Voor veel ondernemers hoort dit bij de dagelijkse praktijk. Je wilt goed bereikbaar zijn, maar kunt niet voortdurend je telefoon opnemen. Zeker wanneer je veel op locatie werkt. Het gevolg is dat het terugbellen en plannen vaak terechtkomt op de momenten waarop je eigenlijk klaar wilt zijn met werken.
Dat kan ook anders. Goede bereikbaarheid betekent namelijk niet dat je ieder telefoontje zelf en direct moet beantwoorden.
Bereikbaar zijn is niet hetzelfde als altijd opnemen
Klanten verwachten dat ze makkelijk contact met een bedrijf kunnen krijgen. Dat betekent alleen niet dat iedere vraag een telefoongesprek nodig heeft.
Sommige klanten hebben advies nodig of willen iets specifieks bespreken. Andere klanten willen vooral weten wanneer je beschikbaar bent. Voor die laatste groep is een telefoongesprek vaak alleen een tussenstap om tot een afspraak te komen.
Juist dat soort praktische handelingen kun je anders organiseren. Als een klant zelf kan zien wanneer er ruimte in je agenda is, hoeft diegene niet te wachten tot jij tijd hebt om terug te bellen.
Daarmee help je de klant sneller en voorkom je dat jouw werk steeds wordt onderbroken.
Terugbellen kost meer tijd dan alleen het gesprek
Een gemiste oproep lijkt misschien een kleine onderbreking. Het echte tijdverlies ontstaat vaak daarna.
Je belt de klant terug, maar krijgt geen gehoor. Later volgt een WhatsApp bericht. Je stelt twee momenten voor, waarvan geen van beide uitkomt. Vervolgens kijk je opnieuw in je agenda en begint het afstemmen weer van voren af aan.
Doe je dit voor meerdere afspraken per week, dan ben je ongemerkt behoorlijk wat tijd kwijt aan een taak die weinig met je daadwerkelijke werk te maken heeft.
Voor een zelfstandige ondernemer is dat extra merkbaar. Dezelfde persoon die overdag klanten helpt, doet vaak ook de administratie, beantwoordt berichten en beheert de agenda. Wat overdag niet lukt, schuift daardoor makkelijk door naar de avond.
Geef klanten een alternatief voor bellen
Een manier om dat te voorkomen is klanten zelf een afspraak laten kiezen. Met een online boekingssysteem zien klanten welke momenten beschikbaar zijn en kunnen ze direct een afspraak vastleggen.
Dat betekent niet dat telefonisch contact verdwijnt. Wie advies nodig heeft, kan nog steeds bellen. Maar voor iemand die alleen een afspraak wil maken, hoeft jouw bereikbaarheid niet langer afhankelijk te zijn van de vraag of jij op dat moment je telefoon kunt opnemen.
Dat is ook prettig buiten werktijd. Een klant die om acht uur ’s avonds bedenkt dat er een afspraak nodig is, kan die direct regelen. Jij hoeft daarvoor niet om acht uur ’s avonds weer aan het werk.
Voor rijdende ondernemers telt niet alleen de tijd
Voor ondernemers die vanuit één vaste locatie werken, is zelf afspraken boeken relatief eenvoudig. Een leeg uur in de agenda is dan meestal ook echt beschikbaar. Werk je bij klanten op locatie, dan ligt dat anders.
Stel dat je in de ochtend twee afspraken in Breda hebt en daarna een klant in Tilburg bezoekt. Een leeg tijdstip tussendoor betekent niet automatisch dat een afspraak in Eindhoven daar logisch tussen past.
Wanneer klanten ieder vrij moment kunnen kiezen, kan een volle agenda daardoor alsnog voor onnodig veel reistijd zorgen. Je wint tijd met het plannen van de afspraak, maar levert een deel daarvan weer in op de weg.
Daarom is het voor dit soort bedrijven belangrijk dat een boekingssysteem niet alleen naar tijd kijkt, maar ook naar locatie.
Laat klanten boeken binnen een planning die voor jou werkt
Dat is waar nieuwere planningssoftware een stap verder gaat dan een standaard online agenda. In plaats van alle vrije uren aan iedere klant te tonen, kunnen beschikbare momenten worden afgestemd op de afspraken die al gepland staan.
Schedulinq doet dit door afspraken automatisch per regio te clusteren. Een klant kiest nog steeds zelf een moment, maar krijgt tijden aangeboden die aansluiten op de route die al in je agenda staat. Op schedulinq.com is te zien hoe deze manier van plannen werkt.
Je hoeft daardoor niet achteraf te puzzelen om van een reeks losse afspraken alsnog een logische werkdag te maken. De planning houdt daar tijdens het boeken al rekening mee.
Automatiseer vooral het contact dat weinig toevoegt
Niet ieder klantcontact hoeft geautomatiseerd te worden. Persoonlijk contact kan juist belangrijk zijn wanneer iemand advies nodig heeft, een specifieke situatie wil bespreken of voor het eerst met je bedrijf werkt.
Het verschil zit in het doel van dat contact.
Een gesprek waarin je een klant helpt om een goede keuze te maken, heeft waarde. Vier berichten uitwisselen om uiteindelijk dinsdag om 14.00 uur af te spreken, is vooral regelwerk.
Door juist dat laatste te automatiseren, houd je meer tijd over voor contact waarbij jouw kennis en aandacht daadwerkelijk iets toevoegen.
Maak van bereikbaarheid geen avondtaak
Goed bereikbaar zijn voor klanten hoeft niet te betekenen dat je de hele dag klaarzit voor je telefoon. Het gaat er vooral om dat een klant verder kan op het moment dat jij niet beschikbaar bent.
Kijk daarom eens naar de telefoontjes en berichten die je gedurende een normale werkweek ontvangt. Welke vragen hebben jouw persoonlijke aandacht nodig en welke gaan eigenlijk alleen over het vinden van een geschikt moment?
Als klanten dat laatste zelf kunnen regelen, wordt niet alleen het maken van een afspraak makkelijker. Het geeft jou ook iets terug wat voor veel ondernemers minstens zo waardevol is: een werkdag die daadwerkelijk een keer klaar is.
