmail sturen. Die ontvangt hij ook niet meer.
  • Selecteer met de pijltjestoetsen het adres dat niet meer geldig is en druk op de knop >> Delete
  • Het adres is verdwenen
  • Wanneer vervolgens een nieuwe mail wordt gemaakt en de letter e wordt ingetoetst, verschijnt alleen het nieuwe adres.

Voorkomen is beter dan genezen

Door met contactpersonen te werken, leg je het juiste e-mailadres vast. Klik bij een e-mailbericht op de knop >> Aan en kies de juiste contactpersoon.

Handig als iemand van baan is veranderd, maar ook als iemand privé een nieuw mailadres gebruikt.

Controle Belastingdienst

Gratis whitepaper: Belastingdienst Controle, wat nu?!

Hoe vaak gebeurt het, hoe voorkom je het en stappenplan als het tóch gebeurt.

Wanneer niet handig

Let er goed op dat iemand meerdere geldige adressen kan hebben. Gooi dus alleen weg als het zeker is dat het bewuste mailadres niet meer bestaat.

Doordat de geschiedenis van de e-mailadressen per gebruiker wordt opgeslagen, kun je hiermee niet de adressen centraal beheren. Het is daarom handig voor bedrijven om een exchange server met een centraal adresboek te gebruiken.

Is jouw pensioenpot al gevuld een zorgeloze oude dag? Check binnen 2 minuten welke pensioenopties voor jou (fiscaal) het beste zijn. Start de gratis Pensioen Scan van De Zaak.

Lees ook…
Iedereen die in Word met nummering in documenten werkt voor hoofdstukken en paragrafen loopt er vroeg of laat tegenaan: de nummering geeft ‘ineens’ een…
Je hoeft geen glazen bol te hebben om te voorspellen dat kunstmatige intelligentie de manier waarop werken ingrijpend verandert. Als ondernemer is het…
Succesvolle organisaties leveren kwaliteit, werken graag efficiënt en zijn innovatief. Maar hoe zit het dan met het afval dat vrijkomt? Denk…
Hybride werken is in veel organisaties de norm geworden. Mensen werken op kantoor én vanuit huis. Dat kan voordelen opleveren op het gebied van…