Wat is kilometerregistratie en waarom is het belangrijk?
Als je een auto van de zaak hebt, moet je goed bijhouden hoeveel kilometers je voor je werk rijdt en hoeveel privé. Als je namelijk meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, moet je bijtelling betalen. Bijtelling betekent dat de Belastingdienst jouw auto van de zaak als een vorm van inkomen ziet en daarover belasting heft. Dat kan aardig oplopen, vooral als je dure auto’s rijdt.
Om bijtelling te voorkomen, moet je kunnen aantonen dat je minder dan 500 privé kilometers per jaar rijdt. Dit doe je met een sluitende kilometerregistratie.
Hoe controleert de Belastingdienst de kilometerregistratie?
De Belastingdienst heeft tegenwoordig allerlei manieren om te controleren of jouw kilometerregistratie klopt. Ze maken bijvoorbeeld gebruik van kentekenscans. Deze scans worden gemaakt bij grensovergangen, winkelcentra, pretparken en zelfs in sommige steden. Als jouw kenteken wordt gescand op een plek waar je volgens je registratie niet zou moeten zijn, kan de Belastingdienst je om uitleg vragen.
Daarnaast kan de Belastingdienst tot wel 7 jaar terug in de tijd vragen naar je kilometerregistratie. Het is daarom belangrijk dat je alles netjes bijhoudt en bewaart. Als je geen sluitende registratie kunt overleggen, kan dit leiden tot hoge boetes en naheffingen.
Wie is verantwoordelijk voor de kilometerregistratie?
De werkgever is in eerste instantie verantwoordelijk voor de auto van de zaak, maar als werknemer moet jij kunnen aantonen dat je de auto op de juiste manier hebt gebruikt. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, kun je een “Verklaring geen privégebruik auto” aanvragen bij de Belastingdienst. Hiermee laat je zien dat je de auto niet privé gebruikt.
Als je werkgever en jij afspreken dat jij de kilometerregistratie zelf bijhoudt, ben jij hier volledig verantwoordelijk voor. De werkgever hoeft dan geen bijtelling in de salarisadministratie op te nemen, mits jij kunt bewijzen dat je inderdaad onder de 500 privé kilometers blijft.
Wat moet je bijhouden voor een sluitende kilometerregistratie?
De Belastingdienst heeft een aantal strikte eisen voor wat je moet bijhouden in een kilometerregistratie. Hieronder staat een overzicht van wat je per rit moet noteren:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrekadres
- Aankomstadres
- Route (vooral als je een omweg hebt gemaakt)
- Aanduiding of de rit zakelijk of privé was
Als je geen sluitende kilometerregistratie hebt, kun je nog steeds op andere manieren aantonen dat je niet meer dan 500 privé kilometers per jaar hebt gereden. Dit kan bijvoorbeeld met agenda’s, e-mails of andere bewijzen, maar dit is vaak ingewikkelder.
Wanneer is een rit privé, zakelijk of gemengd?
Niet iedere rit is even duidelijk als zakelijk of privé te bestempelen. Sommige ritten kunnen bijvoorbeeld een gemengd karakter hebben. Een zakelijke rit is elke rit die je maakt voor je werk, zoals naar een klant of een vergadering. Een privé rit is een rit die je maakt voor persoonlijke doeleinden, zoals boodschappen doen of een bezoek aan vrienden.
Een gemengde rit is een rit waarbij je zowel zakelijke als privé zaken combineert. Bijvoorbeeld: je gaat naar een klant, maar onderweg haal je je kind op van school. De kilometers die je omrijdt om je kind op te halen, worden gezien als privé kilometers.
Het is belangrijk om deze kilometers goed te scheiden en te registreren. Als je niet kunt bewijzen dat je ritten zakelijk waren, kan de Belastingdienst besluiten dat ze privé waren en dit kan leiden tot een naheffing.
Gevolgen van een onjuiste of onvolledige kilometerregistratie
Het niet goed bijhouden van een kilometerregistratie kan grote gevolgen hebben. Als je geen sluitende registratie hebt, kan de Belastingdienst besluiten dat je boven de 500 privé kilometers per jaar zit. Dit betekent dat je alsnog bijtelling moet betalen. Deze bijtelling kan flink oplopen, vooral als je een dure auto rijdt.
Daarnaast kan de Belastingdienst ook boetes opleggen. Een verzuimboete kan oplopen tot €5.500 per jaar. Als er sprake is van opzet of grove schuld (bijvoorbeeld als je de rittenregistratie hebt vervalst), kan er zelfs een vergrijpboete volgen. Dit kan leiden tot nog hogere bedragen.
Als je gebruik maakt van een rittenregistratiesysteem, kan dit veel werk uit handen nemen. Er zijn verschillende systemen op de markt die automatisch alle ritten bijhouden. Sommige van deze systemen zijn door de Belastingdienst goedgekeurd, wat betekent dat je registratie direct als sluitend wordt beschouwd.
Het is echter nog steeds nodig om per rit aan te geven of deze zakelijk of privé was. Ook hierbij kan de Belastingdienst extra controles uitvoeren, bijvoorbeeld door te kijken of je kenteken op feestdagen of andere vrije dagen gescand is op plekken waar je niet zakelijk hoefde te zijn.
Kilometerregistratie bij oude auto’s
Bij oudere auto’s, zoals die vaak voorkomen bij bedrijven die gespecialiseerd zijn in autodemontage, zoals AutoDemontage Nijmegen, kunnen er extra complicaties optreden. Oude auto’s worden niet altijd uitgerust met moderne ritregistratiesystemen, wat betekent dat de kilometerregistratie handmatig moet worden bijgehouden. Dit verhoogt het risico op fouten of onvolledigheden in de administratie.
Daarnaast kan het zijn dat de kilometerteller niet meer goed functioneert of dat er problemen zijn met het vastleggen van de gereden afstanden. Dit maakt het nog belangrijker om zorgvuldig te werk te gaan en eventueel andere bewijzen te verzamelen die kunnen aantonen dat de auto niet privé is gebruikt.
Het bijhouden van een correcte kilometerregistratie is essentieel als je een auto van de zaak hebt en bijtelling wilt voorkomen. Zorg ervoor dat je per rit alles goed registreert en dat je bewijs kunt leveren voor zakelijke ritten. Maak je gebruik van een oudere auto, zoals vaak het geval is bij autodemontagebedrijven? Let dan extra op de staat van de kilometerteller en overweeg een GPS-systeem om jezelf te beschermen tegen naheffingen en boetes.
Een foutje in de registratie kan snel gemaakt zijn, maar de gevolgen kunnen groot zijn. Schakel bij twijfel altijd een specialist in om je te helpen.
