Maar ook als die verplichting er niet is, kun je het zelf als voorwaarde stellen. Maar hoe gaat dat in zijn werk, een VOG aanvragen voor werknemers?
Wat is een VOG?
Laten we eerst nog eens benadrukken wat een Verklaring Omtrent het Gedrag precies is. Het gaat hier om een officieel door de overheid af te geven document. Dit document wordt enkel afgegeven als er op het strafblad van de persoon voor wie de VOG aangevraagd wordt geen relevante overtredingen te vinden zijn die het uitoefenen van de functie in kwestie in de weg zitten. Is dat wél het geval, dan wordt er geen verklaring afgegeven en kan de sollicitant deze dus ook niet overleggen. De verklaring wordt in Nederland afgegeven door Dienst Justis. Dat is een onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid.
Het aanvragen van een VOG voor werknemers
Natuurlijk is het belangrijk om eerst na te gaan voor jezelf als organisatie voor welke functies een VOG vereist of gewenst is. Dit kunnen functies zijn waarin gewerkt met kinderen, kwetsbare groepen, vertrouwelijke informatie, financiële middelen, of belangrijke veiligheidskwesties. Vervolgens moet het juiste screeningsprofiel voor elke functie worden vastgesteld, aangezien verschillende functies verschillende risico’s en criteria voor screening hebben. Wanneer iemand solliciteert op zo’n functie, kan de aanvraag van de VOG op twee manieren gedaan worden. Het kan digitaal, in welk geval de beoogd werknemer de aanvraag moet bevestigen met diens DigiD. Het is ook mogelijk voor de sollicitant om een aanvraagformulier af te geven bij de gemeente, in combinatie met identificatie met een geldig identiteitsbewijs. Bij het aanvragen van een VOG komen kosten kijken. Soms kiest de werkgever ervoor om deze te vergoeden.
De screening en het afgeven van de VOG
De Dienst Justis voert na de ontvangst van de aanvraag en het functieprofiel de screening uit. Dit doen ze door het strafblad van de beoogd werknemer te controleren op relevante strafbare feiten die een risico vormen voor de functie. De beoordeling hangt vervolgens naast de specifieke functie en de bijbehorende risico’s af van een aantal zaken: de relevantie, het tijdsverloop, en de ernst van de feiten. Als er geen bezwaren zijn, wordt de VOG binnen enkele weken (!) per post naar de aanvrager gestuurd. Bij afwijzing ontvangt deze een brief met uitleg. Dan kan er binnen zes weken bezwaar worden gemaakt, met de mogelijkheid tot beroep bij afwijzing van het bezwaar. Als werkgever mag je een kopie in het personeelsdossier bewaren, maar het origineel blijft eigendom van de werknemer.
Wat wellicht het meest opvallende aan dit verhaal is, is het feit dat het enkele weken duurt voordat men de VOG ontvangt. Dat is een behoorlijk vertragende factor, en het geeft mogelijk voordeel aan sollicitanten die toevallig al een relevante VOG op zak hebben en kunnen overleggen bij hun sollicitatie. Die kunnen immers eerder worden aangenomen en aan de slag gaan dan mensen die nog moeten wachten op hun verklaring. Om deze factor niet mee te hoeven nemen in je beslissing, doe je er verstandig om als het mogelijk is ruim op tijd de vacature uit te zetten en de sollicitatieprocedure te starten.