Voor een bedrijf dat de wagens nieuw bestelt, kan dat een aantal maanden zijn, en die maanden vallen precies in de periode waarin de nieuwe collega zijn werk moet oppakken. Daar begint een probleem dat op papier nergens staat.
De eerste weken bepalen hoe de afspraak voelt
Een medewerker die in zijn eigen auto begint en de kilometers declareert, is formeel netjes bediend. In de praktijk voelt het als iets wat nog moet komen, en dat werkt door in hoe hij naar de rest van de afspraken kijkt. Zeker in een krappe arbeidsmarkt is dat een risico dat je niet wilt lopen voor iets wat op te lossen is. Wat helpt, is dat je bij het aannemen al weet wat er beschikbaar is en op welke termijn. Dat scheelt beloftes. Een recruiter die kan zeggen dat de wagen er op de eerste maandag staat, heeft een sterker verhaal dan een die zegt dat het geregeld wordt.
Een jonger gebruikte wagen staat er meestal wel
Voor precies dit soort momenten is het handig om een deel van je vloot niet nieuw te bestellen. Bij occasion lease gaat het om auto’s die er al zijn, waardoor de levertijd terugloopt tot enkele werkdagen en de looptijd vanaf ongeveer twaalf maanden kan starten. Dat past bij een nieuwe medewerker van wie je de rijafstand nog niet precies kent. Blijkt hij meer of minder te rijden dan gedacht, dan kun je bij de eerste vervanging bijsturen in plaats van er vier jaar aan vast te zitten.
Wat je belooft, leg je vast in dezelfde week
Zorg dat de afspraak over de auto op papier staat voordat iemand begint. Welke wagen, per wanneer, welk kilometrage en wat er is afgesproken over privégebruik, want boven de 500 privékilometer per kalenderjaar krijgt de medewerker met bijtelling te maken. Bij zakelijk leasen via XLLease loopt het beheer voor die auto via dezelfde afspraken als de rest van je vloot, waardoor er één plek is waar een melding of een vraag terechtkomt. Dat scheelt de nieuwe collega zoekwerk in zijn eerste maand.
Zo maak je de belofte waar op dag één
Houd in beeld wat er op korte termijn beschikbaar is voordat je een auto toezegt. Kies bij een nieuwe functie voor een kortere looptijd, zodat je na een jaar weet wat er werkelijk wordt gereden. Leg de afspraak schriftelijk vast in dezelfde week als het arbeidscontract, zodat er geen periode is waarin de toezegging alleen in iemands hoofd bestaat. Zo staat er op de eerste werkdag een auto klaar in plaats van een toezegging, en dat is het verschil tussen een arbeidsvoorwaarde en een intentie.
